永州祁州韻茶業(yè)有限公司采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介...................................................................................................................1

2永州祁州韻茶業(yè)有限公司采購制度現(xiàn)狀及存在問題...........................................1

2.1永州祁州韻茶業(yè)有限公司采購制度的現(xiàn)狀.................................................1

2.2永州祁州韻茶業(yè)有限公司采購制度的問題.................................................2

2.2.1供應(yīng)商交貨不穩(wěn)定..............................................................................2

2.2.2采購計(jì)劃編制不合理..........................................................................2

2.2.3合同評審制度不完善..........................................................................3

2.2.4驗(yàn)收入庫管理制度不完善..................................................................3

3永州祁州韻茶業(yè)有限公司采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì).......................................................4

3.1健全供應(yīng)商管理機(jī)制.....................................................................................4

3.2編制合理的采購計(jì)劃.....................................................................................5

3.3建立合同評審管理制度.................................................................................6

3.3完善物資驗(yàn)收管理制度................................................................................7

4總結(jié)...........................................................................................................................9

參考資料.....................................................................................................................10

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

永州祁州韻茶業(yè)有限公司采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡介

永州祁州韻茶業(yè)有限公司成立于2020年8月，致力于本土老木紅茶品牌的

發(fā)展。永州祁州韻茶業(yè)有限公司基地建于海拔779米的太白峰，太白峰是祁山

山脈的最高峰，國家天然氧吧，年均氣溫16度左右，憑借得天獨(dú)厚的地理位置，

良好的生態(tài)環(huán)境，優(yōu)質(zhì)的高山老茶品種，成熟的純手工制作工藝，這四個(gè)方面

的優(yōu)勢，為祁陽本地老木紅茶的打造做出了貢獻(xiàn)。

公司在兩年多的時(shí)間里，精選出了一批優(yōu)良的茶葉品種，并在此基礎(chǔ)上發(fā)

展出一套成熟的制茶技術(shù)，使得“奇州云紅”茶具呈現(xiàn)出色澤鮮亮，香甜、雅

致的特色。同時(shí)，按照“公司+基地+農(nóng)戶”的模式，計(jì)劃將面積擴(kuò)大到1000多

畝，以實(shí)現(xiàn)茶葉的生產(chǎn)、加工、銷售一體化。

圖1永州祁州韻茶業(yè)有限公司茶園

2永州祁州韻茶業(yè)有限公司采購制度現(xiàn)狀及存在問題

2.1永州祁州韻茶業(yè)有限公司采購制度的現(xiàn)狀

永州祁州韻茶業(yè)有限公司的核心業(yè)務(wù)是精制茶加工，其中精制茶主要有精

制紅茶、精制黑茶、精制花茶、精制普洱茶、精制烏龍茶、精制白茶等。茶葉

占本公司采購的主要部分。

茶葉采購主要從兩方供應(yīng)商獲得：一是當(dāng)?shù)剞r(nóng)民、二是本公司與其他公司

合作的茶園基地。永州祁州韻茶業(yè)有限公司是一所新成立兩年的小公司。由于

自身資金供應(yīng)不太充足，再加上近兩年政府給予的資金補(bǔ)助不太理想，公司的

發(fā)展步伐也逐漸放緩。公司內(nèi)部管理不完善，大多數(shù)公司高管都沒有受過專業(yè)

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培訓(xùn)。公司的經(jīng)營觀念比較陳舊，采購管理方面也存在著某些問題與不足。

2.2永州祁州韻茶業(yè)有限公司采購制度的問題

2.2.1供應(yīng)商交貨不穩(wěn)定

祁州韻茶業(yè)有限公司的原材料成本在公司的運(yùn)營中占據(jù)了相當(dāng)大的比重。

由于種植面積、天氣狀況、自然災(zāi)害、病蟲害以及投機(jī)需求等多種因素的影響，

茶園的收購價(jià)格可能會出現(xiàn)劇烈的波動(dòng)。隨著未來市場的變動(dòng)，公司的原材料

供給將面臨巨大挑戰(zhàn)，甚至可能導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。

永州祁州韻茶業(yè)有限公司根據(jù)“公司（協(xié)會）+基地+農(nóng)戶”的模式建立了優(yōu)

