檔案管理制度

檔案管理制度?一、總則1.目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、存儲和保管。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進行培訓(xùn)。負責檔案的收集、整理、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。開發(fā)和利用檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.各部門職責負責本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，指定專人作為兼職檔案員，負責本部門檔案管理的具體工作。按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交至公司檔案管理部門。配合公司檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的分類與編號1.檔案分類行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會議決議、董事會決議等；公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等；各類行政公文、通知、報告、請示等；公司證照、印章管理文件等。人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動、晉升、獎懲等相關(guān)文件；員工簡歷、學(xué)歷證書、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等；勞動人事合同、協(xié)議等。財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告等；財務(wù)預(yù)算、決算文件；資金管理、成本核算等相關(guān)文件。業(yè)務(wù)檔案：市場營銷檔案，如市場調(diào)研報告、客戶資料、銷售合同、營銷活動策劃與執(zhí)行資料等；生產(chǎn)管理檔案，如生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗記錄、設(shè)備維護資料等；研發(fā)檔案，如研發(fā)項目立項報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利文件等；采購檔案，如采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等；項目檔案，如項目可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收文件等。其他檔案：包括公司大事記、榮譽證書、照片、音像資料、聲像檔案等。2.檔案編號檔案編號采用"類別代碼+年度+順序號"的結(jié)構(gòu)，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。類別代碼按照上述檔案分類分別設(shè)定，行政檔案為"XZ"，人事檔案為"RS"，財務(wù)檔案為"CW"，業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進一步細分代碼（如市場營銷檔案為"YSSC"，生產(chǎn)管理檔案為"YSSC"等），其他檔案為"QT"。年度采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如"2023"。順序號為每類檔案在本年度內(nèi)的流水號，從"001"開始依次編排。例如，一份2023年形成的行政檔案，其編號為"XZ2023001"。四、檔案的收集與整理1.收集要求各部門應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的范圍、時間、責任人等，確保檔案及時、完整地收集。檔案形成部門或個人應(yīng)在工作結(jié)束后及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理齊全，向本部門兼職檔案員移交。對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)安排專人負責收集，確保檔案的完整性和準確性。公司員工在離職時，應(yīng)將個人手中保管的屬于公司的檔案材料全部移交至所在部門兼職檔案員。2.整理要求檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類方案進行分類，對每份文件進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成卷，并編制案卷封面、封底和備考表。電子檔案應(yīng)按照分類方案進行分類存儲，文件命名應(yīng)規(guī)范，確保能夠準確反映文件內(nèi)容和性質(zhì)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索。照片、音像資料等應(yīng)進行分類整理，標注拍攝時間、地點、人物、事件等信息，并配以文字說明，按照一定順序排列存放。五、檔案的歸檔與保管1.歸檔時間各部門兼職檔案員應(yīng)在每年的[具體時間]前，將上一年度整理好的檔案移交至公司檔案管理部門。對于一些特殊或緊急的檔案，應(yīng)在檔案形成后的[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。2.歸檔手續(xù)檔案移交時，雙方應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、類別、移交時間等信息，雙方簽字確認。檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，如涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要權(quán)益、歷史沿革等方面的檔案應(yīng)列為永久保管；一般性業(yè)務(wù)文件、短期參考資料等可根據(jù)實際情況確定為30年或10年保管。4.保管要求檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。對電子檔案應(yīng)進行定期備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。涉及公司機密的檔案，查閱申請人還需經(jīng)公司保密管理部門審批。公司外部人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。2.查閱要求查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。3.借閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。涉及公司機密的檔案，借閱申請人還需經(jīng)公司保密管理部門審批，并嚴格按照保密規(guī)定進行保管和使用。4.借閱要求借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱人員當面清點檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，并辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱人員的保管責任。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案的安全和保密。借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如遇特殊情況不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因并辦理延期手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。對經(jīng)過鑒定擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀審批檔案銷毀清冊應(yīng)報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后方可實施銷毀。涉及公司機密的檔案，銷毀前還需經(jīng)公司保密管理部門審核同意。3.銷毀實施檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如紙質(zhì)檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，電子檔案應(yīng)進行徹底刪除，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，確保銷毀工作的真實性和徹底性。檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案的統(tǒng)計與移交1.統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計分析。檔案管理人員應(yīng)定期填寫檔案統(tǒng)計報表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表等，并按時報送上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。通過檔案統(tǒng)計工作，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以解決，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。2.移交工作公司因分立、合并、撤銷等原因發(fā)生機構(gòu)變動時，檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求，做好檔案的移交工作。檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息，雙方簽字確認。接收單位應(yīng)妥善保管接收的檔案，確保檔案的連續(xù)性和完整性。九、檔案管理的信息化建設(shè)1.信息化目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。通過信息化手段，實現(xiàn)檔案的快速檢索、在線查閱、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能，為公司各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。2.系統(tǒng)建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等功能模塊，并具備用戶管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等安全保障功能。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)標準和規(guī)范，結(jié)合公司實際情況進行定制開發(fā)，確保系統(tǒng)的實用性、穩(wěn)定性和安全性。3.數(shù)據(jù)錄入與維護檔案管理部門應(yīng)安排專人負責檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護工作，確保檔案信息的準確、完整和及時更新。在檔案整理過程中，應(yīng)同步進行電子檔案的錄入工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并做好數(shù)據(jù)安全保密工作。十、獎勵與處罰1.獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括通報表揚、頒發(fā)榮譽證書、給予物質(zhì)獎勵等。2.處罰對違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄露