某公司物料采購管理制度

某公司物料采購管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司物料采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保證物料的質量和供應及時性，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有物料采購活動，包括原材料、零部件、辦公用品、設備及備品備件等。3.職責分工采購部門負責采購計劃的制定與執(zhí)行，尋找合格供應商，進行采購談判、合同簽訂及訂單跟蹤等工作。定期評估供應商，建立供應商檔案，維護良好的供應商關系。需求部門提出物料需求申請，明確物料規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等要求。參與采購過程中的技術評審和驗收工作。質量部門制定物料檢驗標準和檢驗流程，負責采購物料的質量檢驗工作。對不合格物料提出處理意見。財務部門負責采購資金的審核與支付，對采購成本進行核算和控制。參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的使用情況。二、采購計劃管理1.需求預測需求部門應定期（每月/每季度）對物料需求進行預測，結合生產計劃、銷售訂單及庫存情況，填寫《物料需求預測表》。預測內容包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等，確保預測數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.采購計劃制定采購部門根據(jù)需求部門提交的《物料需求預測表》，結合現(xiàn)有庫存水平，制定月度/季度采購計劃，填寫《采購計劃表》。采購計劃應明確采購物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間、供應商等信息，并經(jīng)部門負責人審核后報分管領導批準。3.采購計劃調整如因生產計劃變更、銷售訂單調整、市場供應變化等原因導致采購計劃需要調整，需求部門應及時填寫《采購計劃變更申請表》，說明變更原因和變更內容。采購部門根據(jù)變更申請對采購計劃進行相應調整，并重新履行審批手續(xù)。三、供應商管理1.供應商選擇采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立《供應商信息庫》。根據(jù)采購物料的要求，從《供應商信息庫》中篩選出潛在供應商，并對其進行初步評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。對于重要物料的供應商，采購部門應組織相關部門（如質量、技術、生產等）進行實地考察，填寫《供應商考察報告》，根據(jù)考察結果確定合格供應商名單，報分管領導批準后納入《合格供應商名錄》。2.供應商評估采購部門定期（每年/每半年）對供應商進行評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、服務等方面。質量部門負責對供應商提供的物料進行質量檢驗，統(tǒng)計不合格率，作為供應商質量評估的重要依據(jù)。采購部門根據(jù)各部門的評估意見，填寫《供應商評估表》，對供應商進行綜合評分。對于評分較低的供應商，采購部門應與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應將其從《合格供應商名錄》中剔除。3.供應商檔案管理采購部門負責建立供應商檔案，檔案內容包括供應商基本信息、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、資質證書、產品目錄、報價單、采購合同、質量檢驗報告、評估記錄等。供應商檔案應及時更新，確保檔案信息的完整性和準確性。四、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)實際需求填寫《采購申請表》，詳細說明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。對于金額較大或重要的采購項目，需求部門還應提供技術方案、預算等相關資料。2.采購審批《采購申請表》提交至采購部門后，采購人員對其進行初步審核，檢查申請內容是否完整、準確，需求是否合理。采購部門負責人根據(jù)采購金額和重要性進行審批，對于金額較小的采購申請，可直接批準；對于金額較大或重要的采購申請，應報分管領導或總經(jīng)理審批。3.供應商選擇與詢價采購人員根據(jù)批準的《采購申請表》，從《合格供應商名錄》中選擇合適的供應商，向其發(fā)送詢價單，要求供應商在規(guī)定時間內報價。詢價單應明確物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間、交貨地點、付款方式等內容，確保供應商報價的準確性和可比性。采購人員收到供應商報價后，對各供應商的報價進行比較分析，選擇報價合理、質量可靠、交貨期合適的供應商作為談判對象。4.