員工背景調(diào)查制度

員工背景調(diào)查制度?一、總則1.目的為了確保公司招聘到合適的員工，降低招聘風(fēng)險，維護公司的正常運營秩序，特制定本員工背景調(diào)查制度。通過對員工背景信息進行全面、客觀、公正的調(diào)查核實，為公司的人員招聘、任用、晉升等提供可靠依據(jù)。2.適用范圍本制度適用于公司所有新員工的招聘過程，包括全職員工、兼職員工、實習(xí)生等。同時，對于在職員工因崗位變動、晉升等需要進行背景調(diào)查的情況，也可參照本制度執(zhí)行。3.原則真實性原則：背景調(diào)查應(yīng)基于事實，確保所獲取的信息真實可靠。調(diào)查過程中應(yīng)保持嚴謹、客觀的態(tài)度，避免主觀臆斷和不實信息的傳播。合法性原則：背景調(diào)查活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定，不得侵犯被調(diào)查人的合法權(quán)益。在調(diào)查過程中，應(yīng)依法獲取所需信息，保護被調(diào)查人的隱私和商業(yè)秘密。全面性原則：背景調(diào)查應(yīng)涵蓋與員工相關(guān)的各個方面，包括但不限于工作經(jīng)歷、教育背景、職業(yè)資格、違法違紀記錄等。調(diào)查內(nèi)容應(yīng)全面、細致，以確保對員工背景有充分的了解。保密性原則：參與背景調(diào)查的所有人員應(yīng)對調(diào)查過程中獲取的信息嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。對于因調(diào)查工作需要接觸到的被調(diào)查人的敏感信息，應(yīng)采取妥善的保密措施，防止信息泄露造成不良影響。

二、背景調(diào)查的內(nèi)容1.工作經(jīng)歷調(diào)查工作單位核實：通過電話、郵件或?qū)嵉刈咴L等方式，向被調(diào)查人曾經(jīng)工作過的單位核實其工作經(jīng)歷的真實性。了解其在原單位的職位、工作時間、工作職責(zé)、工作表現(xiàn)等情況。離職原因調(diào)查：向原單位了解被調(diào)查人離職的真實原因，是否存在勞動糾紛、違反公司規(guī)定等情況。對于涉及競業(yè)禁止協(xié)議的人員，需確認其是否遵守相關(guān)協(xié)議規(guī)定。工作業(yè)績調(diào)查：向原單位上級領(lǐng)導(dǎo)或同事了解被調(diào)查人的工作業(yè)績情況，包括工作成果、項目經(jīng)驗、團隊協(xié)作能力等。獲取相關(guān)人員對其工作能力和職業(yè)素養(yǎng)的評價。2.教育背景調(diào)查學(xué)歷證書核實：通過與學(xué)校官方網(wǎng)站、學(xué)信網(wǎng)等渠道核實被調(diào)查人的學(xué)歷證書、學(xué)位證書的真實性。查詢其學(xué)歷、學(xué)位的授予情況，是否存在學(xué)歷造假等問題。學(xué)習(xí)成績調(diào)查：對于需要了解學(xué)習(xí)成績的崗位，可向?qū)W校教務(wù)處或相關(guān)老師咨詢被調(diào)查人的在校學(xué)習(xí)成績情況。了解其專業(yè)知識掌握程度、學(xué)習(xí)能力等。3.職業(yè)資格調(diào)查證書真?zhèn)魏藢崳汉藢嵄徽{(diào)查人所提供的職業(yè)資格證書、專業(yè)技能證書等的真實性。通過向相關(guān)發(fā)證機構(gòu)查詢、驗證證書編號等方式，確認證書的有效性。持證情況調(diào)查：了解被調(diào)查人是否具備與崗位要求相匹配的職業(yè)資格證書，證書的取得時間、有效期等情況。對于需要定期審核或繼續(xù)教育的證書，需確認其是否按時進行相關(guān)操作。4.違法違紀記錄調(diào)查司法記錄查詢：通過法院裁判文書網(wǎng)、中國執(zhí)行信息公開網(wǎng)等官方渠道，查詢被調(diào)查人是否存在違法犯罪記錄、失信被執(zhí)行人記錄等情況。了解其是否有不良司法記錄，是否對公司存在潛在風(fēng)險。違規(guī)違紀調(diào)查：向被調(diào)查人曾經(jīng)工作過的單位或相關(guān)機構(gòu)了解其是否存在違反職業(yè)道德、行業(yè)規(guī)范等違規(guī)違紀行為。核實其在過往工作中是否有受到處分、處罰等情況。

