行政管理?？飘厴I(yè)論文-實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路與對策

i摘要辦公室行政部門作為企事業(yè)單位的綜合性管理部門，其管理工作涉及企事業(yè)單位的方方面面。在新時代，企事業(yè)單位的發(fā)展離不開高效科學(xué)的辦公室行政管理工作，辦公室行政管理對企事業(yè)單位的健康發(fā)展與經(jīng)濟效益提高有著一定的推動作用。為了滿足新形勢下的企事業(yè)單位發(fā)展需求，企事業(yè)單位辦公室行政部門需要改變工作思路，擯棄常規(guī)思維，借助不斷改革的行政管理工作，為企事業(yè)單位的發(fā)展灌注新活力，有助于企事業(yè)單位綜合管理水平的提高。企事業(yè)單位辦公室行政部門是連接企事業(yè)單位管理層與職工層的綜合辦事部門，對于企事業(yè)單位各部門的工作銜接發(fā)揮著重要的作用，因此辦公室行政管理工作的精細化，能夠提高辦事效率，推動企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。本文對精細化辦公室管理的理念進行了梳理，并提出了如何做好精細化辦公室管理工作。關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；精細化管理；思路；對策

緒論行政管理部門是企事業(yè)單位的綜合管理部門，在企事業(yè)單位的日常管理中發(fā)揮著重要作用。搞好科學(xué)高效的管理，是現(xiàn)代企事業(yè)單位更好地迎接市場挑戰(zhàn)的必要條件，對促進企事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展、提高經(jīng)濟效益具有積極作用。適應(yīng)新形勢的需要，必須繼往開來，摒棄舊觀念，不斷改革和完善綜合治理工作，不斷為企事業(yè)單位的發(fā)展注入新的活力，增強企事業(yè)單位的綜合競爭力。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的企事業(yè)單位辦公室行政管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)逐漸龐大而繁雜的工作，辦公室改革勢在必行。辦公室工作效率滯緩的主要原因可以從人的因素、環(huán)境因素和管理因素等方面進行討論。目前，對于辦公室的改革多趨向于精細化管理，精細化管理的內(nèi)容包括“五精四細”，其不僅能使工作人員的工作效率、工作進度、工作質(zhì)量等得到提升，還能夠減少過度消耗，節(jié)省經(jīng)費，使企事業(yè)單位現(xiàn)有的人力、物力、財力等資源得到最大化運用。辦公室行政管理的作用分析具備策劃作用與企事業(yè)單位當中的領(lǐng)導(dǎo)層相比，辦公室當中的行政管理人員所能夠接觸到企事業(yè)單位基層的機會更多，所以行政管理人員對企事業(yè)單位當中各項信息以及資料的了解和掌握也相對更為全面一些，從而能夠更好地輔助企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層做出更多更為準確科學(xué)的決策，進而能夠充分發(fā)揮出出謀劃策的作用。不過這種策劃作用并不是取代領(lǐng)導(dǎo)層而擅自做出某種決定，其主要凸顯在輔助性作用方面，能夠為領(lǐng)導(dǎo)層做出各項決策提供相應(yīng)的信息以及建議作為參考，進而促使企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層做出的各項決策，能夠貼合企事業(yè)單位實際情況，保證各項決策的適用性以及有效性。具備協(xié)調(diào)作用對于企事業(yè)單位辦公室行政管理工作來講，其還呈現(xiàn)出了非常強的協(xié)調(diào)作用。