2022年Excel高級處理功能的

第1章Excel高級處理功能的使用Excel是現(xiàn)代企業(yè)辦公中最常用的辦公工具之一，能夠正確和熟練地使用Excel，對提高工作效率和工作質量有著非常重要的意義。Excel具有強大的數(shù)據(jù)庫管理功能，這主要依賴于其內部的宏命令、函數(shù)及其強有力的決策支持工具。因此，在介紹ExcelVBA之前，有必要對Excel內部的一些高級處理功能進行一下簡單的介紹，這樣，會給讀者學習后面的ExcelVBA知識打下良好的基礎。1.1.1檢測錄入數(shù)據(jù)的有效性添加數(shù)據(jù)是Excel最基本的操作。當需要錄入大量數(shù)據(jù)信息的時候，通常會出現(xiàn)錄錯數(shù)據(jù)的可能，比如本應該在單元格中錄入數(shù)值型數(shù)據(jù)卻錄入了字符型數(shù)據(jù)。在Excel中，提供了驗證輸入數(shù)據(jù)有效性的功能，使用這種功能能夠有效地減少錄錯數(shù)據(jù)情況的發(fā)生。下面以向工作表中輸入員工基本信息為例，來講解如何驗證輸入員工的年齡信息是否合法，其實現(xiàn)的具體步驟如下所示。1.2使用數(shù)據(jù)篩選功能在Excel中，存儲數(shù)據(jù)與篩選數(shù)據(jù)同樣的重要。本節(jié)中將講解有關數(shù)據(jù)篩選方面的一些技巧，通過這些技巧，可以使讀者方便快捷地從工作表中得到所需要的數(shù)據(jù)信息，從而提高工作的效率。1.2.1使用篩選功能檢索數(shù)據(jù)為了方便篩選數(shù)據(jù)，Excel提供了自動篩選的功能。通過自動篩選，可以將常用的數(shù)據(jù)信息非常輕松地提取出來。如果工作表中的數(shù)據(jù)量非常的龐大，那么使用自動篩選功能將能夠大大地提高工作的效率，縮短篩選數(shù)據(jù)的時間。下面以員工信息工作表為例，來講解使用篩選功能篩選數(shù)據(jù)的一些技巧，其實現(xiàn)的具體操作步驟如下所示。1.2.2使用自定義篩選功能檢索數(shù)據(jù)使用篩選功能只能篩選出符合某一類條件的數(shù)據(jù)信息，如果想要得到更加詳細的信息，可以使用自定義篩選功能來實現(xiàn)。下面以篩選員工信息工作表中年齡在20~30之間員工信息為例，來講解如何實現(xiàn)自定義篩選的功能，具體的操作步驟如下所示。1.3Excel常用函數(shù)的使用Excel是現(xiàn)代企業(yè)中常用的辦公軟件之一。在Excel中，除了具有向Word那樣編輯文本的功能之外，還可以通過使用其本身自帶的各種函數(shù)來操作工作表單元格中的各種數(shù)據(jù)信息，從而能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)辦公中的各種需求。Excel有很多自帶的函數(shù)，本節(jié)中將介紹其中幾種比較常用函數(shù)的使用方法。1.3.1自動求和函數(shù)的使用自動求和函數(shù)用于在Excel單元格中進行各種數(shù)學計算，用于自動求和中的數(shù)據(jù)必須都是數(shù)值類型的數(shù)據(jù)信息。在Excel中，自動求和函數(shù)主要包括以下幾種。SUM函數(shù)：對某一行區(qū)域或列區(qū)域中的單元格數(shù)據(jù)進行求和運算。AVERAGE函數(shù)：對某一行區(qū)域或列區(qū)域中的單元格數(shù)據(jù)進行求平均值運算。MAX函數(shù)：對某一行區(qū)域或列區(qū)域中的單元格數(shù)據(jù)進行求最大值運算。MIN函數(shù)：對某一行區(qū)域或列區(qū)域中的單元格數(shù)據(jù)進行求最小值運算。下面將具體講解這幾種函數(shù)的相關用法。1.3.3日期函數(shù)的使用在Excel中，日期函數(shù)也是經(jīng)常使用的函數(shù)之一。本節(jié)中將詳細講解幾個常用日期函數(shù)的使用方法。