航空公司機票采購管理流程

航空公司機票采購管理流程一、制定目的及范圍機票采購是航空公司運營的重要組成部分，其管理流程的規(guī)范化、科學(xué)化對提升公司運營效率、降低采購成本有重要意義。本流程旨在明確機票采購的各個環(huán)節(jié)，確保流程的透明度和可執(zhí)行性。流程適用于航空公司內(nèi)部各部門的機票采購需求，包括但不限于員工出差、客戶商務(wù)旅行及其他相關(guān)需求。二、采購原則機票采購應(yīng)遵循以下原則，以確保采購的高效性和合理性：1.公正、透明的采購原則，確保信息公開，避免利益沖突。2.綜合考慮票價、航班安排、服務(wù)質(zhì)量，選擇適合的航空公司。3.所有機票采購須依據(jù)正式的申請流程進行，確保資金使用的合規(guī)性。三、采購流程1.需求提出機票采購需求由各部門提出，相關(guān)人員需提前與出行人員溝通，確認出行時間、地點、人數(shù)及預(yù)算。需求確認后，填寫“機票采購申請表”，并附上出行說明。2.申請審批申請表需提交至部門負責(zé)人審核，確保出行的必要性與預(yù)算的合理性。部門負責(zé)人審核后，將申請表交由財務(wù)部門進行預(yù)算審核。若需求超出預(yù)算，需進行預(yù)算調(diào)整或重新申請。3.詢價及對比財務(wù)部門審核通過后，負責(zé)機票采購的專員需對比不同航空公司的票價和服務(wù)，至少獲取三家航空公司或旅行社的報價。報價需包含航班時刻、退改簽政策、附加費用等信息。4.核價與選擇在報價對比的基礎(chǔ)上，采購專員對各航空公司的報價進行核價，考慮歷史價格與市場行情。在確保價格合理的前提下，選擇最優(yōu)供應(yīng)商并填寫“機票采購決策表”。5.申請最終審批采購決策表需提交至公司高層或?qū)ｉT的采購委員會進行最終審批。審批通過后，機票采購專員方可進行后續(xù)的采購步驟。6.機票采購實施采購專員根據(jù)審批結(jié)果，與選定的航空公司或旅行社聯(lián)系，完成機票的采購。采購?fù)瓿珊?，需將所有相關(guān)票據(jù)、確認函等文件歸檔，并記錄在公司的采購系統(tǒng)中。7.驗收及反饋機票采購后，出行人員需在出行結(jié)束后填寫“機票使用反饋表”，反饋出行體驗以及航班的服務(wù)質(zhì)量。采購專員根據(jù)反饋信息進行后續(xù)的供應(yīng)商評估和調(diào)整。8.報銷流程對于公司內(nèi)部員工出差的機票費用，需在出行后2周內(nèi)提交相應(yīng)的報銷申請，附上機票及相關(guān)文件。財務(wù)部門需對報銷申請進行審核，確保費用的合規(guī)性與準確性。四、備案與存檔所有機票采購相關(guān)文件，包括采購申請表、報價單、采購決策表、機票確認函及報銷申請等，需進行電子存檔與紙質(zhì)備案，以備日后查閱與審計。五、采購紀律與責(zé)任1.采購人員職責(zé)：采購專員需嚴格遵守公司采購流程，確保所有采購活動的合規(guī)性。須定期參與培訓(xùn)，更新市場信息與采購策略。2.信息保密：采購人員不得泄露供應(yīng)商的商業(yè)機密及價格信息，須確保所有采購信息的保密性。3.行為規(guī)范：采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的饋贈或回扣，違反者將受到公司紀律處分。六、流程反饋與改進機制在流程實施過程中，需定期收集各部門對機票采購流程的反饋信息，評估流程的有效性與可操作性。通過建立反饋機制，確保流程在實際運行中能夠不斷優(yōu)化與調(diào)整，以適應(yīng)公司發(fā)展的需求。七、總結(jié)航空公司機票采購管理流程的建立，旨在通過規(guī)范化的管理手