檔案歸檔管理制度

檔案歸檔管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的檔案歸檔管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.完整性原則：應(yīng)確保檔案內(nèi)容的全面性和完整性，反映公司各項經(jīng)營管理活動的真實面貌。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合實際情況，便于日后查閱和使用。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案分類（一）行政檔案1.公司文件：包括公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議、公司發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結(jié)等。2.行政公文：上級機(jī)關(guān)來文、公司對外發(fā)文、內(nèi)部行政公文等。3.會議文件：各類會議的通知、議程、報告、記錄、紀(jì)要等。4.人事檔案：員工個人檔案，包括入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲記錄等。5.資質(zhì)證照：公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、各類資質(zhì)證書、許可證等。6.印章管理檔案：印章使用申請、審批記錄、印章保管登記表等。（二）財務(wù)檔案1.會計憑證：原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財務(wù)報表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.財務(wù)預(yù)算與決算：年度財務(wù)預(yù)算報告、決算報告等。5.稅務(wù)資料：納稅申報表、稅務(wù)審計報告等。6.財務(wù)審計檔案：內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。（三）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷檔案：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同、招投標(biāo)文件等。2.采購檔案：采購計劃、采購合同、供應(yīng)商資料、采購發(fā)票等。3.生產(chǎn)檔案：生產(chǎn)計劃、工藝流程文件、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、生產(chǎn)設(shè)備檔案等。4.研發(fā)檔案：研發(fā)項目立項報告、研發(fā)過程記錄、技術(shù)成果文件等。5.項目管理檔案：項目可行性研究報告、項目計劃、項目進(jìn)度報告、項目驗收報告等。（四）其他檔案1.合同檔案：各類經(jīng)濟(jì)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.基建檔案：工程項目的立項文件、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收文件等。3.聲像檔案：公司重大活動照片、錄像、錄音等。4.電子檔案：存儲在電子介質(zhì)上的各類文件資料。三、檔案收集（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料。（二）收集要求1.齊全完整：應(yīng)確保收集的檔案材料齊全，能夠全面反映相關(guān)工作的過程和結(jié)果。2.真實有效：檔案材料應(yīng)真實可靠，符合實際情況，并有相關(guān)人員的簽字或蓋章。3.格式規(guī)范：紙質(zhì)文件應(yīng)字跡清晰、格式統(tǒng)一；電子文件應(yīng)格式規(guī)范，易于存儲和查閱。（三）收集時間1.日常收集：各部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理收集，定期移交綜合管理部門。2.階段性收集：對于重要項目、活動等，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時收集相關(guān)檔案材料。3.年度收集：每年年終，各部門應(yīng)將全年形成的檔案材料進(jìn)行全面整理，移交綜合管理部門。（四）收集程序1.部門整理：各部門負(fù)責(zé)將本部門形成的文件材料進(jìn)行初步整理，分類編號，填寫檔案移交清單。2.部門審核：各部門負(fù)責(zé)人對本部門移交的檔案材料進(jìn)行審核，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。3.移交綜合管理部門：各部門將審核后的檔案材料及移交清單一并移交至綜合管理部門。綜合管理部門接收后，應(yīng)對移交的檔案材料進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通解決。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律：按照文件材料的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)便于查找、借閱和統(tǒng)計，提高檔案管理的工作效率。（二）紙質(zhì)檔案整理1.分類：按照檔案分類方案，對紙質(zhì)文件進(jìn)行分類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案卷內(nèi)，一份單獨成冊。4.裝訂：將每份檔案材料按順序排列整齊，左側(cè)裝訂，確保裝訂牢固，不掉頁。（三）電子檔案整理1.分類：按照檔案分類方案，對電子文件進(jìn)行分類存儲。2.命名：電子文件的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，反映文件的主題、日期、作者等信息，便于查找和識別。3.元數(shù)據(jù)錄入：為電子文件錄入必要的元數(shù)據(jù)，如文件編號、題名、日期、保管期限、密級等，以便于檢索和管理。4.存儲：電子文件應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案保管（一）保管場所1.綜合檔案室：公司設(shè)立綜合檔案室，用于集中保管各類檔案。綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.部門檔案柜：各部門可設(shè)置檔案柜，用于臨時存放本部門常用的檔案材料，但應(yīng)定期整理移交綜合檔案室。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案上架1.排列順序：檔案應(yīng)按照分類編號順序上架排列，便于查找和管理。2.標(biāo)識清晰：在檔案架上應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度等信息，便于識別。（四）檔案盤點1.定期盤點：綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點，每年至少進(jìn)行一次全面盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.不定期抽查：綜合管理部門可不定期對部分檔案進(jìn)行抽查，檢查檔案的保管情況和利用情況。3.盤點記錄：每次盤點應(yīng)做好記錄，包括盤點時間、范圍、結(jié)果等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并采取措施進(jìn)行處理。（五）檔案安全保護(hù)1.防火：綜合檔案室應(yīng)配備滅火器材，嚴(yán)禁在檔案室吸煙和使用明火。定期檢查電器設(shè)備，防止火災(zāi)隱患。2.防潮：保持檔案室干燥通風(fēng)，采取防潮措施，如放置干燥劑、除濕機(jī)等。對受潮的檔案應(yīng)及時進(jìn)行處理，防止霉變。3.防蟲：定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害應(yīng)及時采取措施進(jìn)行防治，如使用防蟲藥品、清理檔案環(huán)境等。4.防盜：加強檔案室的安全防范措施，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等。嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案室，確保檔案的安全。5.防光：檔案室應(yīng)采用防光窗簾、燈罩等措施，避免檔案直接受光照射，防止檔案褪色、老化。6.防塵：保持檔案室清潔衛(wèi)生，定期清掃，防止灰塵對檔案的污染。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿：根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.失去保存價值：檔案內(nèi)容已無利用價值，如已完成的項目文件、過期的規(guī)章制度等。3.重復(fù)文件：同一內(nèi)容的文件有多個副本，且已無保存必要的。（三）鑒定程序1.初步審查：綜合管理部門對到期檔案進(jìn)行初步審查，提出擬銷毀檔案清單。2.小組鑒定：檔案鑒定小組對擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核鑒定，確定是否需要銷毀。3.審批：經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案：采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。2.電子檔案：采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理破壞，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（五）銷毀記錄銷毀檔案時，應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀時間、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，由檔案鑒定小組成員簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄歸檔保存。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個人提供檔案查閱的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱手續(xù)1.登記：查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、檔案名稱、查閱目的等信息。2.借閱：如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還：借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，歸還時綜合管理部門應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。（三）查閱利用規(guī)定1.查閱范圍：查閱人員應(yīng)按照申請的查閱范圍進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。2.禁止行為：查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并在指定地點進(jìn)行。3.保密要求：查閱人員應(yīng)對所查閱的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。（四）利用效果反饋綜合管理部門應(yīng)定期對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用需求和利用效果，及時調(diào)整檔案管理工作，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。對于重要的檔案利用情況，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。4.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記和歸還等功能，方便快捷地辦理借閱手續(xù)。5.統(tǒng)計分析：能夠?qū)n案的利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)備份與安全1.數(shù)據(jù)備份：定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。2.安全防護(hù)：加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，設(shè)置防火墻、入侵檢