三、背景調(diào)查的流程1.背景調(diào)查啟動在員工通過初步面試，進入背景調(diào)查環(huán)節(jié)后，由人力資源部門負責(zé)填寫《員工背景調(diào)查申請表》，明確調(diào)查對象、調(diào)查內(nèi)容、調(diào)查方式等信息。將《員工背景調(diào)查申請表》提交給部門負責(zé)人審批，部門負責(zé)人根據(jù)崗位需求和實際情況，對背景調(diào)查的必要性和調(diào)查內(nèi)容進行審核，簽署審批意見。如同意進行背景調(diào)查，則提交至人力資源部門開展具體調(diào)查工作。2.背景調(diào)查實施組建調(diào)查小組：人力資源部門根據(jù)調(diào)查任務(wù)的復(fù)雜程度和調(diào)查范圍，組建背景調(diào)查小組。小組成員應(yīng)具備良好的溝通能力、調(diào)查能力和保密意識，確保調(diào)查工作的順利進行。制定調(diào)查計劃：調(diào)查小組根據(jù)《員工背景調(diào)查申請表》制定詳細的調(diào)查計劃，明確調(diào)查步驟、調(diào)查時間、調(diào)查人員分工等。確定調(diào)查的重點內(nèi)容和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保調(diào)查工作有序開展。實施調(diào)查：調(diào)查人員按照調(diào)查計劃，通過電話、郵件、實地走訪等方式，對被調(diào)查人的工作經(jīng)歷、教育背景、職業(yè)資格、違法違紀記錄等進行調(diào)查核實。在調(diào)查過程中，應(yīng)做好記錄工作，詳細記錄調(diào)查時間、調(diào)查對象、調(diào)查內(nèi)容、調(diào)查結(jié)果等信息。信息收集與整理：調(diào)查人員將調(diào)查過程中獲取的信息進行收集、整理，形成背景調(diào)查報告。報告內(nèi)容應(yīng)客觀、真實、準確，包括調(diào)查內(nèi)容、調(diào)查結(jié)果、相關(guān)證明材料等。對于調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)的問題或疑點，應(yīng)詳細說明情況，并提供相應(yīng)的證據(jù)和線索。3.背景調(diào)查結(jié)果評估初步評估：人力資源部門收到背景調(diào)查報告后，對調(diào)查結(jié)果進行初步評估。對照崗位要求和公司用人標準，分析被調(diào)查人的背景信息是否符合崗位需求。如發(fā)現(xiàn)調(diào)查結(jié)果存在疑問或與崗位要求不符的情況，應(yīng)及時與調(diào)查人員溝通核實。綜合評估：人力資源部門組織相關(guān)部門負責(zé)人對背景調(diào)查結(jié)果進行綜合評估。結(jié)合面試表現(xiàn)、崗位技能測試等情況，全面評估被調(diào)查人的綜合素質(zhì)和與崗位的匹配度。對于重要崗位或存在風(fēng)險的崗位，可邀請公司高層領(lǐng)導(dǎo)參與評估決策。形成評估結(jié)論：根據(jù)綜合評估結(jié)果，形成背景調(diào)查評估結(jié)論。評估結(jié)論分為"通過"、"有條件通過"、"不通過"三種。對于"通過"的人員，可進入錄用流程；對于"有條件通過"的人員，需進一步核實相關(guān)問題或要求其提供補充材料；對于"不通過"的人員，應(yīng)及時告知其背景調(diào)查結(jié)果，并取消其錄用資格。4.背景調(diào)查結(jié)果反饋反饋原則：對于背景調(diào)查結(jié)果為"通過"或"有條件通過"的人員，人力資源部門應(yīng)在錄用決策前，將背景調(diào)查結(jié)果以適當?shù)姆绞椒答伣o被調(diào)查人。反饋過程中應(yīng)遵循客觀、公正、透明的原則，確保被調(diào)查人了解調(diào)查情況和結(jié)果。反饋方式：可通過電話、郵件或面談等方式向被調(diào)查人反饋背景調(diào)查結(jié)果。如采用電話反饋，應(yīng)記錄反饋時間、反饋人員、反饋內(nèi)容等信息；如采用郵件反饋，應(yīng)發(fā)送正式的背景調(diào)查結(jié)果反饋函，詳細說明調(diào)查情況和結(jié)果，并要求被調(diào)查人確認收到郵件；如采用面談反饋，應(yīng)安排專門的時間和地點，與被調(diào)查人進行面對面溝通，解答其疑問。結(jié)果保密：在反饋背景調(diào)查結(jié)果時，應(yīng)告知被調(diào)查人對調(diào)查結(jié)果嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。同時，提醒被調(diào)查人如對調(diào)查結(jié)果有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴。5.背景調(diào)查結(jié)果歸檔背景調(diào)查結(jié)束后，人力資源部門將背景調(diào)查申請表、背景調(diào)查報告、相關(guān)證明材料等文件進行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)按照時間順序和類別進行分類存放，便于日后查閱和管理。背景調(diào)查檔案應(yīng)妥善保管，保存期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，保存期限不少于員工在職期間及離職后一定期限，以便在需要時能夠及時查閱相關(guān)信息。