質(zhì)的茶葉基地（如下圖2所示），主要供應(yīng)商是農(nóng)民和本公司與其他公司合作的

茶園基地。但農(nóng)民養(yǎng)殖茶葉的原材料來源主要是以祁州市規(guī)模開發(fā)茶園，近半

茶園是在20世紀(jì)80年代前發(fā)展起來的，處在衰老期，部分茶園品種退化、粗

放經(jīng)營、產(chǎn)量下降、質(zhì)量優(yōu)劣和產(chǎn)量過多是問題之一。受其他自然環(huán)境因素或

不自然環(huán)境因素的影響，偶爾造成農(nóng)民無法及時(shí)交付產(chǎn)品也是一個(gè)問題。

同時(shí)，我公司與其他公司合作的茶園基地雖然在原料品質(zhì)、原料成本、原

料供應(yīng)量方面具有明顯的優(yōu)勢。但是，每當(dāng)優(yōu)質(zhì)原料價(jià)格大幅度下跌時(shí)，就無

法隨行就市，降低原料和產(chǎn)品的生產(chǎn)成本；公司茶園基地的運(yùn)行也拉長了生產(chǎn)

鏈，增加了臨時(shí)用工，對精制茶加工的技術(shù)要求較高，生產(chǎn)和質(zhì)量管理難度加

大；原材料的生產(chǎn)和質(zhì)量受氣候等自然因素制約較大，導(dǎo)致供貨時(shí)間不確定。

圖2永州祁州韻茶業(yè)有限公司優(yōu)質(zhì)茶基地模式

2.2.2采購計(jì)劃編制不合理

由于永州祁州韻茶業(yè)有限公司的采購計(jì)劃安排存在缺陷，加上市場變化

趨勢無法準(zhǔn)確預(yù)測，這將導(dǎo)致供應(yīng)量不足或滯留，從而使企業(yè)無法正常運(yùn)營，

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甚至出現(xiàn)資源浪費(fèi)。另外，由于公司的資金來源過于狹窄，對自己的投入不足，

導(dǎo)致了擴(kuò)大良種茶園，擴(kuò)大工廠改造，設(shè)備更新等工作進(jìn)展緩慢，制約了永州

祁州韻茶業(yè)有限公司的進(jìn)步和產(chǎn)業(yè)發(fā)展。資金不足，對公司的發(fā)展造成了很大

的影響。

同時(shí)，定單制造的方法使得企業(yè)無法預(yù)測顧客的需要。本公司應(yīng)基于已

有的銷售數(shù)據(jù)及過去的采購經(jīng)驗(yàn)，尤其是訂單周期短，交貨期緊，導(dǎo)致了采購

部在銷售部與生產(chǎn)部之間“上擠下壓”的矛盾局面。因此，在采購價(jià)格、采購

物資的質(zhì)量和交貨時(shí)間上，企業(yè)在與供貨商進(jìn)行協(xié)商時(shí)，往往不具備與供貨商

協(xié)商的優(yōu)勢。

2.2.3合同評審制度不完善

永州祁州韻茶業(yè)有限公司引入湖南自然韻黑茶科技有限公司、湘君白茶種

植專業(yè)合作社、湖南業(yè)茂農(nóng)林綜合開發(fā)有限責(zé)任公司、湖南永怡茶業(yè)有限公司

等落戶祁陽，發(fā)展茶葉生產(chǎn)，合作建立茶園基地。在采購基地采購茶葉原料和

農(nóng)民種植的茶葉原料的過程中，有完善的采購合同。但大多數(shù)決定都是由采購

經(jīng)理單獨(dú)做出的，這可能會出現(xiàn)情況。“用回扣高價(jià)購買，導(dǎo)致購買成本過高?！?/p>

此外，在簽訂采購協(xié)議期間，采購經(jīng)理可能欠缺風(fēng)險(xiǎn)識別和評估。合同條

款的協(xié)商和采購合同的簽訂（如圖3所示）對企業(yè)的發(fā)展也非常重要。一旦發(fā)

