某公司物資設(shè)備集中采購管理辦法

某公司物資設(shè)備集中采購管理辦法?一、總則（一）目的為加強公司物資設(shè)備采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高采購效率和物資設(shè)備質(zhì)量，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各單位物資設(shè)備的集中采購活動，包括生產(chǎn)所需的原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類物資。（三）基本原則1.集中采購原則：對通用物資設(shè)備實行集中采購，發(fā)揮規(guī)模采購優(yōu)勢，降低采購成本。2.公開公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公開透明、公平競爭、公正評價的原則，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等機會。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足采購需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品。4.成本效益原則：通過合理的采購策略和管理方法，實現(xiàn)采購成本與效益的最佳平衡。二、組織機構(gòu)及職責（一）集中采購管理委員會1.組成：由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責人等組成。2.職責審議集中采購管理的重大決策和制度。審定集中采購計劃和預(yù)算。協(xié)調(diào)解決集中采購過程中的重大問題。監(jiān)督集中采購活動的執(zhí)行情況。（二）集中采購執(zhí)行部門1.組成：通常為公司設(shè)立的采購部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門。2.職責負責制定集中采購實施細則和工作流程。組織實施集中采購活動，包括編制采購文件、發(fā)布采購信息、組織評標等。與供應(yīng)商進行商務(wù)談判和合同簽訂。協(xié)調(diào)處理采購過程中的具體事務(wù)，跟蹤采購合同執(zhí)行情況。建立和維護供應(yīng)商檔案，評估供應(yīng)商績效。（三）需求部門1.職責根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出物資設(shè)備采購需求，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與采購文件的編制和評審，提供技術(shù)支持和需求解釋。協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商考察和驗收工作。對采購物資設(shè)備的使用情況進行反饋和評價。（四）財務(wù)部門1.職責參與集中采購預(yù)算的編制和審核。負責采購資金的支付和核算管理。對采購成本進行分析和控制，提供財務(wù)方面的建議。（五）審計部門1.職責對集中采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購行為的公正性等。對采購項目的經(jīng)濟效益進行評價，提出審計意見和建議。三、采購計劃管理（一）采購計劃編制1.需求部門應(yīng)于每年末根據(jù)下一年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、設(shè)備維修計劃等，編制物資設(shè)備采購需求計劃，詳細列出所需物資設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。2.采購需求計劃應(yīng)經(jīng)本部門負責人審核后報集中采購執(zhí)行部門。3.集中采購執(zhí)行部門匯總各需求部門的采購需求計劃，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等，編制年度集中采購計劃，明確采購項目、采購方式、采購時間安排等內(nèi)容。（二）采購計劃審批1.年度集中采購計劃報集中采購管理委員會審議批準。2.對于臨時性、緊急性采購需求，需求部門應(yīng)填寫緊急采購申請表，說明采購原因、物資設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等，經(jīng)本部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報集中采購執(zhí)行部門。集中采購執(zhí)行部門根據(jù)情況及時安排采購。（三）采購計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，因生產(chǎn)經(jīng)營計劃變更、市場供應(yīng)變化等原因需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等。2.采購計劃調(diào)整申請經(jīng)審核批準后，集中采購執(zhí)行部門應(yīng)相應(yīng)調(diào)整采購安排，并通知相關(guān)部門。四、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：對于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的物資設(shè)備采購項目，一般采用招標采購方式。2.招標程序集中采購執(zhí)行部門編制招標文件，明確招標項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標標準等內(nèi)容。發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加投標。對報名供應(yīng)商進行資格預(yù)審，確定合格投標人名單。組織投標人踏勘現(xiàn)場、召開投標答疑會。接收投標人的投標文件，進行開標、評標、定標。向中標人發(fā)出中標通知書，并與中標人簽訂采購合同。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。2.談判程序成立談判小組，由集中采購執(zhí)行部門、需求部門、相關(guān)技術(shù)專家等組成。制定談判文件，明確談判項目的技術(shù)、商務(wù)要求等。邀請不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參加談判。組織談判，與供應(yīng)商就采購項目的價格、技術(shù)、服務(wù)等條款進行談判。確定成交供應(yīng)商，談判小組從談判合格的供應(yīng)商中按照談判文件規(guī)定的成交標準確定成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出成交通知書。簽訂采購合同。（三）詢價采購1.適用范圍：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。2.詢價程序集中采購執(zhí)行部門向不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書。供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。集中采購執(zhí)行部門對供應(yīng)商的報價進行比較，選擇符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書，并簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序需求部門提出單一來源采購申請，說明采購原因、供應(yīng)商名稱等。集中采購執(zhí)行部門對申請進行審核，報集中采購管理委員會批準。