公司檔案管理制度及流程

公司檔案管理制度及流程?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、照片、音像資料等。二、檔案管理職責(zé)1.綜合管理部負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體實(shí)施，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和保管。按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部移交應(yīng)歸檔的檔案。積極配合綜合管理部開展檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集1.收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作流程、通知、通報等文件。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件。公司的人事檔案，包括員工入職申請表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價等。公司的業(yè)務(wù)檔案，如項(xiàng)目策劃書、招投標(biāo)文件、客戶資料、業(yè)務(wù)往來函件等。公司的工程檔案，如工程圖紙、施工方案、竣工驗(yàn)收報告等。公司的會議記錄、紀(jì)要、決議等文件。公司的重要活動記錄，如慶典活動、培訓(xùn)活動、團(tuán)建活動等的照片、錄像、文字資料等。其他具有保存價值的文件、資料。2.收集要求各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的及時收集。檔案收集應(yīng)確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，不得遺漏、篡改或偽造。對于重要文件和資料，應(yīng)及時收集并妥善保管，防止丟失或損壞。各部門應(yīng)定期對本部門的檔案進(jìn)行清理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.收集時間各類文件資料形成后，應(yīng)在一個月內(nèi)整理歸檔。項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后的兩周內(nèi)將項(xiàng)目檔案整理歸檔。員工離職后，所在部門應(yīng)在員工離職后的一周內(nèi)將其人事檔案移交綜合管理部。四、檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、工程檔案等五大類。行政檔案包括公司文件、會議記錄、規(guī)章制度、證照印章等。人事檔案包括員工個人信息、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價等。財務(wù)檔案包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。業(yè)務(wù)檔案包括項(xiàng)目策劃書、招投標(biāo)文件、客戶資料、業(yè)務(wù)往來函件等。工程檔案包括工程圖紙、施工方案、竣工驗(yàn)收報告等。2.整理方法按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案進(jìn)行分類。對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。對檔案進(jìn)行裝訂、編目、裝盒等整理工作，確保檔案整齊、美觀、便于查閱。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。五、檔案歸檔1.歸檔原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。便于保管和利用。2.歸檔流程各部門檔案收集責(zé)任人將整理好的檔案移交本部門負(fù)責(zé)人審核。本部門負(fù)責(zé)人審核無誤后，填寫檔案移交清單，將檔案移交綜合管理部。綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行檢查和核對，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)。綜合管理部檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則對檔案進(jìn)行分類、編號、裝盒，并將檔案上架存放。六、檔案保管1.保管要求綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。對檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等，確保電子檔案的安全。2.保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等；公司的財務(wù)決算報告、審計報告等；公司的重要合同、協(xié)議等。長期保管的檔案包括公司的規(guī)章制度、工作流程、通知、通報等文件；公司的人事檔案；公司的業(yè)務(wù)檔案等，保管期限為[X]年。短期保管的檔案包括公司的一般性文件、資料等，保管期限為[X]年。3.檔案借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱事由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部檔案管理人員審核。綜合管理部檔案管理人員審核通過后，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。借閱檔案應(yīng)保持檔案的完整性和保密性，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或損壞檔案。如需長期借閱檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案歸還借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員在接收歸還的檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進(jìn)行鑒定。堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案銷毀意見。3.鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析和評估。對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。對仍有保存價值但已不符合現(xiàn)行檔案管理要求的檔案，應(yīng)進(jìn)行重新整理和歸檔。4.銷毀流程檔案鑒定小組提出檔案銷毀意見后，填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫檔案銷毀記錄，記錄銷毀時間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人等信息。檔案銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀申請表一并保存。八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。2.信息化建設(shè)內(nèi)容檔案信息錄入：將公司各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案檢索查詢：在檔案信息管理系統(tǒng)中建立完善的檢索查詢功能，方便用戶快速查找所需檔案信息。檔案借閱管理：通過檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記等功能，提高檔案借閱管理的效率和透明度。檔案安全管理：采取必要的安全措施，確保檔案信息在存儲和傳輸過程中的安全，防止檔案信息泄露和丟失。3.信息化管理要求檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時更新。定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級