現(xiàn)有缺陷或錯(cuò)誤的批準(zhǔn)，將會對企業(yè)的發(fā)展造成負(fù)面影響。

圖3合同條款談判和簽訂合同

2.2.4驗(yàn)收入庫管理制度不完善

永州祁州韻茶業(yè)有限公司采購部為三級組織結(jié)構(gòu)（如圖4所示），分為原材

料采購組和其他材料采購組，每組都有相應(yīng)的采購員，但對材料驗(yàn)收入庫后相

應(yīng)的業(yè)務(wù)員、倉庫管理員、檢查員等員工職責(zé)分配不足。此外，批準(zhǔn)和監(jiān)督程

序也不足，這可能導(dǎo)致購買腐敗和責(zé)任不明等問題。職責(zé)不明、監(jiān)督無效是采

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購管理中一個(gè)非常重大的缺陷，不僅影響了項(xiàng)目的效率，還會影響原材料入庫

時(shí)的質(zhì)量。

圖4采購部三級組織結(jié)構(gòu)

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3.1健全供應(yīng)商管理機(jī)制

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，為了逐步迎合消費(fèi)者的需求，永州祁州韻茶業(yè)

有限公司在購買原料和產(chǎn)品時(shí)，必須與優(yōu)良供應(yīng)商保持長期合作，方可最大限

度地制造和提供更高質(zhì)的產(chǎn)品。因此，充實(shí)供應(yīng)商的選擇程序變得很重要。

永州祁州韻茶業(yè)有限公司以“公司（協(xié)會）+基地+農(nóng)戶”的模式建立了優(yōu)

質(zhì)茶葉基地。永州祁州韻茶業(yè)有限公司除總部外，還有其他外來公司，農(nóng)戶也

由當(dāng)?shù)剞r(nóng)戶組成。

對于農(nóng)戶的供應(yīng)商管理，首先要對有合作意向的農(nóng)戶通過對茶園的實(shí)地檢

查，看是否符合種植采摘標(biāo)準(zhǔn)。檢查合格的農(nóng)戶，本公司應(yīng)派遣專人到農(nóng)戶那

里，細(xì)化對原材料質(zhì)量及交貨時(shí)間的要求后，在雙方公平合理的條件下，預(yù)設(shè)

好原材料的收購價(jià)格。在原材料運(yùn)輸方面，本公司可以在農(nóng)戶附近建立集中式

倉庫，農(nóng)戶采集的原材料可以集中運(yùn)輸?shù)絺}庫，再由本公司的專業(yè)運(yùn)輸車運(yùn)送

到公司倉庫進(jìn)行驗(yàn)收。

關(guān)于基地供應(yīng)商的管理，可根據(jù)表1《茶葉原料供應(yīng)商調(diào)查評價(jià)表》所得結(jié)

果形成供應(yīng)商資格檔案，提交永州祁州韻茶業(yè)有限公司采購部門相關(guān)決策機(jī)構(gòu)

審議這也是決定供應(yīng)商是否具有長期合作資格的重要依據(jù)。

表1《茶原料供應(yīng)商調(diào)查評價(jià)表》

公司生產(chǎn)、經(jīng)營場所產(chǎn)權(quán)性質(zhì)（自主填寫）

銀行資信等級口AAA口AA口A口其他

1.產(chǎn)能充足和飽滿程度

交貨保證能力2.物流、倉儲、運(yùn)輸能力

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3.交期承諾合理性

4.計(jì)劃、跟單安排

1.體系完整和執(zhí)行度

品質(zhì)保證能力2.人員、設(shè)備、質(zhì)量記錄

3.原材料入庫質(zhì)量記錄

4.產(chǎn)成品的抽樣檢驗(yàn)，出貨檢驗(yàn)