采購談判采購人員與選定的供應商進行采購談判，就價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。談判過程中，采購人員應做好記錄，形成《采購談判記錄》，記錄談判時間、地點、參與人員、談判內容及結果等信息。根據(jù)談判結果，采購人員起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應經(jīng)采購部門負責人、法務部門審核后，報分管領導或總經(jīng)理批準。5.合同簽訂采購合同經(jīng)批準后，采購人員與供應商簽訂正式合同。合同簽訂應嚴格按照公司合同管理規(guī)定執(zhí)行，確保合同的合法性和有效性。采購合同簽訂后，采購人員應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、質量部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好后續(xù)工作。6.訂單下達采購人員根據(jù)采購合同，填寫《采購訂單》，明確采購物料的詳細信息、交貨時間、交貨地點等，并發(fā)送給供應商?！恫少徲唵巍窇?jīng)采購部門負責人審核后生效，確保訂單內容與合同一致。采購人員應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應商保持溝通，確保物料按時、按質、按量供應。7.到貨驗收物料到貨前，采購人員應通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。質量部門按照制定的檢驗標準和檢驗流程對到貨物料進行質量檢驗，填寫《物料檢驗報告》。需求部門負責對物料的數(shù)量、規(guī)格、型號等進行核對，確認是否符合采購訂單要求。如驗收合格，質量部門和需求部門應在《物料驗收單》上簽字確認；如驗收不合格，質量部門應出具《不合格品報告》，說明不合格原因，采購人員應及時與供應商溝通，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補貨等。8.付款結算采購人員在收到供應商開具的發(fā)票后，應進行審核，檢查發(fā)票內容是否與采購合同和采購訂單一致。審核無誤后，采購人員填寫《付款申請單》，附上發(fā)票、采購合同、驗收單等相關資料，報財務部門審核。財務部門根據(jù)公司財務制度和資金情況，對付款申請進行審核，審核通過后安排付款。五、采購成本控制1.價格控制采購人員應通過市場調研、供應商談判、招標采購等方式，爭取最優(yōu)惠的采購價格。定期收集市場價格信息，分析價格走勢，為采購決策提供參考依據(jù)。對于常用物料，采購部門可與供應商簽訂年度框架協(xié)議，約定價格調整機制，確保采購價格的相對穩(wěn)定。2.采購數(shù)量控制采購部門應根據(jù)需求預測和庫存情況，合理確定采購數(shù)量，避免采購過多或過少造成庫存積壓或缺貨現(xiàn)象。采用經(jīng)濟訂貨批量（EOQ）等方法，優(yōu)化采購批量，降低采購成本和庫存成本。3.成本分析與核算財務部門定期對采購成本進行分析核算，對比不同供應商的采購價格、采購數(shù)量、運輸成本、質量成本等，評估采購活動的效益。采購部門應配合財務部門進行成本分析工作，提供相關數(shù)據(jù)和信息，共同尋找降低采購成本的機會。六、采購風險管理1.市場風險關注市場動態(tài)，及時了解原材料價格波動、供應短缺等市場風險因素，提前制定應對措施。通過與供應商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應商風險加強對供應商的管理和評估，定期對供應商進行實地考察和信用評級，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商存在的問題。建立供應商備用機制，在主要供應商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應商，確保物料供應的連續(xù)性。3.質量風險嚴格執(zhí)行物料檢驗標準和檢驗流程，加強對采購物料的質量控制，確保所采購的物料符合公司要求。與供應商簽訂質量保證協(xié)議，明確質量責任和賠償條款，對于質量不合格的物料，要求供應商承擔相應的責任。4.合同風險采購合同簽訂前，應進行嚴格的審核，確保合同條款合法、合規(guī)、完整，避免合同糾紛。加強對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。七、監(jiān)督與考核1.內部審計監(jiān)督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購成本是否合理等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應提出整改意見，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.采購績效考核建立采購績效考核制度，對采購部門和采購人員的工作績效進行考核?？己酥笜税ú少彸杀究刂?、采購質量、交貨期、供應商管理、合同執(zhí)行等方面。采購績效考