內業(yè)檔案管理辦法

內業(yè)檔案管理辦法?一、總則1.目的為加強本單位內業(yè)檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于本單位各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。3.管理原則內業(yè)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、維護檔案的真實性和完整性、便于利用的原則。二、檔案管理機構及職責1.檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導本單位的檔案管理工作。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立健全檔案管理制度，定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案安全。負責檔案的檢索工具編制，積極提供檔案利用服務，為各項工作提供支持。參與檔案的鑒定、銷毀工作，對到期或失去保存價值的檔案提出處理意見。負責檔案信息化建設，將檔案信息錄入管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲和檢索。三、檔案的收集與整理1.收集范圍各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要等紙質文件材料。合同、協(xié)議、項目文件、技術資料、圖紙等專業(yè)檔案。照片、錄音、錄像、電子文檔等特殊載體檔案。其他具有保存價值的資料。2.收集要求各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地移交檔案管理部門。收集的檔案應字跡清晰、內容完整、簽署齊全，符合檔案整理要求。特殊載體檔案應同時收集相關的文字說明材料，確保其內容可識別和理解。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理。采用統(tǒng)一的分類標準和編號方法，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。對紙質檔案進行裝訂、編頁，去除金屬物，破損文件應進行修復或復制。電子檔案應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理存儲，確保其可讀性和可用性。四、檔案的分類與編號1.分類方案行政管理類：包括單位的各項規(guī)章制度、組織建設、人事管理、行政管理等方面的文件。業(yè)務工作類：根據本單位的業(yè)務范圍，分為不同的業(yè)務類別，如項目管理、生產運營、市場營銷等，每個類別下再細分具體的檔案類目。財務審計類：涵蓋財務報表、會計憑證、審計報告等財務相關檔案?；窘ㄔO類：針對單位的基本建設項目，包括項目規(guī)劃、設計文件、施工資料、竣工驗收等檔案。設備儀器類：有關設備儀器的購置、安裝、調試、維護、報廢等方面的檔案。聲像檔案類：照片、錄音、錄像等資料。電子檔案類：存儲在電子介質上的各類文件和數據。2.編號規(guī)則檔案編號采用"全宗號年度保管期限分類號件號"的結構。全宗號：由上級檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表本單位檔案全宗。年度：采用公元紀年，如"20XX"。保管期限：分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下），分別用"Y""C""D"表示。分類號：根據檔案分類方案，對應不同的類別賦予相應的代碼。件號：在同一類別、同一保管期限內，按文件排列順序編制的流水號。五、檔案的保管與保護1.保管場所設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案盒、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案上架檔案應按照編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。4.定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，重點檢查檔案的保管狀況、有無損壞、霉變等情況，發(fā)現問題及時處理。5.數字化備份對重要的檔案進行數字化備份，存儲在安全的電子介質上，并定期進行數據校驗，確保數據的完整性和可用性。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則根據國家有關規(guī)定和本單位的實際情況，定期對檔案進行鑒定，準確判定檔案的保存價值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務部門和相關領導組成，負責對檔案進行鑒定工作。3.鑒定方法對檔案的內容、來源、時間等進行綜合分析，確定其保存價值。參考國家檔案保管期限表，結合本單位的業(yè)務特點和實際需求，制定具體的檔案保管期限表。4.銷毀程序經鑒定失去保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制銷毀清冊。銷毀清冊應包括檔案的題名、年度、保管期限、文號、數量等詳細信息。銷毀清冊經單位領導審批后，由檔案管理部門負責組織實施銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告單位領導。七、檔案的利用與服務1.利用范圍本單位內部工作人員因工作需要可查閱、借閱檔案；外單位因工作需要查閱檔案的，須經本單位相關領導批準，并辦理查閱手續(xù)。2.利用方式查閱：檔案管理人員根據利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱期限和用途，經批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.利用登記對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案題名、查閱內容、借閱期限等信息，以便統(tǒng)計和查詢。4.保密要求檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對涉及單位機密的檔案，利用者不得擅自復制、拍照、傳播。利用完畢后，應及時歸還檔案，確保檔案的安全。八、檔案信息化管理1.信息化建設目標逐步實現檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務水平，為單位的決策和業(yè)務工作提供有力支持。2.檔案管理系統(tǒng)建立功能完善的檔案管理系統(tǒng)，實現檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理。3.數據錄入與維護檔案管理人員應及時將檔案信息錄入管理系統(tǒng)，并定期對系統(tǒng)數據進行維護和更新，確保數據的準確性和完整性。4.安全管理加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取數據備份、訪問控制、防火墻等安全措施，防止數據泄露和丟失。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門應定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.考核機制建立檔案管理工作考