保健食品索證索票制度

保健食品索證索票制度?一、總則1.目的為加強保健食品經(jīng)營管理，規(guī)范保健食品索證索票行為，確保所經(jīng)營的保健食品來源合法、質(zhì)量安全，依據(jù)《中華人民共和國食品安全法》、《保健食品注冊與備案管理辦法》等法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本企業(yè)從事保健食品采購、銷售等經(jīng)營活動過程中的索證索票管理。3.定義本制度所稱索證索票，是指企業(yè)在采購保健食品時，向供貨者索取相關(guān)票證，并對其進行保存和管理的行為。票證包括發(fā)票、收據(jù)、供貨清單、產(chǎn)品合格證明文件、檢驗報告、生產(chǎn)許可證、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品注冊證書或備案憑證等。

二、索證索票的責(zé)任部門與人員1.責(zé)任部門企業(yè)的采購部門負(fù)責(zé)保健食品索證索票工作的具體實施。2.責(zé)任人采購部門負(fù)責(zé)人及具體采購人員為索證索票責(zé)任人，負(fù)責(zé)按照本制度要求向供貨者索取相關(guān)票證，并妥善保管。

三、索證索票的要求1.索取票證的種類從生產(chǎn)企業(yè)采購保健食品，應(yīng)當(dāng)索取并留存加蓋供貨者公章（或合同專用章）原印章的以下票證：營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；食品生產(chǎn)許可證副本復(fù)印件；保健食品注冊證書或備案憑證復(fù)印件；產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件復(fù)印件；每批產(chǎn)品的檢驗合格報告；產(chǎn)品銷售發(fā)票或者供貨清單；銷售合同或者采購訂單。從經(jīng)營企業(yè)采購保健食品，應(yīng)當(dāng)索取并留存加蓋供貨者公章（或合同專用章）原印章的以下票證：營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；食品經(jīng)營許可證副本復(fù)印件；產(chǎn)品銷售發(fā)票或者供貨清單；銷售合同或者采購訂單。2.票證的真實性與合法性索取的票證應(yīng)當(dāng)真實、有效、合法，能夠反映保健食品的真實來源和質(zhì)量狀況。票證應(yīng)當(dāng)加蓋供貨者的公章（或合同專用章）原印章，確保票證的有效性和可追溯性。3.索取時間在采購保健食品時，應(yīng)當(dāng)同時索取相關(guān)票證。首次采購時，應(yīng)當(dāng)在簽訂采購合同前索取齊全所需票證；后續(xù)補貨采購時，應(yīng)當(dāng)在每次采購時及時索取票證。4.票證的格式與內(nèi)容索取的發(fā)票應(yīng)當(dāng)符合國家稅務(wù)部門的規(guī)定，具備發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等內(nèi)容，并加蓋發(fā)票專用章。供貨清單應(yīng)當(dāng)包含保健食品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批號、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、供貨者名稱及聯(lián)系方式等信息，并加蓋供貨者公章（或合同專用章）。其他票證應(yīng)當(dāng)包含足以證明保健食品合法性、質(zhì)量安全性的關(guān)鍵信息，格式應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的要求。

四、索證索票的程序1.采購計劃制定采購人員根據(jù)企業(yè)經(jīng)營需求，制定保健食品采購計劃，明確采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。2.供貨者選擇采購人員通過對市場調(diào)研、供應(yīng)商評估等方式，選擇合法、信譽良好、具有相應(yīng)資質(zhì)的供貨者。優(yōu)先選擇生產(chǎn)企業(yè)作為供貨源頭，對于必須從經(jīng)營企業(yè)采購的，應(yīng)當(dāng)確保其具備合法的經(jīng)營資質(zhì)和良好的經(jīng)營記錄。3.票證索取與審核采購人員與供貨者聯(lián)系，索取本制度要求的相關(guān)票證，并對票證進行初步審核。審核內(nèi)容包括票證的真實性、完整性、有效性、合法性等，確保票證符合要求。對于索取的票證存在疑問或不符合要求的，采購人員應(yīng)當(dāng)及時與供貨者溝通，要求其補充或更正相關(guān)票證。4.票證留存與歸檔采購人員將索取的票證整理齊全后，交采購部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，按照票證的類別、時間順序等進行分類整理，妥善保存。票證應(yīng)當(dāng)采用紙質(zhì)或電子介質(zhì)等方式進行保存，保存期限不得少于產(chǎn)品保質(zhì)期滿后一年；沒有明確保質(zhì)期的，保存期限不得少于二年。5.票證更新與補充在保健食品采購過程中，如果供貨者的相關(guān)信息發(fā)生變更（如企業(yè)名稱、地址、聯(lián)系方式、產(chǎn)品注冊證書或備案憑證等），采購人員應(yīng)當(dāng)及時向供貨者索取更新后的票證，并對已保存的票證進行相應(yīng)更新。如果在銷售過程中發(fā)現(xiàn)已索取的票證存在問題或需要補充其他相關(guān)證明材料的，采購人員應(yīng)當(dāng)及時與供貨者聯(lián)系，索取補充票證，并按照本制度要求進行留存與歸檔。