工程技術(shù)能力1.茶葉加工機(jī)器、設(shè)備的保養(yǎng)、計(jì)量與使用

2.工藝保證能力

往年合同執(zhí)行能力1.發(fā)生質(zhì)量品質(zhì)問題次數(shù)

2.處理質(zhì)量問題及時(shí)性

設(shè)立年度實(shí)施主要業(yè)務(wù)指數(shù)，這些指數(shù)反應(yīng)了系統(tǒng)的實(shí)際工作、運(yùn)行和開

發(fā)結(jié)果，如各項(xiàng)指標(biāo)，產(chǎn)品的合格率，交貨期的效率，價(jià)格的執(zhí)行，合同的簽

訂和履行。實(shí)行動(dòng)態(tài)指標(biāo)監(jiān)測，同時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)帳務(wù)和供應(yīng)商信用評級管理，及

時(shí)、全面維護(hù)和更新企業(yè)相關(guān)產(chǎn)品的數(shù)據(jù)庫信息。采用市場化、優(yōu)勝劣汰、淘

汰制等方式，對優(yōu)秀產(chǎn)品供應(yīng)商的年度質(zhì)量評價(jià)進(jìn)行全程有效、嚴(yán)格的過程控

制。合格優(yōu)秀產(chǎn)品供應(yīng)商的年審可以作為供應(yīng)商下一年度產(chǎn)品質(zhì)量和重點(diǎn)推薦

項(xiàng)目的復(fù)查和評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

3.2編制合理的采購計(jì)劃

茶葉原材料是一種農(nóng)業(yè)副產(chǎn)品，容易受到環(huán)境、病蟲害等因素的影響。若

環(huán)境出現(xiàn)了異常的變化，或者是出現(xiàn)了大范圍的病蟲害，都會造成產(chǎn)量大幅下

降，品質(zhì)下降。此外，還會存在所需的原材料難以供應(yīng)的問題，對公司的經(jīng)營

業(yè)績造成一定的影響。如何制訂出一個(gè)合理的采購計(jì)劃，是企業(yè)采購過程中的

一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

采購計(jì)劃的制定依據(jù)主要有以下7個(gè)方面：銷售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、其余各

部門的物料需求計(jì)劃、物料庫存報(bào)告、采購物料的制造商及市場情況、采購計(jì)

劃的歷史數(shù)據(jù)及前期執(zhí)行情況以及工廠資金供應(yīng)能力及采購預(yù)算。

首先，永州祁州韻茶業(yè)有限公司要依采購的需求和采購申請情況，編制合

理準(zhǔn)確的預(yù)算方案，注意分析清楚各相關(guān)環(huán)節(jié)的需求信息。選定公司需要的原

材料，對所需貨物進(jìn)行恰當(dāng)?shù)亩恳?guī)劃，對所需貨物進(jìn)行合理的定價(jià)，確定所

需貨物的購買時(shí)間。以上是我公司在制訂采購計(jì)劃時(shí)必須考慮到的問題。然后，

管理層積極批準(zhǔn)與合同和企業(yè)采購部門人員相關(guān)的工作流程，以提高整合效率。

制定具體計(jì)劃的合同流程。具體的采購計(jì)劃流程如下圖5所示。

當(dāng)然，在進(jìn)行采購計(jì)劃分析時(shí)，公司還必須根據(jù)當(dāng)前的庫存情況，以及產(chǎn)

銷訂單的總量，以及產(chǎn)品的市場狀況，以及所采購的原料，來對這些因素進(jìn)行

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分析，這樣可以進(jìn)一步完善采購計(jì)劃。

銷售預(yù)測

銷售計(jì)劃

生產(chǎn)計(jì)劃

物料需求計(jì)劃購買茶葉的廠商及市場狀況

采購計(jì)劃的歷史數(shù)據(jù)及上期執(zhí)行狀況

茶葉采購計(jì)劃、預(yù)算表

圖5采購計(jì)劃流程圖

3.3建立合同評審管理制度

為使采購合同的簽訂得到規(guī)范化，以確保交易的效率，減少采購風(fēng)險(xiǎn)，使

公司的利益最大化，建立合同審查制度也非常重要。

在簽署采購合同前，由有關(guān)人員對合同的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行全面的審核。合同