在企事業(yè)單位實際運營發(fā)展的過程當中，通常都需要各個部門以及各個人員之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，需要盡量避免各個部門或者各個人員之間產(chǎn)生沖突以及矛盾，使其能夠切實圍繞企事業(yè)單位自身發(fā)展戰(zhàn)略目標不斷提供自身應(yīng)有的服務(wù)。企事業(yè)單位辦公室行政管理工作便能夠?qū)Υ税l(fā)揮出強有力的協(xié)調(diào)作用，其能夠通過對不同部門的任務(wù)以及職責(zé)的有效分析，利用行政管理手段對各個部門之間的關(guān)系進行調(diào)節(jié)以及及時作出有效溝通，進而為企事業(yè)單位健康穩(wěn)定的運行發(fā)展提供一份保障。具備整理管理作用企事業(yè)單位辦公室行政管理工作還能夠在企事業(yè)單位實際運營發(fā)展過程中發(fā)揮出整理以及管理作用，且屬于企事業(yè)單位各項工作順利開展的一個重要基礎(chǔ)條件。例如：企事業(yè)單位在實際運營發(fā)展的過程當中所涉及到的各種檔案資料等，便需要相關(guān)行政管理人員來進行詳細的分類以及整理。除此之外，企事業(yè)單位在開展各種會議的過程中，也需要相關(guān)行政管理人員的有效參與，同時結(jié)合會議開展的實際需求，來對會議流程作出科學(xué)合理的設(shè)置，并且對出席會議的相關(guān)人員作出相應(yīng)的服務(wù)以及管理，從而促使企事業(yè)單位的各種會議能夠順利有序地開展下去。企事業(yè)單位辦公室行政管理存在的問題行政辦公制度不夠完善任何企事業(yè)單位當中的各個部門都必須要有相應(yīng)的規(guī)章制度，才能夠保證各個部門的工作得以順利高效地開展，從而更好地為企事業(yè)單位做出服務(wù)。而管理制度的合理性以及完整性則是保證辦公室行政管理工作順利開展的一個重要條件。從現(xiàn)狀來看，部分企事業(yè)單位在實際運行的過程中較為缺乏一個完整的行政辦公制度，這使得辦公室行政管理工作的實際質(zhì)量以及效率都不高。甚至部分企事業(yè)單位并沒有結(jié)合辦公室行政管理工作的性質(zhì)來制定一個有別于其他部門的規(guī)章制度，所施行的制度也和其他部門大同小異，缺乏良好的針對性，同時實用性以及操作性都不夠強，這對企事業(yè)單位辦公室行政管理工作的高效開展產(chǎn)生了極為不利的影響。各部門之間的協(xié)同性相對較差對于企事業(yè)單位辦公室行政管理工作來講，其實際開展的過程中需要企事業(yè)單位內(nèi)部各個部門以及各個工作人員積極有效的配合、溝通以及合作才可以順利高效的完成，所以企事業(yè)單位辦公室行政管理工作并不是一個人以及一個部門能夠獨立完成的。從現(xiàn)狀來看，很多企事業(yè)單位在實際開展行政管理工作的過程中，存在部分職工以及部門缺乏較為良好的協(xié)作能力，難以開展有效的交流和溝通，更缺乏較為良好的合作意識，在工作過程中出現(xiàn)問題時，往往容易出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，這使得辦公室行政管理工作質(zhì)量以及效率難以得到有效提升，從而促使企事業(yè)單位的管理成本在一定程度上不斷增加。相關(guān)工作人員自身綜合素質(zhì)相對較低從現(xiàn)狀來看，在部分企事業(yè)單位當中，存在相關(guān)行政管理人員綜合素質(zhì)偏低的問題，難以勝任企事業(yè)單位辦公室行政管理這份工作。由于辦公室工作存在著一定的特殊性，所以很容易導(dǎo)致一些工作在出現(xiàn)問題后沒有具體的責(zé)任人可以進行追究，這便導(dǎo)致在此類問題出現(xiàn)時，企事業(yè)單位辦公室行政管理人員難以及時有效地對相應(yīng)問題進行解決，同時由于部分職工綜合素質(zhì)相對較低，缺乏較為良好的責(zé)任感以及主人翁意識，所以在面對這種沒有明確責(zé)任的問題時，往往也容易抱著不夠積極的心態(tài)來進行處理，最終的結(jié)果便是問題解決的不夠徹底，逐漸形成問題堆積，進而引發(fā)更多更大的問題產(chǎn)生，這對企事業(yè)單位的正常運行產(chǎn)生了極為不利的影響。