檔案管理制度上墻

檔案管理制度上墻?一、總則1.目的為了加強(qiáng)本單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本檔案管理制度。2.適用范圍本制度適用于本單位各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案。3.基本原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理原則，確保檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和保密性，便于檔案的保管、查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立健全檔案管理制度，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全與完整。做好檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借閱規(guī)定，及時催還到期檔案。負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，根據(jù)工作需要編制各類檔案檢索工具和參考資料。參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、維護(hù)和安全管理。協(xié)助各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，提供檔案業(yè)務(wù)咨詢和培訓(xùn)服務(wù)。三、檔案的收集與歸檔1.收集范圍本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料，包括但不限于：上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。本單位制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。本單位召開的重要會議的文件、記錄、紀(jì)要等。本單位與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。本單位的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。本單位的人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案等專門檔案。本單位組織的各類活動的文件、照片、錄像等。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保材料的齊全、完整。2.歸檔要求歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署完備。電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲，確保其可讀性和可利用性。歸檔的文件材料應(yīng)分類準(zhǔn)確、組卷合理、編號清晰，便于查找和管理。各部門應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理部門。3.歸檔程序各部門收集齊全本部門應(yīng)歸檔的文件材料后，進(jìn)行初步整理，填寫《檔案移交清單》，一式兩份。將整理好的文件材料和《檔案移交清單》一并移交檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行檢查、核對，符合要求的予以接收，并在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，一份留存，一份退還移交部門。四、檔案的整理與分類1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類方法采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。年度：將檔案按形成年度進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)文件材料的來源、內(nèi)容所涉及的機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類。保管期限：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、定期[X]年、定期[X]年三個保管期限。3.整理步驟裝訂：對歸檔的文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。編頁：對裝訂后的文件材料編寫頁碼，便于查閱和統(tǒng)計。分類：按照分類方法對文件材料進(jìn)行分類，確定其歸屬。編目：編制檔案目錄，包括檔號、文號、題名、日期、保管期限等項目。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔號、年度、保管期限等信息。五、檔案的編目與編號1.編目要求檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，便于查找和利用。檔號應(yīng)按照規(guī)定的編號規(guī)則編制，具有唯一性和系統(tǒng)性。題名應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件材料的主要內(nèi)容。日期應(yīng)填寫文件材料的形成日期，格式統(tǒng)一。保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的價值確定，準(zhǔn)確填寫。2.編號規(guī)則檔號由全宗號、年度、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、保管期限代碼、件號組成。全宗號：本單位檔案管理部門的編號。年度：文件材料形成的年度，用四位數(shù)字表示。機(jī)構(gòu)（問題）代碼：根據(jù)機(jī)構(gòu)或問題編制的代碼。保管期限代碼：永久用"Y"表示，定期[X]年用"D[X]"表示，定期[X]年用"D[X]"表示。件號：同一類檔案中每份文件的順序號。六、檔案的保管與保護(hù)1.保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案的安全。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.保管方式檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。檔案盒應(yīng)直立放置在檔案架上，避免擠壓和損壞。對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并報告上級主管部門。4.安全防護(hù)檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。對電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。七、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定本單位工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。2.借閱規(guī)定外單位人員因工作需要借閱本單位檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請表的內(nèi)容，對借閱人員的身份和借閱條件進(jìn)行審核，符合要求的予以借閱，并收取一定的押金。借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、公布檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還。如檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。2.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定方法對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其保存價值。參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位的實際情況，確定檔案的保管期限。對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，進(jìn)行鑒定并提出銷毀意見。4.銷毀程序檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成《檔案銷毀清冊》，一式兩份。將《檔案銷毀清冊》報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將一份《檔案銷毀清冊》存檔，一份報上級主管部門備案。九、檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.數(shù)字化加工對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。對掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。將數(shù)字化圖像按照檔案整理的要求進(jìn)行分類、命名、存儲，建立相應(yīng)的索引數(shù)據(jù)庫。3.系統(tǒng)功能檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其職責(zé)和權(quán)限，可對檔案進(jìn)行相應(yīng)的操作。系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。4.數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密存儲等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性