四、背景調(diào)查的方式1.電話調(diào)查電話調(diào)查是背景調(diào)查中最常用的方式之一。通過撥打被調(diào)查人曾經(jīng)工作過的單位或?qū)W校的聯(lián)系電話，直接與相關(guān)人員進行溝通核實。在電話調(diào)查前，應(yīng)準備好詳細的調(diào)查提綱，明確調(diào)查內(nèi)容和問題。電話調(diào)查時，應(yīng)注意禮貌用語，表明身份和調(diào)查目的。詢問對方與被調(diào)查人的關(guān)系、工作時間、職位、工作職責(zé)、工作表現(xiàn)等情況。對于離職原因、工作業(yè)績等關(guān)鍵問題，可進一步深入詢問，獲取詳細信息。同時，應(yīng)注意記錄對方的回答內(nèi)容，如有需要，可進行錄音或請對方提供書面證明材料。2.郵件調(diào)查對于一些無法通過電話直接聯(lián)系到相關(guān)人員或需要獲取書面證明材料的情況，可采用郵件調(diào)查的方式。向被調(diào)查人曾經(jīng)工作過的單位或?qū)W校發(fā)送郵件，請求對方協(xié)助核實相關(guān)信息。在郵件中，應(yīng)詳細說明調(diào)查目的、調(diào)查內(nèi)容、需要對方提供的證明材料等信息。同時，提供公司的聯(lián)系方式，方便對方回復(fù)郵件。郵件調(diào)查應(yīng)注意郵件格式規(guī)范、語言表達清晰，確保對方能夠準確理解郵件內(nèi)容。對于對方回復(fù)的郵件，應(yīng)及時進行整理和分析，提取有用信息。3.實地走訪調(diào)查對于重要崗位或存在疑問的背景信息，可進行實地走訪調(diào)查。調(diào)查人員前往被調(diào)查人曾經(jīng)工作過的單位或?qū)W校，直接與相關(guān)人員進行面對面溝通核實。實地走訪調(diào)查前，應(yīng)提前與對方預(yù)約時間，確保調(diào)查工作能夠順利進行。在走訪過程中，應(yīng)注意觀察單位的工作環(huán)境、人員狀態(tài)等情況，了解其真實性。與相關(guān)人員進行深入交流，獲取第一手信息。同時，可查看相關(guān)文件、資料等，進一步核實被調(diào)查人的背景信息。實地走訪調(diào)查結(jié)束后，應(yīng)撰寫詳細的走訪報告，記錄走訪情況和調(diào)查結(jié)果。

五、背景調(diào)查的責(zé)任分工1.人力資源部門負責(zé)制定和完善員工背景調(diào)查制度，明確背景調(diào)查的流程、方式、內(nèi)容等相關(guān)規(guī)定。組織實施背景調(diào)查工作，包括組建調(diào)查小組、制定調(diào)查計劃、開展調(diào)查、收集和整理調(diào)查信息、形成背景調(diào)查報告等。對背景調(diào)查結(jié)果進行初步評估和綜合評估，提出錄用建議。負責(zé)背景調(diào)查結(jié)果的反饋和歸檔工作，確保調(diào)查結(jié)果的保密性和可追溯性。2.用人部門根據(jù)崗位需求，向人力資源部門提出背景調(diào)查的申請，并明確背景調(diào)查的重點內(nèi)容和要求。參與背景調(diào)查結(jié)果的綜合評估，提供專業(yè)意見和建議，協(xié)助人力資源部門做出錄用決策。對新員工入職后的表現(xiàn)進行跟蹤評估，如發(fā)現(xiàn)與背景調(diào)查結(jié)果不符或存在問題的情況，應(yīng)及時反饋給人力資源部門。3.調(diào)查人員按照調(diào)查計劃和要求，認真開展背景調(diào)查工作，確保調(diào)查信息的真實性和準確性。在調(diào)查過程中，嚴格遵守調(diào)查制度和保密規(guī)定，不得泄露調(diào)查信息。及時整理和匯報調(diào)查情況，協(xié)助人力資源部門完成背景調(diào)查報告的撰寫。