除此之外，由于企事業(yè)單位辦公室行政管理人員的綜合素質(zhì)相對較低，導(dǎo)致其缺乏較為良好的精細化管理意識，這使得在各種辦公室制度以及規(guī)定進行制定的過程中，難以具體全面地考慮相應(yīng)的完善內(nèi)容，更難以細致客觀地分析和統(tǒng)計出目前行政管理工作存在的問題以及不足之處，進而對精細化管理的實施產(chǎn)生了不利影響。企事業(yè)單位辦公室行政管理精細化的思路進行管理科目的細化與量化長期以來，我國的辦公管理一直是模糊管理。根據(jù)以往的經(jīng)驗和管理者的“個人發(fā)揮”，無法保證管理的有效性和連續(xù)性。要實現(xiàn)有效的辦公管理，必須改變這種模糊管理模式，真正實現(xiàn)辦公管理精細化、精細化、量化的工作模式。所謂精細化，就是將一項工作或任務(wù)按照一定的邏輯細分為若干部分，有利于領(lǐng)導(dǎo)對工作的統(tǒng)籌考慮，掌握每一部分和細節(jié)。特別是對工作任務(wù)進行細化和分解，有利于工作流程的建立和完善，進而實現(xiàn)各環(huán)節(jié)的時間控制，提高工作管理水平。量化是對工作各個環(huán)節(jié)的工作量進行度量，從而將任務(wù)安排轉(zhuǎn)化為工作的量化安排，提高工作效率。引入流程化與標準化理念在行政辦公管理中，流程也有著廣泛的應(yīng)用。應(yīng)用過程的概念就是學(xué)習(xí)對工作任務(wù)進行分解，然后根據(jù)工作任務(wù)的自然發(fā)展階段實現(xiàn)工作任務(wù)的順序連接。標準化是在辦公室行政工作過程管理的基礎(chǔ)上，對管理工作進行合理梳理，建立各項管理工作的標準，如如何做好、在多大程度上高質(zhì)量地完成工作、在多大時間內(nèi)合格或優(yōu)秀地完成工作等。引入流程化、標準化的理念是提高辦公管理效率的保證。強化協(xié)同化與經(jīng)濟化的意識辦公室的行政工作不能一個人完成，只能通過各部門、各環(huán)節(jié)、各成員的配合才能實現(xiàn)。以文件簽署為例，從接收到處理再到歸檔，文件的傳遞需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)。沒有相互的合作，這項工作很難完成。因此，我們必須樹立協(xié)作意識。同時，我們要有經(jīng)濟意識，以最少的消耗獲得盡可能多的產(chǎn)出。企事業(yè)單位辦公室行政管理精細化的對策辦公室管理的科學(xué)化、精細化不僅體現(xiàn)在工作方式的轉(zhuǎn)變上，也體現(xiàn)在管理理念的轉(zhuǎn)變上。這就要求管理者不斷提高自身素質(zhì)，根據(jù)自身要求改進和創(chuàng)新工作模式，實現(xiàn)辦公管理的科學(xué)化和精細化。加強辦公室文化建設(shè)通常，經(jīng)驗豐富的領(lǐng)導(dǎo)者了解下屬的風(fēng)格和特點，知道他們最容易出現(xiàn)問題的地方。當前的管理應(yīng)提倡“放大抓小”的理念，即從細節(jié)上體現(xiàn)管理效果更有利于提高效率?！胺糯蟆笔侵腹芾韺迂撠?zé)人應(yīng)發(fā)布所有下屬職工職責(zé)范圍內(nèi)的所有事項。例如，業(yè)務(wù)部在業(yè)務(wù)政策的指導(dǎo)下，如何開展市場業(yè)務(wù)工作、談判、市場推廣和宣傳，需要高層管理人員和基層管理人員共同討論，讓他們自由發(fā)揮，做好監(jiān)督檢查工作。采用制度化管理方式“無規(guī)矩，不成方圓”。