社團(tuán)印章管理制度

社團(tuán)印章管理制度?總則目的為加強(qiáng)社團(tuán)印章的管理，維護(hù)社團(tuán)的合法權(quán)益，保障社團(tuán)活動(dòng)的正常開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于社團(tuán)所有印章，包括社團(tuán)公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等各類具有法律效力的印章。印章定義1.社團(tuán)公章：代表社團(tuán)對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的正式印章，用于各類重要文件、信函、證明等的簽署。2.法定代表人章：由社團(tuán)法定代表人使用，用于特定文件或事務(wù)的簽署，與公章配合使用，增強(qiáng)法律效力。3.財(cái)務(wù)專用章：專門用于社團(tuán)財(cái)務(wù)往來結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)的印章。4.合同專用章：用于社團(tuán)簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律約束力文件的印章。印章的刻制申請(qǐng)社團(tuán)因工作需要刻制印章時(shí)，應(yīng)由相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并提交至社團(tuán)管理層審批。審批通過后，申請(qǐng)表原件留存于社團(tuán)檔案，復(fù)印件交予負(fù)責(zé)印章刻制的部門或人員?？讨?.經(jīng)審批同意刻制的印章，統(tǒng)一由社團(tuán)指定專人負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的正規(guī)印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.刻制單位必須按照公安部門規(guī)定的印章樣式、規(guī)格、材質(zhì)等要求進(jìn)行制作，確保印章質(zhì)量和安全性。3.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)提供印章印模，并將印章及印模一同交付社團(tuán)指定接收人。接收人應(yīng)對(duì)印章外觀、尺寸、文字等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)無誤后在《印章交接清單》上簽字確認(rèn)。備案1.社團(tuán)新刻制的印章，應(yīng)在刻制完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，由專人持印章及相關(guān)證明材料（如社團(tuán)登記證書、法定代表人身份證明等）到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)進(jìn)行備案登記。備案登記完成后，將備案回執(zhí)復(fù)印件留存于社團(tuán)檔案。2.印章備案信息如有變更，如印章?lián)p壞需要重新刻制、印章遺失補(bǔ)辦等情況，社團(tuán)應(yīng)在變更后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，按照上述備案流程重新辦理備案手續(xù)。印章的保管保管原則1.實(shí)行專人保管制度，每枚印章必須指定一名責(zé)任心強(qiáng)、具備良好職業(yè)道德的人員作為印章保管人。保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.嚴(yán)格執(zhí)行印章保管與使用分離原則，即印章保管人不得同時(shí)負(fù)責(zé)印章的使用審批工作。印章使用必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，由審批人簽字同意后方可使用。3.印章保管人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保印章清晰、完整，如有損壞或模糊不清的情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換印章。保管方式1.實(shí)體印章保管社團(tuán)公章、法定代表人章等重要印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，并設(shè)置密碼鎖。密碼由保管人妥善保管，不得泄露給他人。財(cái)務(wù)專用章和合同專用章應(yīng)存放在財(cái)務(wù)部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門的專用保管箱內(nèi)，保管箱鑰匙由保管人專人負(fù)責(zé)保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。印章存放處應(yīng)保持安全、干燥、通風(fēng)良好，防止印章受潮、生銹或損壞。2.電子印章保管對(duì)于使用電子印章的情況，應(yīng)按照相關(guān)電子印章管理規(guī)定進(jìn)行保管。電子印章的密鑰應(yīng)嚴(yán)格保密，由專人負(fù)責(zé)保管和使用。定期對(duì)電子印章系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保電子印章的正常使用和數(shù)據(jù)安全。如發(fā)現(xiàn)電子印章系統(tǒng)存在安全隱患或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。保管人職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管工作，確保印章存放安全，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將印章帶出社團(tuán)辦公場(chǎng)所。2.嚴(yán)格按照印章使用審批流程進(jìn)行用印操作，對(duì)不符合審批要求的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕，并及時(shí)向?qū)徟朔答伹闆r。3.在用印過程中，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)用印文件內(nèi)容與審批內(nèi)容是否一致，確保用印準(zhǔn)確無誤。用印完成后，應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記表》上記錄用印時(shí)間、文件名稱、用印份數(shù)、審批人等信息，并妥善保存用印文件及相關(guān)材料。4.定期對(duì)印章保管情況進(jìn)行自查，并配合社團(tuán)內(nèi)部審計(jì)或外部檢查等工作，如實(shí)提供印章使用和保管相關(guān)資料。5.如發(fā)現(xiàn)印章遺失、被盜或損壞等異常情況，應(yīng)立即報(bào)告社團(tuán)管理層，并采取緊急措施防止損失擴(kuò)大，同時(shí)協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。印章的使用使用流程1.申請(qǐng)社團(tuán)成員因工作需要使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、用印份數(shù)、預(yù)計(jì)用印日期等信息，并簽字確認(rèn)。申請(qǐng)表應(yīng)按照社團(tuán)內(nèi)部審批流程提交至相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)、重要程度等因素進(jìn)行認(rèn)真審核，確保用印事項(xiàng)符合社團(tuán)規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.審批一般事項(xiàng)的用印申請(qǐng)，由社團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重要事項(xiàng)或涉及金額較大的用印申請(qǐng)，需經(jīng)社團(tuán)法定代表人審批。審批人應(yīng)在《印章使用申請(qǐng)表》上簽署審批意見，明確同意或不同意用印，并注明審批日期。如不同意用印，應(yīng)說明理由。3.用印經(jīng)審批同意用印的申請(qǐng)，印章保管人應(yīng)按照審批意見進(jìn)行用印操作。用印時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正地加蓋在文件規(guī)定位置上，并在文件上加蓋騎縫章（如有需要）。