某房地產(chǎn)公司合同管理辦法

某房地產(chǎn)公司合同管理辦法?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、項(xiàng)目公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于土地出讓合同、建設(shè)工程合同、銷售合同、租賃合同、采購(gòu)合同等。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、平等自愿、公平公正、誠(chéng)實(shí)守信的原則。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會(huì)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，由公司高層管理人員組成，負(fù)責(zé)審議重大合同，決策合同管理中的重大事項(xiàng)。職責(zé)包括：制定合同管理制度和流程；審議合同管理工作報(bào)告；審定重大合同文本；協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大爭(zhēng)議等。2.合同管理部門公司指定[具體部門名稱]為合同管理部門，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作。主要職責(zé)包括：建立健全合同管理制度和臺(tái)賬；參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作；監(jiān)督檢查合同執(zhí)行情況；處理合同糾紛等。3.業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、履行等具體工作，并配合合同管理部門做好相關(guān)工作。職責(zé)包括：根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出簽訂合同的申請(qǐng)；負(fù)責(zé)合同條款的擬定和談判；組織合同的履行；及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行情況等。三、合同的簽訂1.合同簽訂流程申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫合同申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交合同管理部門。審核：合同管理部門對(duì)合同申請(qǐng)表進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核合同的必要性、合法性、合規(guī)性等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將合同申請(qǐng)表及相關(guān)資料提交法律合規(guī)部門進(jìn)行法律審核。法律合規(guī)部門對(duì)合同文本進(jìn)行法律審查，提出法律意見(jiàn)和建議。審批：合同管理部門根據(jù)初審意見(jiàn)和法律審核意見(jiàn)，對(duì)合同進(jìn)行修改完善后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同需提交合同管理委員會(huì)審議。簽訂：經(jīng)審批通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本的內(nèi)容與審批通過(guò)的內(nèi)容一致，合同雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同上簽字（章）確認(rèn)。2.合同文本要求合同文本應(yīng)采用書面形式，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，條款應(yīng)明確、具體、合法，避免模糊不清或歧義。合同應(yīng)包括以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或者報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭(zhēng)議的方法等。對(duì)于格式合同，應(yīng)嚴(yán)格按照公司制定的標(biāo)準(zhǔn)文本執(zhí)行，如需修改，應(yīng)經(jīng)合同管理部門和法律合規(guī)部門審核同意。3.授權(quán)委托簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確定合同簽訂人是否具有合法有效的授權(quán)委托書。授權(quán)委托書應(yīng)明確委托事項(xiàng)、權(quán)限、期限等內(nèi)容，并由委托人簽字（章）確認(rèn)。委托代理人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)范圍。如需變更授權(quán)范圍，應(yīng)及時(shí)辦理書面變更手續(xù)。四、合同的履行1.履行責(zé)任合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，確保合同的全面履行。業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括合同執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收付、質(zhì)量驗(yàn)收等信息。合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人有違約行為，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，要求對(duì)方當(dāng)事人承擔(dān)違約責(zé)任，并向合同管理部門報(bào)告。2.變更與解除合同履行過(guò)程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人，并按照合同約定或法律規(guī)定辦理解除手續(xù)。解除合同應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，并妥善處理合同解除后的相關(guān)事宜。3.合同款項(xiàng)收付合同款項(xiàng)的收付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，并將相關(guān)憑證交財(cái)務(wù)部門入賬。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同款項(xiàng)收付的管理，定期核對(duì)合同臺(tái)賬與財(cái)務(wù)賬目，確?？铐?xiàng)收付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。五、合同的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出整改意見(jiàn)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合合同管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供合同履行情況的相關(guān)資料。2.審計(jì)監(jiān)督公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查合同的簽訂、履行、款項(xiàng)收付等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問(wèn)題，并提出審計(jì)建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.問(wèn)題處理與整改對(duì)于監(jiān)督檢查和審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的合同管理問(wèn)題，合同管理部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。相關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改意見(jiàn)，采取有效措施進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給合同管理部門。六、合同糾紛的處理1.糾紛預(yù)防合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分了解對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況、履約能力等情況，避免與信譽(yù)不佳或履約能力不足的當(dāng)事人簽訂合同。合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)與對(duì)方當(dāng)事人的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題，避免糾紛的發(fā)生。2.糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，并向合同管理部門報(bào)告。合同管理部門應(yīng)會(huì)同法律合規(guī)部門進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，選擇協(xié)商、仲裁、訴訟等合適的解決方式。在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。對(duì)于涉及金額較大或影響重大的合同糾紛，應(yīng)及時(shí)提交合同管理委員會(huì)審議，決策糾紛處理的重大事項(xiàng)。七、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，并移交合同管理部門統(tǒng)一保管。合同相關(guān)資料包括合同申請(qǐng)表、審批文件、法律審查意見(jiàn)、授權(quán)委托書、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、履行過(guò)程中的相關(guān)憑證等。2.檔案整理合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。合同檔案應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進(jìn)行備份。3.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在合同管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。如需復(fù)制合同檔案，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為[具體期限]年。保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀處理。八