為了真正有效地保證精細化管理方案成為現(xiàn)實并取得既定效果，有必要制定激勵約束制度。摩托羅拉早在30年前就建立了流程管理體系，不僅形成了內(nèi)部控制標準，而且體現(xiàn)了公司的經(jīng)營原則。本控制標準對涉及銷售、采購、財務(wù)、薪酬、融資、制造、知識產(chǎn)權(quán)保護等業(yè)務(wù)流程作了詳細規(guī)定。在實施精細化管理之前，應(yīng)梳理出一套完整、系統(tǒng)、詳細的規(guī)章制度體系，作為精細化管理按規(guī)定辦事的依據(jù)。企事業(yè)單位為了生存和發(fā)展的需要，制定了本系統(tǒng)的、專業(yè)的統(tǒng)一規(guī)章制度，要求職工按照與企事業(yè)單位經(jīng)營、生產(chǎn)、管理有關(guān)的規(guī)范和規(guī)則行事和工作。沒有統(tǒng)一規(guī)范的企事業(yè)單位管理體制，企事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略就不可能實現(xiàn)。全面提高職工的素質(zhì)精細化管理的實施對職工的心理、技能和知識提出了更高的要求。事實上，精細化管理的實質(zhì)是對職工更專業(yè)的要求，通過提高專業(yè)素質(zhì)和技能，將職工的工作要求固化到每個人的工作習(xí)慣中。因此，要真正實現(xiàn)管理的精細化，必須培養(yǎng)大批合格的專業(yè)人才，通過人才的專業(yè)化，實現(xiàn)管理過程的專業(yè)化、精細化、規(guī)范化。企事業(yè)單位要注重細節(jié)管理。實施細節(jié)管理并不困難，但很難一如既往地堅持細節(jié)管理。在辦公室每月制定的月度工作計劃中，可在月初根據(jù)計劃對辦公室領(lǐng)域的工作進行量化和精細分解，明確各階段的負責(zé)人和任務(wù)，使工作成果和完成情況一目了然。深化精細化管理理念創(chuàng)新存在于細節(jié)之中，細節(jié)是創(chuàng)新的源泉。細節(jié)的價值在于實施精細化管理的過程。最重要的是要有標準化與創(chuàng)新相結(jié)合的意識。規(guī)范方法是基本的、不可或缺的條件、要求和手段。創(chuàng)新的方法和技能是在標準化基礎(chǔ)上發(fā)展的要求和手段。規(guī)范是“精致”的體現(xiàn)，是創(chuàng)新的方向和動力?！熬殹鳖I(lǐng)域?qū)⒐芾淼臉藴驶蛣?chuàng)新結(jié)合起來，引領(lǐng)企事業(yè)單位走向成功。許多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者在追求創(chuàng)新時，無論是技術(shù)創(chuàng)新還是管理創(chuàng)新，都習(xí)慣于追求完美，卻很少有“從細節(jié)中看到精神”的關(guān)懷和耐心。相反，成功企事業(yè)單位家海爾集團總裁張瑞敏在談到創(chuàng)新時表示：“創(chuàng)新不等于高科技，創(chuàng)新存在于企事業(yè)單位的每個細節(jié)?！苯Y(jié)束語綜上所述，辦公室管理中存在著管理目標不明確、管理方法不科學(xué)、管理人員職業(yè)素質(zhì)不高等問題，需要尋找有效對策，加強辦公室管理的精細化，細化和量化工作流程；完善管理制度，提高管理者的管理意識，注重職工職業(yè)素質(zhì)的提高。精細化的辦公管理系統(tǒng)不僅是提高整個管理效率的最佳手段，而且可以通過降低管理成本獲得更高的效益。同時，在全辦公室建立一套完善、科學(xué)的規(guī)章制度管理體系，通過合理化、精細化、科學(xué)化，把精細化意識落實到每一位職工身上，為我國的經(jīng)濟社會建設(shè)做出貢獻。

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