2025合同專用章使用規(guī)定

2025合同專用章使用規(guī)定本合同專用章使用規(guī)定（以下簡稱“本規(guī)定”）旨在規(guī)范公司及所屬單位在合同簽訂過程中合同專用章的使用和管理，確保合同管理的規(guī)范性和法律效力，防范法律風(fēng)險。本規(guī)定適用于公司及所屬單位在境內(nèi)及境外開展的所有合同簽訂活動。第一章總則第一條制定依據(jù)為規(guī)范公司合同專用章的使用，明確管理職責(zé)，保證合同專用章的安全與合法使用，根據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國印章管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)定。第二條適用范圍本規(guī)定適用于公司及所屬單位在簽訂經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議及其他具有法律效力的文件時使用的合同專用章。第三條管理原則合同專用章的管理應(yīng)當(dāng)遵循分級管理、授權(quán)使用、監(jiān)督制約的原則，確保印章使用的合法性、合規(guī)性以及合同內(nèi)容的真實(shí)性、有效性。第二章合同專用章的使用管理第四條合同專用章的使用條件合同專用章的使用必須滿足以下條件：（一）合同內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度；（二）合同內(nèi)容已經(jīng)過公司相關(guān)職能部門的審核，并獲得有權(quán)審批人的批準(zhǔn)；（三）合同文本已經(jīng)雙方簽字或蓋章，并具備法律效力；（四）合同專用章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。第五條合同專用章的使用權(quán)限合同專用章的使用權(quán)限分為公司級和所屬單位級，具體如下：（一）公司級合同專用章：用于公司對外簽訂的重大合同、協(xié)議、框架協(xié)議等具有法律效力的文件；公司級合同專用章的使用應(yīng)當(dāng)由公司法定代表人或者其授權(quán)的代理人審批；公司級合同專用章的使用必須經(jīng)過法律合規(guī)部門審核。（二）所屬單位級合同專用章：用于所屬單位在其授權(quán)范圍內(nèi)簽訂的合同、協(xié)議等文件；所屬單位級合同專用章的使用應(yīng)當(dāng)由所屬單位負(fù)責(zé)人或者其授權(quán)的代理人審批；所屬單位級合同專用章的使用必須經(jīng)過所屬單位法律合規(guī)部門審核。第六條合同專用章的審批流程合同專用章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，具體流程如下：（一）發(fā)起部門提交合同審查申請：合同發(fā)起部門應(yīng)當(dāng)在簽訂合同前向法律合規(guī)部門提交合同審查申請，并提供合同文本及相關(guān)資料；合同文本及相關(guān)資料包括但不限于：合同對方的資質(zhì)證明、合同履行能力證明、合同文本、法律合規(guī)部門所需的其他材料。（二）法律合規(guī)部門審核：法律合規(guī)部門對合同內(nèi)容進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)；法律合規(guī)部門對合同專用章的使用進(jìn)行審核，確保合同專用章的使用符合本規(guī)定的要求；法律合規(guī)部門對審核通過的合同出具法律審查意見書。（三）有權(quán)審批人審批：審核通過的合同應(yīng)當(dāng)提交給有權(quán)審批人進(jìn)行審批；有權(quán)審批人依據(jù)公司的授權(quán)范圍對合同進(jìn)行審批，審批意見應(yīng)當(dāng)明確；權(quán)審批人審批同意后，合同專用章方可使用。（四）合同專用章的使用：合同專用章的使用必須由專人負(fù)責(zé)，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用；合同專用章的使用必須在審批通過的合同文本上加蓋，不得在空白合同文本上預(yù)先加蓋；合同專用章的使用必須在法律合規(guī)部門的監(jiān)督下進(jìn)行。第七條合同專用章的登記與管理（一）合同專用章的使用必須進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括但不限于：合同名稱；合同編號；用印日期；用印數(shù)量；合同金額；用印人姓名及職務(wù)；審批人姓名及職務(wù)。（二）合同專用章的登記簿應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)保管，并定期向法律合規(guī)部門報告登記情況。（三）合同專用章的登記簿應(yīng)當(dāng)保存至少十年，以備查驗(yàn)。第三章合同專用章的特殊情況管理第八條特殊情況處理（一）補(bǔ)充協(xié)議的處理：在合同履行過程中，如果需要簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議的簽訂必須嚴(yán)格按照本規(guī)定的相關(guān)條款執(zhí)行；補(bǔ)充協(xié)議的用印必須經(jīng)過法律合規(guī)部門的審核，并提交有權(quán)審批人審批。（二）境外合同的處理：境外合同的簽訂應(yīng)當(dāng)特別注意相關(guān)國家的法律要求；境外合同的用印應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定的要求執(zhí)行，并取得法律合規(guī)部門的審核意見。（三）科研項目合同的處理：科研項目合同的簽訂應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國家科研管理的相關(guān)規(guī)定；科研項目合同的用印應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定的要求執(zhí)行，并取得科研管理部門和法律合規(guī)部門的共同審核意見。第九條合同專用章的應(yīng)急處理（一）在緊急情況下，如果確實(shí)需要在未完成審批流程的情況下使用合同專用章，應(yīng)當(dāng)立即向法律合規(guī)部門報告，并在事后補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)；（二）緊急情況下使用合同專用章的，應(yīng)當(dāng)由公司法定代表人或者其授權(quán)的代理人審批，并在事后及時向股東大會或者董事會報告。第四章合同專用章的責(zé)任追究第十條失職行為的認(rèn)定（一）下列行為屬于失職行為：違反本規(guī)定，未履行合同專用章使用審批流程；超越權(quán)限，擅自使用合同專用章；偽造、涂改合同文本或者合同專用章；未按照本規(guī)定的要求進(jìn)行合同專用章的登記和管理；其他違反本規(guī)定的行為。（二）失職行為的認(rèn)定應(yīng)當(dāng)由法律合規(guī)部門依據(jù)事實(shí)進(jìn)行，認(rèn)定結(jié)果應(yīng)當(dāng)提交公司管理層審議。第十一條責(zé)任追究（一）對于違反本規(guī)定的失職行為，公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；（二）對于因失職行為導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；（三）對于因失職行為構(gòu)成犯罪的，應(yīng)當(dāng)依法追究刑事責(zé)任。第十二條糾正和改進(jìn)（一）對于違反本規(guī)定的行為，公司應(yīng)當(dāng)及時糾正，并采取有效措施防止類似事件發(fā)生；（二）公司應(yīng)當(dāng)定期組織合同專用章使用的合規(guī)性檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。第五章附則第十三條實(shí)施日期本規(guī)定自年月日起實(shí)施。第十四條其他（一）本規(guī)定未盡事宜，依照國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度執(zhí)行；（二）本規(guī)定解釋權(quán)和修訂權(quán)歸公司法律合規(guī)部門所有。公司法定代表人：日期：