寫檔案管理制度

寫檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面收集，涵蓋公司經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面，保證檔案的齊全。4.時(shí)效性原則：及時(shí)整理、歸檔各類文件資料，確保檔案信息的及時(shí)有效。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，履行以下職責(zé)：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司各類檔案，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，履行以下職責(zé)：1.負(fù)責(zé)本部門日常工作中文件資料的收集、積累，確保文件資料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門的文件資料整理、立卷，移交綜合管理部歸檔。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的查閱、借閱登記工作，并及時(shí)歸還。4.協(xié)助綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的分類及編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司規(guī)章制度，會(huì)議紀(jì)要，工作計(jì)劃與總結(jié)，行政公文等。2.人力資源類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算，財(cái)務(wù)報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包括市場(chǎng)調(diào)研，營(yíng)銷策劃，銷售合同，客戶資料等。5.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計(jì)劃，工藝流程，質(zhì)量控制，設(shè)備管理等相關(guān)文件。6.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)，技術(shù)方案，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，專利申請(qǐng)等相關(guān)文件。7.物資采購(gòu)類：包括采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)合同，供應(yīng)商資料，物資驗(yàn)收等相關(guān)文件。8.質(zhì)量管理類：包括質(zhì)量體系文件，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，檢驗(yàn)報(bào)告，質(zhì)量事故處理等相關(guān)文件。9.法務(wù)合規(guī)類：包括法律事務(wù)文件，合同審核意見，合規(guī)檢查報(bào)告等。10.其他類：不屬于以上分類的其他檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用"分類號(hào)+年度+順序號(hào)"的編碼方式，具體如下：1.分類號(hào)：按照檔案分類的十大類，分別用大寫字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J表示。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023年表示為"2023"。3.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示，從001開始編號(hào)。例如，行政管理類2023年的第5份檔案編號(hào)為"A2023005"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件。3.公司員工個(gè)人提交的工作總結(jié)、述職報(bào)告、科研成果、榮譽(yù)證書等。4.其他與公司相關(guān)的有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)及時(shí)收集并妥善保管，防止丟失、損壞。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可追溯性。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值和密級(jí)，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的文件資料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的文件資料按照一定的原則和方法組成案卷，每卷厚度不宜過(guò)厚，一般以2050頁(yè)為宜。3.編目：對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)、編制目錄，目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年3月底前，將上一年度形成的文件資料整理、立卷后移交綜合管理部歸檔。2.對(duì)于緊急、重要的文件資料，應(yīng)隨時(shí)收集、整理并及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，符合檔案整理的要求。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用光盤、磁帶、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存放于不同的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整理，注明內(nèi)容、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)等信息，并妥善保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是公司在一定時(shí)期內(nèi)具有重要參考價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，主要是公司在日常工作中形成的一般性文件資料。檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，由綜合管理部會(huì)同相關(guān)部門共同研究決定。（四）檔案清查1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制《檔案清查報(bào)告》，對(duì)檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件、逐頁(yè)進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷檔案的價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其重要程度和利用價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從檔案的利用效益和經(jīng)濟(jì)效益等方面進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的保留或銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀審批表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，綜合管理部負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀審批表》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀審批表》歸檔保存。八、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合管理部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，確保檔案的完整和安全。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱檔案歸還時(shí)，借閱人應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向綜合管理部報(bào)告。（三）外部查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提交查閱或借閱申請(qǐng)，說(shuō)明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、期限等，并加蓋單位公章。2.公司綜合管理部應(yīng)根據(jù)外單位的申請(qǐng)，對(duì)查閱或借閱檔案的必要性和安全性進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，外單位查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并按照公司的規(guī)定進(jìn)行查閱或借閱。查閱或借閱檔案的期限、歸還要求等按照公司內(nèi)部人員查閱或借閱的規(guī)定執(zhí)行。九、檔案的保密（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，確保檔案信息安全。3.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)讓公司檔案。（二）保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員應(yīng)定期更換密碼，防止密碼泄露。3.對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行記錄，以便跟蹤檔案流向，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.綜合管理部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定