執(zhí)法案卷管理規(guī)范

執(zhí)法案卷管理規(guī)范演講人：日期：CATALOGUE目錄執(zhí)法案卷管理概述執(zhí)法案卷分類與編號規(guī)則執(zhí)法案卷建立與歸檔流程執(zhí)法案卷保管與利用制度執(zhí)法案卷查閱、借閱與復(fù)制規(guī)定執(zhí)法案卷銷毀與移交辦法執(zhí)法案卷管理信息化建設(shè)01執(zhí)法案卷管理概述定義執(zhí)法案卷管理是指對行政執(zhí)法過程中形成的各種記錄、證據(jù)、材料等進行分類、歸檔、保存和利用的活動。目的規(guī)范執(zhí)法行為，提高執(zhí)法效率，保障公民權(quán)益，推動法治建設(shè)。定義與目的適用于各級行政執(zhí)法機關(guān)及其執(zhí)法人員。適用范圍行政執(zhí)法過程中形成的各種記錄、證據(jù)、材料等，包括但不限于文書、音像、電子數(shù)據(jù)等形式。適用對象適用范圍及對象管理原則：遵循合法、公正、公開、規(guī)范的原則，確保案卷的真實、完整、安全和有效利用。建立健全案卷管理制度，明確管理職責和程序。加強對案卷的保管和利用，方便查閱和調(diào)閱。管理要求嚴格案卷的分類、歸檔和保存，防止丟失、損毀和外泄。定期對案卷進行清理和檢查，及時糾正和完善不足之處。010203040506管理原則與要求02執(zhí)法案卷分類與編號規(guī)則根據(jù)執(zhí)法案件的性質(zhì)，將案卷分為行政處罰、行政強制、行政檢查、行政征收等不同類別。按案件性質(zhì)分類根據(jù)執(zhí)法案件的處理程序，將案卷分為簡易程序、一般程序和聽證程序等類別。按案件處理程序分類對于同一類別的案卷，按照時間順序進行排列，以便查找和管理。按時間順序分類分類方法及標準010203編號規(guī)則與示例地區(qū)簡稱采用執(zhí)法機構(gòu)所在地的行政區(qū)劃代碼或簡稱，如“京”、“津”、“滬”等。年度采用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。類別根據(jù)案件性質(zhì)和處理程序進行分類，并用字母或數(shù)字表示，如“A”表示行政處罰，“B”表示行政強制等。順序號采用阿拉伯數(shù)字表示，按案卷歸檔順序依次編號，如“001”、“002”等。示例京-2023-A-001，表示北京市2023年行政處罰類案卷的第1卷。0102030405跨年度案卷對于跨年度的案卷，應(yīng)按照歸檔年度的編號規(guī)則進行編號，不得隨意更改或混淆。損壞或丟失案卷對于損壞或丟失的案卷，應(yīng)及時進行修復(fù)或補辦，并重新進行編號和歸檔，確保案卷的完整性和連續(xù)性。涉密案卷對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私的案卷，應(yīng)進行特殊編號和單獨管理，確保其安全性和保密性。特殊情況處理03執(zhí)法案卷建立與歸檔流程執(zhí)法部門在發(fā)現(xiàn)違法行為或接到舉報投訴后，應(yīng)立即啟動立案程序，指定專人負責，確保案件得到及時處理。執(zhí)法人員需進行現(xiàn)場勘查、詢問當事人、收集證據(jù)等工作，形成調(diào)查報告，并由執(zhí)法部門負責人審核批準。執(zhí)法部門對調(diào)查報告及證據(jù)進行審查，依法作出行政處罰決定，并告知當事人。當事人對處罰決定無異議或經(jīng)復(fù)議、訴訟程序后，執(zhí)法部門依法執(zhí)行處罰決定，并結(jié)案歸檔。建立流程及責任人立案階段調(diào)查取證階段審查決定階段執(zhí)行階段歸檔條件執(zhí)法案卷需滿足完整性、合法性、規(guī)范性等要求，確保案件事實清楚、證據(jù)確鑿、程序合法。時間節(jié)點執(zhí)法部門應(yīng)在案件結(jié)案后的一定時間內(nèi)完成歸檔工作，具體時間可根據(jù)案件復(fù)雜程度和實際情況確定。歸檔條件及時間節(jié)點包括案件立案表、調(diào)查報告、證據(jù)材料、處罰決定書、執(zhí)行記錄等相關(guān)文件。歸檔材料清單歸檔材料應(yīng)真實、完整、有序，確保能夠全面反映案件處理過程，便于日后查閱和調(diào)用。同時，歸檔材料需進行分類整理，裝訂成冊，并加蓋執(zhí)法部門印章。要求歸檔材料清單與要求04執(zhí)法案卷保管與利用制度保管期限及密級設(shè)置密級設(shè)置根據(jù)執(zhí)法案卷的內(nèi)容、性質(zhì)、涉及范圍等因素，合理設(shè)置執(zhí)法案卷的密級，確保案卷的安全和保密。保管期限根據(jù)執(zhí)法案卷的性質(zhì)、重要性、利用價值等因素，合理確定執(zhí)法案卷的保管期限。