2025年合同管理人員申辦、變更、補(bǔ)辦合同證（IC卡）及中止合同有關(guān)事項(xiàng)說明

2025年合同管理人員申辦、變更、補(bǔ)辦合同證（IC卡）及中止合同有關(guān)事項(xiàng)說明第一條總則為規(guī)范合同管理人員的申辦、變更、補(bǔ)辦合同證（IC卡）及中止合同的管理流程，明確各方權(quán)利義務(wù)，保障合同管理工作的合法性、規(guī)范性和有效性，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及本單位實(shí)際情況，制定本說明。本說明適用于本單位及下屬機(jī)構(gòu)的合同管理人員在履行職責(zé)時(shí)涉及的合同證管理及相關(guān)事項(xiàng)。第二條合同管理人員職責(zé)2.1合同管理人員是指負(fù)責(zé)本單位或下屬機(jī)構(gòu)合同簽訂、履行、變更、中止、解除及檔案管理等工作的專職或兼職人員。合同管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的法律知識和業(yè)務(wù)能力，熟悉合同管理相關(guān)法律法規(guī)。2.2合同管理人員的主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、中止及解除工作；保管合同相關(guān)資料及檔案；配合相關(guān)部門進(jìn)行合同糾紛的處理；定期向本單位合同管理部門提交合同管理工作報(bào)告。第三條合同證申辦3.1合同證是指合同管理人員在履行職責(zé)時(shí)使用的身份證明文件，包括紙質(zhì)合同證和電子IC卡兩種形式。合同證是合同管理人員身份確認(rèn)及職責(zé)履行的重要憑證，應(yīng)當(dāng)妥善保管。3.2合同證申辦條件：申辦人應(yīng)當(dāng)為本單位正式員工；申辦人應(yīng)當(dāng)具備法律、管理等相關(guān)專業(yè)知識；申辦人應(yīng)當(dāng)經(jīng)過合同管理相關(guān)培訓(xùn)并考核合格。3.3合同證申辦流程：申辦人填寫《合同證申辦申請表》（附表一），并提交以下材料：本人身份證復(fù)印件；最高學(xué)歷證書復(fù)印件；培訓(xùn)合格證明；所在部門負(fù)責(zé)人簽署的推薦意見。申辦材料提交至本單位合同管理部門進(jìn)行初審；初審?fù)ㄟ^后，由合同管理部門報(bào)請本單位法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批；審批通過后，由合同管理部門制發(fā)合同證，并向申辦人發(fā)放。3.4合同證的有效期為三年，到期需重新申請換發(fā)。換發(fā)流程與初次申辦相同。第四條合同證變更4.1合同證變更是指因合同管理人員崗位調(diào)整、個(gè)人信息變更等原因，需要對合同證進(jìn)行相應(yīng)修改的情形。4.2合同證變更申請條件：合同管理人員的姓名、身份證號碼等基本信息發(fā)生變更；合同管理人員的工作部門或崗位發(fā)生調(diào)整；其他需要變更合同證的情形。4.3合同證變更流程：變更申請人填寫《合同證變更申請表》（附表二），并提交以下材料：變更前的合同證原件；變更相關(guān)證明文件（如身份證變更證明、人事調(diào)動(dòng)文件等）；所在部門負(fù)責(zé)人簽署的同意變更意見。變更申請材料提交至本單位合同管理部門進(jìn)行審核；審核通過后，由合同管理部門報(bào)請本單位法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批；審批通過后，由合同管理部門制發(fā)新的合同證，并收回原合同證。第五條合同證補(bǔ)辦5.1合同證補(bǔ)辦是指因合同證遺失、損壞等原因，需要重新制發(fā)合同證的情形。5.2合同證補(bǔ)辦申請條件：合同證因遺失、被盜、毀損等原因無法繼續(xù)使用；補(bǔ)辦申請人已通過適當(dāng)途徑聲明原合同證作廢。5.3合同證補(bǔ)辦流程：補(bǔ)辦申請人填寫《合同證補(bǔ)辦申請表》（附表三），并提交以下材料：本人身份證復(fù)印件；所在部門負(fù)責(zé)人簽署的補(bǔ)辦意見；原合同證遺失或毀損的書面說明。補(bǔ)辦申請材料提交至本單位合同管理部門進(jìn)行審核；審核通過后，由合同管理部門報(bào)請本單位法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批；審批通過后，由合同管理部門制發(fā)新的合同證，并收取補(bǔ)辦工本費(fèi)。第六條合同中止6.1合同中止是指在合同履行過程中，因特殊原因?qū)е潞贤瑫簳r(shí)停止履行的情形。合同中止不意味著合同關(guān)系的解除，各方仍需履行相應(yīng)的義務(wù)。6.2合同中止的情形：因不可抗力因素導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行；合同雙方協(xié)商一致同意中止合同；一方違約導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行，但未達(dá)到解除合同條件；其他法律法規(guī)規(guī)定的情形。6.3合同中止流程：合同管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)向本單位合同管理部門報(bào)告合同中止的情形；合同管理人員填寫《合同中止申請表》（附表四），并提交以下材料：中止合同的相關(guān)證明文件；合同中止的書面說明；合同相對方同意中止的書面意見（如適用）。合同中止申請材料提交至本單位合同管理部門進(jìn)行審核；審核通過后，由合同管理部門報(bào)請本單位法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批；審批通過后，由合同管理部門向合同相對方發(fā)出《合同中止通知書》（附表五），并做好合同中止的記錄工作。6.4合同中止期間，各方應(yīng)當(dāng)妥善保管合同標(biāo)的物及相關(guān)資料，避免造成損失。6.5合同中止后，如具備繼續(xù)履行的條件，合同雙方可以協(xié)商恢復(fù)履行；如無法恢復(fù)履行，應(yīng)當(dāng)依法解除合同。第七條監(jiān)督與責(zé)任7.1本單位合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對合同管理人員的合同證使用及合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理工作的規(guī)范性和合法性。7.2合同管理人員在履行職責(zé)過程中，因玩忽職守、徇私舞弊、濫用職權(quán)等原因造成合同管理混亂或經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)當(dāng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。7.3合同證不得轉(zhuǎn)借他人使用，不得用于非合同管理相關(guān)的工作。違反規(guī)定使用合同證的，本單位有權(quán)收回合同證，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。第八條附則8.1本說明由本單位合同管理部門負(fù)責(zé)解釋。8.2本說明自發(fā)布之日起施行，此前與本說明不一致的規(guī)定以本說明為準(zhǔn)。8.3各部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本說明制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，并報(bào)本單位合同管理部