用印過程中，印章保管人不得擅自更改用印文件內(nèi)容或擴(kuò)大用印范圍。如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容存在錯(cuò)誤或其他問題，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通并反饋給審批人，待問題解決后再進(jìn)行用印。用印完成后，印章保管人應(yīng)在《印章使用登記表》上記錄用印時(shí)間、文件名稱、用印份數(shù)、審批人等信息，并要求申請(qǐng)人在登記表上簽字確認(rèn)。使用范圍1.社團(tuán)公章以社團(tuán)名義發(fā)布的各類正式文件、通知、公告、信函等。社團(tuán)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等具有法律約束力的文件。社團(tuán)出具的各類證明材料，如會(huì)員身份證明、資質(zhì)證明、榮譽(yù)證書等。其他需要加蓋社團(tuán)公章的重要事項(xiàng)。2.法定代表人章在社團(tuán)法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)，用于簽署相關(guān)文件或辦理特定事務(wù)。與社團(tuán)公章配合使用，增強(qiáng)文件的法律效力。3.財(cái)務(wù)專用章用于社團(tuán)財(cái)務(wù)往來結(jié)算的各類票據(jù)，如支票、匯票、收據(jù)等的蓋章。財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)相關(guān)文件的蓋章。其他經(jīng)社團(tuán)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)事項(xiàng)用印。4.合同專用章專門用于社團(tuán)簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律約束力文件的蓋章。在合同簽訂過程中，按照合同條款和審批意見加蓋合同專用章，確保合同的有效性和嚴(yán)肅性。禁止使用情況1.未經(jīng)審批同意的用印申請(qǐng)。2.空白紙張、空白介紹信、空白合同等文件上加蓋印章。特殊情況確需加蓋空白印章的，必須經(jīng)社團(tuán)法定代表人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格登記用印數(shù)量、用途、領(lǐng)取人等信息，領(lǐng)取人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交回已使用或未使用的加蓋空白印章的文件。3.涉及違法違規(guī)、損害社團(tuán)利益或不符合社團(tuán)規(guī)定的文件用印。4.已蓋有其他單位公章或不符合印章使用規(guī)范的文件再次加蓋社團(tuán)印章。印章的停用、更換與銷毀停用1.因社團(tuán)名稱變更、注銷、合并等原因，導(dǎo)致印章不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章停用手續(xù)。2.由社團(tuán)管理層指定專人負(fù)責(zé)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章停用原因、停用日期等信息，并提交至社團(tuán)相關(guān)部門備案。3.印章保管人在收到《印章停用申請(qǐng)表》后，應(yīng)立即停止使用該印章，并將印章妥善保管。更換1.印章因磨損、損壞、遺失等原因無法正常使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)更換印章。2.申請(qǐng)更換印章的流程與新刻制印章流程相同，即由相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，經(jīng)社團(tuán)管理層審批后，聯(lián)系具有資質(zhì)的正規(guī)印章刻制單位進(jìn)行刻制，并辦理備案手續(xù)。3.新印章刻制完成后，原印章保管人應(yīng)將停用的印章交回社團(tuán)，并在《印章交接清單》上簽字確認(rèn)。社團(tuán)應(yīng)將停用印章妥善保管，以備后續(xù)查驗(yàn)。銷毀1.對(duì)于不再使用且無保留價(jià)值的印章，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀印章必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，由社團(tuán)管理層批準(zhǔn)后實(shí)施。2.銷毀印章時(shí)，應(yīng)指定至少兩名專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保印章銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)銷毀情況，包括印章名稱、數(shù)量、銷毀方式、銷毀時(shí)間等信息。3.印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀后的印章碎片或殘?jiān)鼞?yīng)妥善處理，防止泄露社團(tuán)信息。4.《印章銷毀登記表》應(yīng)作為社團(tuán)檔案資料永久保存，以備日后查閱。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.社團(tuán)內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查印章的保管、使用、審批等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)用印或印章管理漏洞等問題。2.審計(jì)檢查過程中，審計(jì)人員可通過查閱《印章使用登記表》、用印文件、印章保管記錄等資料，實(shí)地查看印章存放情況，與印章保管人、使用人進(jìn)行談話等方式進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。3.對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)向社團(tuán)管理層報(bào)告，并提出整改建議。社團(tuán)管理層應(yīng)督促相關(guān)部門和人員限期整改，確保印章管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。外部監(jiān)督1.社團(tuán)應(yīng)積極配合上級(jí)主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、公安機(jī)關(guān)等相關(guān)部門對(duì)印章管理工作的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供印章管理相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的意見和建議，社團(tuán)應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。3.通過接受外部監(jiān)督，不斷完善社團(tuán)印章管理制度，提高印章管理水平，防范印章管理風(fēng)險(xiǎn)。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用印章。2.超越審批范圍使用印章。3.在空白紙張、空白介紹信、空白合同等文件上加蓋印章。4.偽造、變?cè)煊≌禄蛏米钥讨朴≌隆?.因保管不善導(dǎo)致印章遺失、被盜或損壞。6.其他違反印章管理制度的行為。處理措施1.對(duì)于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印章的行為，由社團(tuán)管理層對(duì)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其立即糾正違規(guī)行為，采取措施消除不良影響。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，社團(tuán)將視情節(jié)輕重給予責(zé)任人警告、罰款、解除職務(wù)等處分，并依法追究其法律責(zé)任。3.因違規(guī)用印給社團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失或其他損害的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。社團(tuán)有權(quán)通過法律途徑向責(zé)任人追償損失。4.對(duì)于違反印章管理制度的行為，社團(tuán)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果在社團(tuán)內(nèi)部