BT-xZ05檔案管理制度

BT-xZ05檔案管理制度?一、總則1.目的為加強BTxZ05項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，維護項目的歷史真實面貌，依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本項目實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于BTxZ05項目建設(shè)全過程中形成的各類文件材料，包括項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等，涉及項目各參建單位，如建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位及其他相關(guān)單位。3.基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則。項目各部門和參建單位應(yīng)明確專人負責檔案管理工作，確保檔案工作與項目建設(shè)同步進行，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學(xué)化。二、檔案管理職責1.項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督項目檔案管理工作，制定檔案管理工作方針、政策和規(guī)劃。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，確保檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費、設(shè)備等資源得到保障。定期對項目檔案管理工作進行檢查和評估，推動檔案管理工作不斷改進和提高。2.項目檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定本項目檔案管理實施細則，并組織實施。負責項目檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，對項目各參建單位的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。參與項目建設(shè)過程中的重要會議、活動，及時收集相關(guān)文件資料，確保檔案的完整性。負責編制項目檔案檢索工具和參考資料，積極開發(fā)檔案信息資源，為項目建設(shè)、管理和決策提供服務(wù)。按照規(guī)定向公司檔案管理部門移交項目檔案，并配合做好檔案的驗收、鑒定和銷毀等工作。3.項目各參建單位檔案管理職責各參建單位應(yīng)建立健全本單位檔案管理工作制度，明確檔案管理機構(gòu)和人員職責，確保檔案管理工作正常開展。負責收集、整理、歸檔本單位在項目建設(shè)過程中形成的各類文件材料，按照項目檔案管理部門的要求進行分類、編號、裝訂，并按時移交。對本單位形成的檔案質(zhì)量負責，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。接受項目檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，積極配合做好項目檔案管理的各項工作。三、檔案的收集與整理1.收集范圍項目前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)等。設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。施工文件：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程測量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等?？⒐を炇瘴募嚎⒐を炇請蟾?、工程質(zhì)量保修書、竣工決算報告等。其他與項目建設(shè)有關(guān)的文件：如項目合同、協(xié)議、來往信函、會議紀要、聲像資料等。2.收集要求各參建單位應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本單位形成的文件材料，并確保文件材料的齊全、完整。對收集到的文件材料應(yīng)進行認真核對，確保文件內(nèi)容真實、準確，簽字蓋章手續(xù)完備。對于重要文件材料，應(yīng)及時向項目檔案管理部門移交，不得擅自留存或銷毀。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于檔案的保管和利用。按照項目檔案分類方案進行分類，采用年度項目保管期限的分類方法，對文件材料進行系統(tǒng)整理。對每份文件材料應(yīng)進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。按照檔案裝訂要求，對文件材料進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔1.歸檔時間項目各參建單位應(yīng)在項目建設(shè)過程中及時將形成的文件材料歸檔，一般應(yīng)在每季度末將本季度形成的檔案移交項目檔案管理部門。項目竣工驗收后三個月內(nèi)，各參建單位應(yīng)將全部項目檔案向項目檔案管理部門移交完畢。2.歸檔要求歸檔的文件材料應(yīng)符合整理要求，做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、裝訂整齊、目錄清晰。移交檔案時，應(yīng)編制檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、卷號、份數(shù)、起止日期等，雙方簽字確認。項目檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認真核對，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原單位重新整理后再行移交。五、檔案的保管1.保管期限項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。凡是反映項目建設(shè)全過程，對項目具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。凡是反映項目建設(shè)主要階段和基本情況，在一定時期內(nèi)具有利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限一般為30年。凡是在項目建設(shè)過程中形成的一般性文件材料，在較短時間內(nèi)具有利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為10年。2.保管條件設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案的安全保管。配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案保管要求進行合理排列。保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，定期進行通風換氣，控制庫房溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案保管人員職責負責檔案庫房的日常管理工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。對檔案進行整理、上架、排列，保持檔案存放有序，便于查找利用。做好檔案庫房的溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。負責檔案的借閱登記和歸還工作，對借閱檔案的人員進行監(jiān)督，確保檔案不丟失、不損壞。六、檔案的利用1.利用范圍項目建設(shè)單位、各參建單位因項目建設(shè)、管理、維護等工作需要，可查閱利用項目檔案。其他單位或個人因工作需要查閱利用項目檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用手續(xù)內(nèi)部查閱利用項目檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到項目檔案管理部門查閱。外部單位或個人查閱利用項目檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍和內(nèi)容，經(jīng)項目檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱利用檔案時，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等。查閱利用檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，如需帶出檔案管理部門，應(yīng)經(jīng)項目檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.利用要求查閱利用檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)項目檔案管理部門同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。查閱利用檔案完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對，確保檔案完整無損。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由項目檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。2.鑒定標準根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合項目實際情況，對到期檔案進行逐卷鑒定，確定檔案的存毀。3.銷毀程序檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審查，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)項目檔案管理部門負責人審核，報項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準。經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點由專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標建立項目檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.數(shù)字化處理對項目檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。建立檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的檔案圖像和相關(guān)metadata信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。3.系統(tǒng)功能具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、備份等功能，方便檔案管理人員進行日常操作。能夠?qū)n案信息進行分類、排序、篩選等處理，提高檔案檢索的準確性和效率。提供權(quán)限管理功能，對不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.數(shù)據(jù)安全與備份采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測等安全措施，保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全運行。定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。九、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查內(nèi)容檔案管理工作制度的執(zhí)行情況。檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)情況。2.監(jiān)督檢查方式定期檢查：項目檔案管理部門每半年對項目各參建單位的檔案管理工作進行一次全面檢查。不定期抽查：項目檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各參建單位的檔案管理工作進行抽查。專項檢查：針對檔案管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，適時開展專項檢查。3.檢查結(jié)果處理