利用方式執(zhí)法案卷可以通過調(diào)閱、復(fù)制、摘錄等方式進行利用，但必須符合相關(guān)規(guī)定和程序。權(quán)限劃分利用方式與權(quán)限劃分根據(jù)工作需要和職責分工，合理劃分執(zhí)法案卷的利用權(quán)限，確保案卷的合理利用和安全管理。0102保密措施采取物理保密、技術(shù)保密、管理保密等多種措施，確保執(zhí)法案卷的安全和保密。責任追究對違反保密規(guī)定，導(dǎo)致執(zhí)法案卷泄露、損壞等后果的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責任。保密措施及責任追究05執(zhí)法案卷查閱、借閱與復(fù)制規(guī)定查閱限制涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的執(zhí)法案卷，應(yīng)當嚴格限制查閱范圍，確保信息安全。查閱人員資格執(zhí)法案卷查閱應(yīng)當由執(zhí)法部門內(nèi)部人員或經(jīng)授權(quán)的人員進行，外部人員需申請并獲得批準。查閱流程查閱人員需提出查閱申請，說明查閱目的、范圍和時間，經(jīng)審核批準后方可進行查閱，并需填寫查閱記錄。查閱條件及流程因工作需要確需借閱執(zhí)法案卷的，應(yīng)當提出借閱申請，并說明借閱理由、用途和歸還時間。借閱條件借閱申請需經(jīng)執(zhí)法部門負責人審批同意，并辦理借閱手續(xù)，確保借閱的合法性和有效性。審批程序借閱期限應(yīng)當根據(jù)實際需要合理確定，到期應(yīng)當及時歸還，如需續(xù)借應(yīng)當重新辦理借閱手續(xù)。借閱期限借閱申請與審批程序復(fù)制權(quán)限及費用承擔執(zhí)法案卷原則上不予復(fù)制，但確因工作需要復(fù)制的，需經(jīng)執(zhí)法部門負責人批準，并注明復(fù)制用途和范圍。復(fù)制權(quán)限復(fù)制執(zhí)法案卷所需費用由申請復(fù)制的單位或個人承擔，費用標準按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。費用承擔復(fù)制的執(zhí)法案卷應(yīng)當妥善保管，不得泄露、篡改或用于其他目的，使用完畢后應(yīng)當及時銷毀。復(fù)制管理06執(zhí)法案卷銷毀與移交辦法銷毀條件執(zhí)法案卷已到期且無保存價值；涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私等需銷毀。銷毀程序提出申請，經(jīng)部門審核批準；執(zhí)行銷毀，監(jiān)銷人簽字；記錄銷毀過程，存檔備查。銷毀條件及程序執(zhí)法案卷涉及其他單位職責，需移交相關(guān)單位；執(zhí)法案卷保存期限屆滿，需移交檔案部門。移交情形相關(guān)執(zhí)法部門、檔案部門等。接收單位移交情形及接收單位監(jiān)督檢查與責任追究責任追究對違反規(guī)定銷毀、移交案卷的單位和個人，依法追究法律責任；造成嚴重后果的，依法從重處罰。監(jiān)督檢查上級主管部門、執(zhí)法部門內(nèi)部、檔案部門等定期對執(zhí)法案卷銷毀與移交情況進行監(jiān)督檢查。07執(zhí)法案卷管理信息化建設(shè)信息化建設(shè)的意義提高執(zhí)法效率通過信息化建設(shè)，可以快速地檢索、查詢和統(tǒng)計案卷信息，減少執(zhí)法人員的工作量和時間成本。降低存儲成本電子化存儲可以節(jié)省大量的紙質(zhì)存儲空間，同時降低案卷損壞、遺失的風險。促進信息共享執(zhí)法案卷信息化后，可以方便地在不同部門、不同地區(qū)之間進行共享，促進協(xié)同辦案。強化監(jiān)督力度電子化的案卷管理可以更加便捷地進行案卷質(zhì)量檢查、執(zhí)法監(jiān)督，提高執(zhí)法公正性和透明度。電子化存儲與備份策略數(shù)據(jù)備份方案制定完善的數(shù)據(jù)備份方案，確保案卷數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性，包括定期備份、異地備份等措施。數(shù)據(jù)存儲格式數(shù)據(jù)存儲權(quán)限選擇適合的電子存儲格式，確保案卷信息的可讀性、可訪問性和可轉(zhuǎn)換性，避免數(shù)據(jù)格式不兼容問題。嚴格控制案卷信息的存儲權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和修改案卷信息，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。訪問控制策略制定嚴格的訪問控制策略，對訪問案卷信息的用戶進行身份驗