灰洞水電站檔案實(shí)施細(xì)則

灰洞水電站檔案實(shí)施細(xì)則?一、總則（一）目的為加強(qiáng)灰洞水電站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營、維護(hù)管理等方面的作用，特制定本實(shí)施細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于灰洞水電站項(xiàng)目建設(shè)及運(yùn)營管理過程中形成的各類文件材料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。（三）依據(jù)文件1.《中華人民共和國檔案法》2.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42）3.《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦〔2005〕480號(hào)）4.其他相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善灰洞水電站檔案管理制度、實(shí)施細(xì)則和工作流程。2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管各類檔案，建立檔案檢索系統(tǒng)，確保檔案的安全和有效利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。5.參與重大項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備采購、合同簽訂等工作，審查相關(guān)文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)。3.在項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營等各項(xiàng)工作中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保文件材料的規(guī)范形成和及時(shí)歸檔。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.工程前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、環(huán)境影響評(píng)價(jià)等文件。工程勘察、設(shè)計(jì)文件，包括地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。2.工程建設(shè)文件工程招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。工程合同文件，包括施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購合同等。工程施工文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書、竣工決算報(bào)告等。3.設(shè)備文件設(shè)備采購文件，如設(shè)備采購合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備監(jiān)造文件等。設(shè)備安裝調(diào)試文件，如設(shè)備安裝說明書、調(diào)試記錄、試運(yùn)行報(bào)告等。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)文件，如設(shè)備維護(hù)計(jì)劃、維修記錄、設(shè)備檔案卡片等。4.生產(chǎn)運(yùn)行文件生產(chǎn)調(diào)度文件，如調(diào)度指令、運(yùn)行記錄、生產(chǎn)報(bào)表等。安全管理文件，如安全規(guī)章制度、安全檢查記錄、事故報(bào)告與處理文件等。質(zhì)量管理文件，如質(zhì)量管理制度、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量事故處理文件等。運(yùn)行技術(shù)資料，如運(yùn)行操作規(guī)程、技術(shù)手冊(cè)、技術(shù)改造文件等。5.行政管理文件公司文件，包括公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要等。行政公文，如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。人事管理文件，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、任免、薪酬福利等文件。財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。黨群工作文件，如黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等文件。6.其他文件上級(jí)主管部門文件、與外單位往來文件等。聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等，記錄工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營等重要活動(dòng)和場景。電子檔案，存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件，與紙質(zhì)檔案具有同等效力。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，由大類代碼、屬類代碼、年度、順序號(hào)組成。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.大類代碼：用大寫字母表示，如"GQ"表示工程前期文件，"GC"表示工程建設(shè)文件，"SB"表示設(shè)備文件，"SC"表示生產(chǎn)運(yùn)行文件，"XZ"表示行政管理文件，"QT"表示其他文件。2.屬類代碼：根據(jù)大類下的具體分類，用兩位數(shù)字表示，如"GC01"表示工程招投標(biāo)文件，"GC02"表示工程合同文件等。3.年度：用四位數(shù)字表示文件形成的年份，如"2023"。4.順序號(hào)：用三位數(shù)字表示同一類文件在該年度內(nèi)的順序編號(hào)，從"001"開始。例如，一份2023年形成的工程建設(shè)類合同文件，其編號(hào)為"GC022023005"。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行分類、組卷、編號(hào)、編目等工作。分類：按照檔案分類方案，將文件材料歸入相應(yīng)的類別。組卷：同一事由、同一類型的文件材料應(yīng)組成一卷或數(shù)卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序。編號(hào)：按照檔案編號(hào)規(guī)則，對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)。編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁號(hào)等項(xiàng)目。3.歸檔文件應(yīng)編制頁碼，單面書寫的文件在右下角編寫頁碼，雙面書寫的文件正面在右下角、背面在左下角編寫頁碼。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.工程前期文件、工程建設(shè)文件中的招投標(biāo)文件、合同文件等應(yīng)在文件形成后及時(shí)歸檔。2.工程施工文件、監(jiān)理文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，工程竣工驗(yàn)收前應(yīng)完成全部歸檔工作。3.設(shè)備文件應(yīng)在設(shè)備到貨驗(yàn)收、安裝調(diào)試、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)及時(shí)歸檔。4.生產(chǎn)運(yùn)行文件、行政管理文件應(yīng)按月或按季度歸檔。5.其他文件應(yīng)根據(jù)文件性質(zhì)和形成時(shí)間及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對(duì)本部門整理好的文件材料進(jìn)行初步審核，確保文件材料符合歸檔要求。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、題名、日期等信息，并簽字確認(rèn)。3.將檔案移交清單和檔案一起送交檔案管理部門。4.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門補(bǔ)充完善。5.審核無誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字蓋章，將檔案入庫保管，并更新檔案檢索系統(tǒng)。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、照明設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案密集架上，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.聲像檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整理，采用光盤、磁帶等載體存儲(chǔ)，并注明相關(guān)信息。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行分類管理，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映灰洞水電站主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本企業(yè)和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如工程前期文件、工程竣工驗(yàn)收文件、重大設(shè)備采購合同、企業(yè)章程等。長期保管的檔案：凡是反映企業(yè)一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本企業(yè)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限為16年至50年。如工程建設(shè)文件中的一般性施工文件、設(shè)備安裝調(diào)試文件、生產(chǎn)運(yùn)行文件中的重要技術(shù)資料等。短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本企業(yè)有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為5年至15年。如行政管理文件中的一般性文件、臨時(shí)性工作文件等。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本細(xì)則執(zhí)行，對(duì)保管期限有疑問的檔案，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定。七、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、安全、高效的原則，確保檔案信息的安全和合法使用。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、損壞，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，復(fù)制人應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案復(fù)制專用章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱、復(fù)制）日期、查閱（借閱、復(fù)制）人姓名、所在部門、查閱（借閱、復(fù)制）內(nèi)容、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的價(jià)值和保存意義。2.對(duì)于仍有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長其保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。（三）銷毀程序1.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀情況報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。九、檔案統(tǒng)計(jì)