某集團股份公司財務部票證與印件管理辦法

某集團股份公司財務部票證與印件管理辦法?一、總則（一）目的為加強某集團股份公司財務部票證與印件的管理，規(guī)范操作流程，確保財務信息安全與準確，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于某集團股份公司財務部各類票證的購買、保管、使用、核銷以及印件的制作、保管、使用等相關管理活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)章制度，確保票證與印件管理合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障票證與印件的安全，防止丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。3.職責明確原則：明確各崗位在票證與印件管理中的職責，做到責任到人。4.規(guī)范操作原則：制定標準化操作流程，確保各項管理活動有序進行。二、票證管理（一）票證種類財務部涉及的票證主要包括但不限于發(fā)票（增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票等）、收據(jù)、支票、匯票、本票等。（二）票證購買1.申請流程各業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫票證購買申請表，注明所需票證的種類、數(shù)量等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務部。2.審批環(huán)節(jié)財務部相關崗位人員對申請表進行審核，確認業(yè)務需求的合理性。審核通過后，報財務經(jīng)理審批。財務經(jīng)理審批同意后，由專人負責到稅務機關或其他指定機構購買票證。3.購買記錄購買票證時，應詳細記錄購買日期、票證種類、數(shù)量、起止號碼、購買金額等信息。購買記錄應妥善保存，以備查詢和核對。（三）票證保管1.專用庫房財務部設立專門的票證保管庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設施。2.分類存放票證應按照種類、號碼段等進行分類存放，便于查找和管理。不同種類的票證應分開存放，避免混淆。3.專人負責指定專人負責票證的保管工作，保管人員應具備較強的責任心和安全意識。保管人員應定期對票證進行盤點，確保賬實相符。（四）票證使用1.開具規(guī)定發(fā)票等票證的開具應嚴格按照國家稅收法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行。開具票證時，應確保填寫內容真實、準確、完整，包括客戶名稱、項目名稱、金額、稅率等信息。票證的開具應使用規(guī)定的開票軟件或工具，確保字跡清晰、印章齊全。2.領用登記內部人員因業(yè)務需要領用票證時，應填寫票證領用登記表，注明領用日期、票證種類、數(shù)量、起止號碼等信息。領用登記表經(jīng)領用人簽字確認后，由保管人員留存。3.使用監(jiān)督財務部門應定期對票證的使用情況進行檢查，監(jiān)督票證的開具是否合規(guī)。發(fā)現(xiàn)問題應及時糾正，并對相關責任人進行處理。（五）票證核銷1.定期核對每月末，保管人員應對已使用的票證進行核對，統(tǒng)計已開具票證的金額、數(shù)量等信息。將核對結果與財務賬目進行比對，確保賬實相符。2.核銷流程核對無誤后，填寫票證核銷申請表，注明已使用票證的起止號碼、開具金額、核銷日期等信息。申請表經(jīng)財務經(jīng)理審批后，進行票證的核銷處理。核銷后的票證應妥善保管，以備稅務機關等部門檢查。三、印件管理（一）印件種類財務部涉及的印件主要包括財務專用章、發(fā)票專用章、法人章等各類印章，以及財務文件、報表、合同等復印件。（二）印章制作1.申請流程因業(yè)務需要新刻印章時，由相關部門填寫印章制作申請表，注明印章名稱、用途等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務部。2.審批環(huán)節(jié)財務部相關崗位人員對申請表進行審核，確認印章制作的必要性。審核通過后，報財務經(jīng)理、公司分管領導審批。經(jīng)公司法定代表人同意后，由指定的印章制作機構按照規(guī)定制作印章。3.備案登記印章制作完成后，應及時到公安機關等相關部門進行備案登記。備案登記信息應妥善保存，以備查詢。（三）印章保管1.專人專柜各類印章應指定專人保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。印章應存放在專門的保險柜或保管箱中，實行專柜保管。2.使用登記印章使用時，應填寫印章使用登記表，注明使用日期、印章名稱、使用事項、批準人等信息。登記表經(jīng)使用人、保管人簽字確認后，由保管人留存。3.定期盤點保管人員應定期對印章進行盤點，確保印章安全。如發(fā)現(xiàn)印章丟失、損壞等情況，應及時報告并采取相應措施。（四）印章使用1.審批權限嚴格規(guī)定印章的使用審批權限，不同印章的使用應按照相應的審批流程進行。例如，財務專用章的使用需經(jīng)財務經(jīng)理審批，重大事項還需報公司分管領導審批。2.使用范圍明確印章的使用范圍，確保印章僅用于規(guī)定的業(yè)務事項。嚴禁印章用于與公司業(yè)務無關的活動。3.現(xiàn)場監(jiān)印印章使用時，保管人員應在現(xiàn)場進行監(jiān)印，確保印章正確加蓋在規(guī)定位置。蓋章后，應對蓋章的文件進行審核，確保文件內容與蓋章事項相符。（五）印件管理1.復印件制作制作財務文件、報表、合同等印件時，應填寫印件制作申請表，注明制作內容、用途等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務部。財務部相關崗位人員對申請表進行審核，確認制作需求的合理性。審核通過后，由專人按照規(guī)定進行印件制作。2.登記存檔印件制作完成后，應進行登記，注明印件名稱、制作日期、份數(shù)、發(fā)放對象等信息。印件應按照類別進行存檔，便于查閱和管理。3.保密要求涉及公司機密的印件應嚴格保密，限制查閱范圍。印件的借閱應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，確保印件安全。四、監(jiān)督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門應定期對財務部票證與印件管理情況進行審計，檢查管理制度的執(zhí)行情況、操作流程的合規(guī)性等。（二）定期自查財務部應定期組織對票證與印件管理進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。（三）問題處理對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時分析原因，采取有效措施進行處理。對違反規(guī)定的責任人，應按照公司相關制度進行嚴肅處理。五、附則（一）解釋權本辦法由某