六、背景調(diào)查的注意事項1.尊重被調(diào)查人權(quán)益在背景調(diào)查過程中，應(yīng)充分尊重被調(diào)查人的權(quán)益，依法獲取所需信息。不得采取威脅、恐嚇、欺騙等不正當手段獲取信息，確保調(diào)查工作合法合規(guī)。對于涉及被調(diào)查人隱私的信息，應(yīng)嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。如因調(diào)查工作需要必須使用相關(guān)信息，應(yīng)在法律允許的范圍內(nèi)進行，并告知被調(diào)查人使用目的和范圍。2.確保調(diào)查信息的真實性調(diào)查人員應(yīng)認真核實所獲取的信息，確保信息來源可靠。對于口頭提供的信息，應(yīng)要求對方提供書面證明材料或其他有效證據(jù)進行佐證。在調(diào)查過程中，如發(fā)現(xiàn)被調(diào)查人提供虛假信息或存在隱瞞事實的情況，應(yīng)及時終止調(diào)查，并將相關(guān)情況告知人力資源部門。人力資源部門應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定，對該人員做出相應(yīng)處理。3.調(diào)查過程記錄完整調(diào)查人員在調(diào)查過程中應(yīng)做好詳細的記錄工作，包括調(diào)查時間、調(diào)查對象、調(diào)查內(nèi)容、調(diào)查方式、調(diào)查結(jié)果等信息。記錄應(yīng)真實、準確、完整，以便日后查閱和核對。對于調(diào)查過程中獲取的相關(guān)證明材料，如電話記錄、郵件回復(fù)、書面證明等，應(yīng)妥善保存，作為背景調(diào)查報告的重要依據(jù)。4.及時溝通與反饋在背景調(diào)查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要進一步核實的情況，調(diào)查人員應(yīng)及時與人力資源部門和用人部門溝通匯報。確保各方能夠及時了解調(diào)查進展情況，做出相應(yīng)決策。背景調(diào)查結(jié)果反饋應(yīng)及時、準確，讓被調(diào)查人清楚了解調(diào)查情況和結(jié)果。對于被調(diào)查人提出的異議，應(yīng)認真對待，進行復(fù)查核實，并及時給予答復(fù)。

七、背景調(diào)查的風(fēng)險防范1.法律風(fēng)險防范背景調(diào)查活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定，避免因違法違規(guī)行為導(dǎo)致法律風(fēng)險。在調(diào)查過程中，應(yīng)明確調(diào)查范圍和方式，確保所獲取的信息合法有效。對于涉及個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的調(diào)查，應(yīng)嚴格按照法律規(guī)定進行操作，保護被調(diào)查人的合法權(quán)益。如因調(diào)查工作需要使用相關(guān)信息，應(yīng)與被調(diào)查人簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。定期對背景調(diào)查制度和流程進行審查，確保其符合法律法規(guī)的要求。如發(fā)現(xiàn)制度存在漏洞或不符合法律規(guī)定的情況，應(yīng)及時進行修訂完善，避免因制度缺陷引發(fā)法律風(fēng)險。2.信息不準確風(fēng)險防范為了確保背景調(diào)查信息的準確性，應(yīng)選擇可靠的調(diào)查渠道和方式。對于電話調(diào)查，應(yīng)核實對方身份的真實性，避免與無關(guān)人員溝通；對于郵件調(diào)查，應(yīng)要求對方提供官方郵箱或加蓋單位公章的郵箱進行回復(fù)。對調(diào)查人員進行培訓(xùn)，提高其調(diào)查能力和判斷能力。調(diào)查人員應(yīng)具備嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和專業(yè)的調(diào)查技巧，能夠準確判斷信息的真實性和可靠性。在調(diào)查過程中，如發(fā)現(xiàn)信息存在疑問或矛盾之處，應(yīng)進一步核實，確保信息準確無誤。建立信息核實機制，對背景調(diào)查結(jié)果進行多渠道驗證。除了直接向被調(diào)查人曾經(jīng)工作過的單位或?qū)W校核實外，還可通過其他相關(guān)機構(gòu)或人員進行側(cè)面了解。如發(fā)現(xiàn)信息存在問題，應(yīng)及時調(diào)整調(diào)查方向，重新核實信息，避免因信息不準確導(dǎo)致錯誤的錄用決策。3.信息泄露風(fēng)險防范加強對調(diào)查人員的保密教育，提高其保密意識。調(diào)查人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得將調(diào)查過程中獲取的信息泄露給無關(guān)人員。在調(diào)查過程中，如涉及被調(diào)查人的敏感信息，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保信息安全。對背景調(diào)查檔案進行嚴格管理，設(shè)置專門的檔案存放地