與單一供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準入1.集中采購執(zhí)行部門建立供應(yīng)商準入制度，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的基本條件，如具有合法經(jīng)營資格、良好的信譽、較強的生產(chǎn)供應(yīng)能力、質(zhì)量保證體系等。2.供應(yīng)商應(yīng)向集中采購執(zhí)行部門提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料，申請成為公司供應(yīng)商。3.集中采購執(zhí)行部門對供應(yīng)商提交的資料進行審核，必要時進行實地考察，評估供應(yīng)商的綜合實力。審核通過的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商分類管理1.根據(jù)供應(yīng)商的規(guī)模、信譽、供應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)量等情況，對供應(yīng)商進行分類，如A類優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、B類合格供應(yīng)商、C類一般供應(yīng)商。2.對不同類別的供應(yīng)商采取不同的管理策略。例如，A類供應(yīng)商給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策，加強與他們的戰(zhàn)略合作；B類供應(yīng)商保持正常的合作關(guān)系，定期進行評估；C類供應(yīng)商進行重點關(guān)注和改進，如連續(xù)評估不合格，可考慮淘汰。（三）供應(yīng)商考核與評價1.建立供應(yīng)商考核評價體系，從產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面對供應(yīng)商進行定期考核評價。2.需求部門負責對采購物資設(shè)備的使用情況進行反饋，提供質(zhì)量、性能等方面的評價意見。3.集中采購執(zhí)行部門根據(jù)考核評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行相應(yīng)的獎懲。對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、限期整改，直至取消供應(yīng)商資格。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購項目確定成交供應(yīng)商后，集中采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確采購物資設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門或法律顧問審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風險。（二）合同執(zhí)行1.采購合同生效后，供需雙方應(yīng)嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)。2.需求部門應(yīng)及時跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.集中采購執(zhí)行部門負責督促供應(yīng)商按時交貨、保證產(chǎn)品質(zhì)量等，對供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如需變更合同條款，供需雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為采購合同的補充文件，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定原因需要解除采購合同的，供需雙方應(yīng)按照法律規(guī)定和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，并承擔相應(yīng)的責任。（四）合同結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定和驗收情況，辦理采購資金的支付結(jié)算。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求提供合法有效的發(fā)票，經(jīng)審核無誤后，財務(wù)部門方可支付貨款。七、采購驗收管理（一）驗收標準1.采購物資設(shè)備的驗收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準、技術(shù)規(guī)格等進行。2.對于國家有強制性標準或行業(yè)標準的物資設(shè)備，應(yīng)符合相應(yīng)標準要求。（二）驗收程序1.采購物資設(shè)備到貨前，需求部門應(yīng)做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、組織驗收人員等。2.物資設(shè)備到貨后，需求部門應(yīng)及時組織驗收，驗收人員應(yīng)包括技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等。3.驗收人員按照驗收標準對物資設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等進行檢查，并填寫驗收報告。4.對于驗收合格的物資設(shè)備，需求部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資設(shè)備，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施。（三）驗收記錄與檔案管理1.驗收過程中應(yīng)做好驗收記錄，包括驗收時間、地點、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等。2.驗收記錄應(yīng)妥善保存，作為采購檔案的重要組成部分，以備查閱和審計。八、采購風險管理（一）風險識別1.集中采購執(zhí)行部門和相關(guān)部門應(yīng)識別采購過程中可能存在的風險，如市場價格波動風險、供應(yīng)商違約風險、質(zhì)量風險、法律風險等。2.對識別出的風險進行分析評估，確定風險的可能性和影響程度。（二）風險應(yīng)對措施1.市場價格波動風險建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握物資設(shè)備價格變化趨勢。通過簽訂長期合同、套期保值等方式，鎖定采購價格，降低價格波動風險。2.供應(yīng)商違約風險加強供應(yīng)商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商，并在合同中明確違約責任。對供應(yīng)商進行定期評估和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險并采取措施防范。3.質(zhì)量風險嚴格采購物資設(shè)備的質(zhì)量標準，加強驗收管理，確保采購物資設(shè)備質(zhì)量合格。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商追究責任。4.法律風險采購活動應(yīng)嚴格遵守法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購程序合法合規(guī)。加強合同管理，審核合同條款，避免法律糾紛。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對集中采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購