審查的要點(diǎn)如下表2所示。

表2合同審查要點(diǎn)

要具體內(nèi)容要具體內(nèi)容

點(diǎn)點(diǎn)

1．合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法1．合同條款及有關(guān)附件是否完整

合2．有無制定合同的程序，有無會審報(bào)嚴(yán)2．文字表達(dá)是否準(zhǔn)確

法告；資金的來源、使用及結(jié)算是否密3．附加條件是否適當(dāng)、合法

性合法性4．合同約定的權(quán)利義務(wù)是否明確

3．對資產(chǎn)使用的批準(zhǔn)程序是否完備5．對數(shù)量，價(jià)格等的標(biāo)注是否正確

合同的內(nèi)容對公司有無好處1.簽訂方是否具有資信及履約能力，

經(jīng)可是否具備簽約資格

濟(jì)行2.擔(dān)保方式是否可靠性

性性3.擔(dān)保資產(chǎn)的權(quán)屬是否明確

同時(shí)，可以讓公司的一些部門參與采購合同的審核。銷售部門要對合同標(biāo)

的物的價(jià)格，物流，交貨情況等進(jìn)行審查；技術(shù)部和生產(chǎn)部門對合同的技術(shù)相

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關(guān)適用標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)能、提供計(jì)劃等方面進(jìn)行審查；財(cái)務(wù)部門應(yīng)充分考慮合同結(jié)算

方式、付款期限以及盈利能力水平等因素，以確保企業(yè)能夠獲得預(yù)期的收益，

確保財(cái)務(wù)管理的有效性。法務(wù)部門對合同的合法性、權(quán)利與義務(wù)的對等性、爭

議處理措施、適用法律范圍以及不可抗力因素免責(zé)條款等方面進(jìn)行審查。

通過合同審批管理制度，能有效地控制雜亂無章的購買過程，防止重復(fù)購

買；同時(shí)還能強(qiáng)化對資本的管理，保證資本的正常流轉(zhuǎn)，降低資本的滯銷風(fēng)險(xiǎn)；

最后，加強(qiáng)對企業(yè)采購環(huán)節(jié)的監(jiān)管，有效地防范了企業(yè)內(nèi)部的貪污和偷盜行為。

3.3完善物資驗(yàn)收管理制度

永州祁州韻茶業(yè)有限公司從業(yè)于精制茶加工行業(yè)。公司的采購主要是干茶

葉的采購，其次是公司基礎(chǔ)設(shè)備的采購。公司目前的干茶葉原料大多是從由合

作社管理的茶園和農(nóng)戶那里采購的，但干茶葉的質(zhì)量無法保證。所以，建立物

資入庫驗(yàn)收管理制度，也是重中之重。

首先永州祁州韻茶業(yè)有限公司當(dāng)原料到達(dá)倉庫時(shí)，要求銷售人員完成進(jìn)庫單

和檢查單，并告知檢驗(yàn)員；在銷售人員填寫好有關(guān)的資料之后，倉庫管理員會

按照入庫單、采購計(jì)劃來清點(diǎn)貨物的數(shù)量，通過查看規(guī)格型號來驗(yàn)證其數(shù)據(jù)與

實(shí)物的準(zhǔn)確性；倉管員檢測無誤后，檢驗(yàn)員要檢驗(yàn)其原材料質(zhì)量，不合格的原

材料應(yīng)退回供應(yīng)商，若是合格的原料，就可以讓倉管人簽字并提交給倉庫主管

審核，審核無誤后原材料方可辦理入庫。驗(yàn)收流程圖如圖6所示。

物資到庫

業(yè)務(wù)員填寫入庫單、檢驗(yàn)單，并通知檢驗(yàn)員

倉庫管理員核對進(jìn)庫單，采購單，核對規(guī)格和型號

不合格

檢驗(yàn)員檢驗(yàn)退回供應(yīng)商

合格

倉管人簽字

倉庫主管審核

辦理入庫

圖6驗(yàn)收流程圖

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其中，檢驗(yàn)員檢驗(yàn)干茶葉時(shí)，應(yīng)遵循永州祁州韻茶業(yè)有限公司干茶葉驗(yàn)收