五、索證索票的管理與監(jiān)督1.票證保管企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的票證保管場所，確保票證存放安全、有序，防止票證丟失、損壞或被篡改。紙質(zhì)票證應(yīng)當(dāng)存放在防潮、防火、防蟲的檔案柜中，并按照類別、時間順序等進行分類存放，便于查閱和管理。電子票證應(yīng)當(dāng)進行備份，并存儲在安全的電子設(shè)備中，同時設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失或被非法獲取。2.票證查閱企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱票證時，應(yīng)當(dāng)填寫《票證查閱申請表》，注明查閱的原因、時間、內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱票證時，應(yīng)當(dāng)在指定的場所進行，不得擅自將票證帶離保管場所。查閱人員應(yīng)當(dāng)愛護票證，不得在票證上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)當(dāng)及時將票證歸還保管人員，并在《票證查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.票證銷毀票證保存期滿后，需要銷毀的，由采購部門提出銷毀申請，填寫《票證銷毀申請表》，注明銷毀票證的名稱、數(shù)量、時間、原因等信息。經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，采購部門會同財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員對票證進行銷毀。銷毀過程應(yīng)當(dāng)進行記錄，包括銷毀的時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。票證銷毀記錄應(yīng)當(dāng)保存不少于兩年。4.監(jiān)督檢查企業(yè)質(zhì)量管理人員應(yīng)當(dāng)定期對索證索票工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括票證的索取情況、保存情況、查閱與銷毀情況等。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，質(zhì)量管理人員應(yīng)當(dāng)及時提出整改意見，要求責(zé)任部門和人員限期整改。整改完成后，質(zhì)量管理人員應(yīng)當(dāng)進行復(fù)查，確保問題得到有效解決。企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極配合食品藥品監(jiān)督管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供索證索票相關(guān)資料，不得拒絕、隱瞞或弄虛作假。

六、培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)計劃企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定索證索票培訓(xùn)計劃，定期組織采購人員及相關(guān)人員參加培訓(xùn)，確保其熟悉索證索票的法律法規(guī)、制度要求和操作流程。2.培訓(xùn)內(nèi)容相關(guān)法律法規(guī)和政策文件，如《中華人民共和國食品安全法》、《保健食品注冊與備案管理辦法》等。索證索票制度的具體要求，包括索取票證的種類、格式、內(nèi)容、程序等。票證的審核方法和技巧，以及如何識別票證的真實性、合法性和有效性。票證的保管、查閱、銷毀等管理規(guī)定。3.培訓(xùn)方式培訓(xùn)方式可以采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析、線上學(xué)習(xí)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。4.考核評估培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)對參加培訓(xùn)人員進行考核評估，考核方式可以采用考試、實際操作、撰寫心得體會等方式?？己藘?nèi)容應(yīng)當(dāng)涵蓋培訓(xùn)的全部內(nèi)容，確保參加培訓(xùn)人員能夠熟練掌握索證索票的相關(guān)知識和技能。對于考核不合格的人員，應(yīng)當(dāng)進行補考或重新培訓(xùn)，直至考核合格為止?？己私Y(jié)果應(yīng)當(dāng)記錄在個人培訓(xùn)檔案中，作為員工績效評估和晉升的參考依據(jù)。

七、附則1.本制度自