便簽紙管理制度

便簽紙管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司便簽紙的管理，規(guī)范便簽紙的使用行為，提高辦公效率，節(jié)約辦公成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工。定義本制度所指便簽紙是公司為滿足員工日常辦公記錄、提醒等需求而提供的辦公用品。便簽紙的采購與庫存管理采購流程1.需求統(tǒng)計(jì)各部門定期（每月末）統(tǒng)計(jì)本部門下月度便簽紙的預(yù)計(jì)使用量，填寫《便簽紙需求統(tǒng)計(jì)表》，報(bào)至行政部門。2.采購申請(qǐng)行政部門根據(jù)各部門需求統(tǒng)計(jì)表，結(jié)合庫存情況，匯總編制《便簽紙采購申請(qǐng)表》，注明便簽紙的規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息，提交至采購負(fù)責(zé)人審批。3.采購執(zhí)行采購負(fù)責(zé)人根據(jù)審批后的采購申請(qǐng)表，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中要嚴(yán)格把控質(zhì)量，確保所采購的便簽紙符合公司辦公需求。4.到貨驗(yàn)收便簽紙到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)。庫存管理1.入庫登記行政部門設(shè)立專門的便簽紙庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄便簽紙的入庫日期、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.存放管理便簽紙應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全的倉庫內(nèi)，按照規(guī)格、型號(hào)分類存放，便于查找和取用。3.庫存盤點(diǎn)行政部門定期（每季度末）對(duì)便簽紙庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧情況，要及時(shí)查明原因并進(jìn)行相應(yīng)處理。4.庫存預(yù)警當(dāng)便簽紙庫存數(shù)量低于設(shè)定的安全庫存時(shí)，行政部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出庫存預(yù)警，通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨。便簽紙的領(lǐng)用與發(fā)放領(lǐng)用原則1.按需領(lǐng)用員工應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要領(lǐng)用便簽紙，避免浪費(fèi)。2.以舊換新員工領(lǐng)用新便簽紙時(shí)，應(yīng)將用完的舊便簽紙交回行政部門，以舊換新。領(lǐng)用流程1.填寫申請(qǐng)表員工如需領(lǐng)用便簽紙，需填寫《便簽紙領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用便簽紙的規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門審批部門負(fù)責(zé)人根據(jù)員工實(shí)際工作需求，對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)表進(jìn)行審批。如申請(qǐng)合理，予以批準(zhǔn)；如申請(qǐng)不合理，應(yīng)說明原因并要求員工調(diào)整申請(qǐng)。3.領(lǐng)用發(fā)放員工持經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表到行政部門領(lǐng)取便簽紙。行政部門根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放相應(yīng)規(guī)格和數(shù)量的便簽紙，并在庫存臺(tái)賬上進(jìn)行記錄。便簽紙的使用規(guī)范書寫規(guī)范1.內(nèi)容簡潔明了員工使用便簽紙記錄信息時(shí)，應(yīng)確保內(nèi)容簡潔、準(zhǔn)確、清晰，避免冗長、模糊的表述。2.書寫工整便簽紙上的文字應(yīng)書寫工整，易于辨認(rèn)。不得使用潦草、難以識(shí)別的字體。3.語言文明便簽紙上的語言應(yīng)文明規(guī)范，不得出現(xiàn)侮辱性、歧視性、攻擊性等不當(dāng)言辭。使用范圍1.辦公記錄員工可使用便簽紙記錄會(huì)議紀(jì)要、工作安排、待辦事項(xiàng)、重要數(shù)據(jù)等辦公相關(guān)信息。2.提醒事項(xiàng)用于提醒自己重要的工作任務(wù)、會(huì)議時(shí)間、文件截止日期等事項(xiàng)。3.內(nèi)部溝通在公司內(nèi)部傳遞簡短的信息、意見、建議等，但不得用于傳遞機(jī)密信息。禁止行為1.隨意浪費(fèi)禁止員工隨意丟棄未使用完的便簽紙，或在便簽紙上亂寫亂畫、撕毀等浪費(fèi)行為。2.挪作他用不得將便簽紙用于非辦公用途，如私人信件、草稿紙等。3.違規(guī)傳遞信息嚴(yán)禁利用便簽紙傳遞公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密或違反公司規(guī)定的信息。便簽紙的回收與處理回收要求1.及時(shí)回收員工用完便簽紙后，應(yīng)及時(shí)將其交回行政部門指定的回收地點(diǎn)。2.分類整理行政部門在回收便簽紙時(shí)，應(yīng)按照便簽紙的使用情況（已使用、未使用）進(jìn)行分類整理。處理方式1.可再利用便簽紙對(duì)于未使用完的便簽紙或可二次利用的便簽紙（如部分空白頁面可繼續(xù)使用），經(jīng)整理后重新入庫，供員工再次領(lǐng)用。2.廢棄便簽紙對(duì)于已使用且無再利用價(jià)值的廢棄便簽紙，行政部門應(yīng)按照公司的環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如統(tǒng)一交由有資質(zhì)的回收公司進(jìn)行回收處理，避免隨意丟棄造成環(huán)境污染。便簽紙的費(fèi)用管理預(yù)算管理公司將便簽紙采購費(fèi)用納入年度辦公費(fèi)用預(yù)算，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核和控制。行政部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行采購，不得超預(yù)算支出。費(fèi)用核算財(cái)務(wù)部門對(duì)便簽紙的采購費(fèi)用進(jìn)行單獨(dú)核算，記錄每筆采購的金額、供應(yīng)商等信息。同時(shí)，根據(jù)各部門的領(lǐng)用情況，將便簽紙費(fèi)用分?jǐn)傊粮鞑块T，作為部門辦公費(fèi)用的一部分進(jìn)行考核。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.行政部門監(jiān)督行政部門負(fù)責(zé)對(duì)便簽紙的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止并糾正。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)便簽紙的采購、庫存、領(lǐng)用、費(fèi)用等情況進(jìn)行審計(jì)，確保各項(xiàng)管理工作符合制度規(guī)定?？己宿k法1.考核指標(biāo)將便簽紙的使用節(jié)約情況、回收情況等納入員工績效考核指標(biāo)體系，具體指標(biāo)包括：便簽紙人均月使用量：考核員工便簽紙的使用量是否合理，是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象。便簽紙回收率：考核員工是否及時(shí)將用完的便簽紙交回行政部門。2.考核周期績效考核周期為一個(gè)自然年度。3.考核結(jié)果應(yīng)用根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反本制度規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、績效扣分等處罰。附則制度修訂本制