主要有以下幾種：YEAR函數(shù)：返回一個年份值，數(shù)值范圍在1900~9999之間。MONTH函數(shù)：返回一個月份值，數(shù)值范圍在1~12之間。DAY函數(shù)：返回一個月中的第幾天的數(shù)值。NOW函數(shù)：返回當前系統(tǒng)的日期時間值。TODAY函數(shù)：返回日期格式的當前日期。下面具體說明一下這幾種日期函數(shù)的使用方法，具體實現(xiàn)的操作步驟如下所示。UPPER函數(shù)：將一個文本字符串的所有字母都轉換為大寫的形式。下面就介紹一下如何從文本文件中將數(shù)據(jù)導入到Excel當中，其具體實現(xiàn)的方法如下所示。MONTH函數(shù)：返回一個月份值，數(shù)值范圍在1~12之間。2使用圖表向導創(chuàng)建圖表TODAY函數(shù)：返回日期格式的當前日期。在向Excel的工作表中錄入數(shù)據(jù)的操作中，許多Excel的使用者只知道使用Excel的一些基本的功能，卻不知道操作Excel還有很多的技巧。在Excel中，提供了驗證輸入數(shù)據(jù)有效性的功能，使用這種功能能夠有效地減少錄錯數(shù)據(jù)情況的發(fā)生。1自動求和函數(shù)的使用1自動求和函數(shù)的使用下面以員工信息工作表為例，來講解使用篩選功能篩選數(shù)據(jù)的一些技巧，其實現(xiàn)的具體操作步驟如下所示。下面以員工信息工作表為例，來講解使用篩選功能篩選數(shù)據(jù)的一些技巧，其實現(xiàn)的具體操作步驟如下所示。圖表是用來將信息表示成使人容易理解的一種表示方式。5使用圖表統(tǒng)計數(shù)據(jù)前面講解了有關數(shù)據(jù)篩選和Excel內置函數(shù)的相關知識。Excel是現(xiàn)代企業(yè)辦公中最常用的辦公工具之一，能夠正確和熟練地使用Excel，對提高工作效率和工作質量有著非常重要的意義。1.4使用數(shù)據(jù)透視表前面講解了有關數(shù)據(jù)篩選和Excel內置函數(shù)的相關知識。在本節(jié)中，將講解如何使用數(shù)據(jù)透視表對Excel工作表中的數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)計和計算，重而得到所需要的數(shù)據(jù)信息。1.4.1數(shù)據(jù)透視表的作用數(shù)據(jù)透視表的作用是能夠完成篩選、排序和分類匯總等功能，最后生成匯總表格。通過使用數(shù)據(jù)透視表中所集成的多種功能，能夠為用戶處理數(shù)據(jù)提供方便。數(shù)據(jù)透視表為用戶提供了數(shù)據(jù)的三維視圖，即將用戶所需要的數(shù)據(jù)分別按照3條不同的坐標軸進行排列，從而達到統(tǒng)計數(shù)據(jù)信息的要求。數(shù)據(jù)透視表實際上是通過二維的視圖來表示三維的內部結構，如圖1.48所示，圖中行標簽、列標簽和報表篩選分別表示三維結構中的X軸、Y軸和Z軸，通過這種表示方法可以顯示統(tǒng)計的數(shù)據(jù)信息。1.4.2數(shù)據(jù)透視表的應用本節(jié)中，將通過一個具體的示例來講解數(shù)據(jù)透視表的具體應用。某超市的商品銷售表包含以下幾個字段：銷售月份、銷售產(chǎn)品、單價、銷售數(shù)量、銷售總額和備注，如圖1.49所示。1.5使用圖表統(tǒng)計數(shù)據(jù)圖表是用來將信息表示成使人容易理解的一種表示方式。使用圖表能夠使人更容易理解數(shù)據(jù)統(tǒng)計和計算，使得用戶更加方便和快捷地操作數(shù)據(jù)。圖表能夠給人以生動的感性認識，使得人們更能夠接受這種表達習慣，也就是說，人們不用怎么動腦，就很容易理解圖表所表達的數(shù)據(jù)信息。在Excel中，提供了功能強大的圖表功能。本節(jié)中，將向讀者講解有關圖表方面的相關知識。1.5.1圖表的三種類型在介紹圖表的應用之前，首先介紹一下圖表的各種顯示類型，