規(guī)范，對干茶葉的感官品質(zhì)進(jìn)行篩選。針對不同茶葉的驗(yàn)收應(yīng)有不同的驗(yàn)收規(guī)

范，具體規(guī)范如表3“紅茶各級感官品質(zhì)”、表4“烏龍茶各級的感官品質(zhì)”、表

5“白茶各級的感官品質(zhì)”。對于各個(gè)茶葉不同的感官品質(zhì)，應(yīng)嚴(yán)格按驗(yàn)收規(guī)范

進(jìn)行采購驗(yàn)收。為了保證質(zhì)量，公司明確規(guī)定由質(zhì)量部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，嚴(yán)格

執(zhí)行公司的相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對物資進(jìn)行檢驗(yàn)把關(guān)，確保其符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。此外，

還應(yīng)當(dāng)出具書面的檢測報(bào)告單，以供公司管理人員核查。驗(yàn)收結(jié)果分合格、不

合格兩種情況，例如對于紅茶來說，合格的是特級到二級的感官級別，不合格

的時(shí)三級以下的感官級別；對于烏龍茶來說，合格的是特級和一級的感官級別，

不合格的是二級的感官級別；對于白茶來說，合格的是特級和一級的感官級別，

不合格的是二級的感官級別。不同的茶葉應(yīng)有不同的合格標(biāo)準(zhǔn)。

表3紅茶各級感官品質(zhì)

項(xiàng)目

外形內(nèi)質(zhì)

級別

整碎凈度色澤香氣滋味湯色葉底

特級烏褐油潤肥嫩多芽

勻齊凈甜香濃郁鮮濃、醇厚紅鮮

（合格）金豪顯露紅勻明亮

一級烏褐潤肥嫩

較勻齊較凈甜香濃鮮、醇較濃紅尚艷

（合格）多金毫有芽紅勻亮

二級尚凈烏褐尚潤柔嫩

勻整香濃醇濃紅亮

（合格）稍有嫩莖有金毫紅尚亮

三級尚凈烏褐柔軟

較勻整純正尚濃醇尚濃較紅亮

（不合格）有筋梗稍有金毫尚紅亮

四級褐欠潤尚軟

尚勻整有梗樸純正尚濃紅尚亮

（不合格）略有毫尚紅

五級稍粗

尚勻多梗樸棕褐稍花尚純尚濃略澀紅欠亮

（不合格）尚紅稍暗

六級

欠勻多梗多樸片棕稍枯稍粗稍粗澀紅稍暗粗、紅雜

（不合格）

表4烏龍茶各級的感官品質(zhì)

項(xiàng)目

外形內(nèi)質(zhì)

級別

條索整碎色澤凈度香氣滋味湯色葉底

特級烏褐軟亮

緊結(jié)勻整潔凈清香清醇金黃

（合格）尚潤有紅邊

一級黃褐尚凈

尚緊結(jié)尚勻整純正尚清醇深黃尚軟亮

（合格）尚潤略有嫩梗

二級欠緊結(jié)欠勻整黃褐尚凈平正尚濃深黃帶紅軟硬不勻、

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

（不合格）欠潤夾有嫩梗稍粗稍亮

表5白茶各級的感官品質(zhì)

項(xiàng)目

級別外形內(nèi)質(zhì)

條索整碎色澤凈度香氣滋味湯色葉底

特級肥壯挺直銀白閃清高持清鮮淡綠清幼嫩

整齊潔凈

（合格）毫密亮久嫩爽亮肥軟，勻亮

一級圓渾鮮白勻