傳統(tǒng)發(fā)票管理制度

傳統(tǒng)發(fā)票管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司傳統(tǒng)發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用、保管等行為，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及傳統(tǒng)發(fā)票的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的相關(guān)行為。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，確保發(fā)票使用合法、合規(guī)。2.真實(shí)性原則：發(fā)票開具和取得的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，不得虛開發(fā)票或取得虛假發(fā)票。3.準(zhǔn)確性原則：發(fā)票內(nèi)容填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括發(fā)票抬頭、金額、項(xiàng)目等信息。4.完整性原則：妥善保管發(fā)票相關(guān)資料，確保發(fā)票管理檔案資料完整。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于公司與一般納稅人之間發(fā)生的銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或應(yīng)稅服務(wù)等業(yè)務(wù)，對(duì)方需抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的情況。（二）增值稅普通發(fā)票1.通用機(jī)打發(fā)票：適用于公司與小規(guī)模納稅人或其他不需要抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的單位和個(gè)人發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。2.卷式發(fā)票：主要用于一些特定行業(yè)或業(yè)務(wù)場景，如餐飲、零售等，根據(jù)實(shí)際經(jīng)營情況選擇使用。（三）其他發(fā)票如定額發(fā)票等，根據(jù)業(yè)務(wù)需要在規(guī)定范圍內(nèi)使用，如停車費(fèi)、出租車費(fèi)等小額支出。三、發(fā)票的開具（一）開具要求1.發(fā)票開具人員應(yīng)具備相應(yīng)的開票資格，熟悉發(fā)票管理規(guī)定和開票流程。2.按照實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容如實(shí)開具發(fā)票，不得變更品名和金額。3.發(fā)票抬頭應(yīng)填寫全稱，不得簡稱或填寫錯(cuò)誤。購買方為企業(yè)的，應(yīng)填寫企業(yè)名稱、納稅人識(shí)別號(hào)等完整信息；購買方為個(gè)人的，應(yīng)填寫個(gè)人姓名。4.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，字跡工整，不得壓線、錯(cuò)格。各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易相符，包括貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。5.開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票專用章應(yīng)清晰、完整，不得模糊不清或加蓋其他印章。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)并確認(rèn)收入時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門開具發(fā)票。2.財(cái)務(wù)部門開票人員根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的開票信息，在開票系統(tǒng)中錄入相關(guān)內(nèi)容，經(jīng)核對(duì)無誤后打印發(fā)票。3.發(fā)票打印完成后，由開票人員加蓋發(fā)票專用章，并進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購買方信息、金額、稅額等。4.將發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)（如有）交給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)傳遞給購買方。記賬聯(lián)留存作為記賬憑證。（三）特殊情況開具1.發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，不符合發(fā)票作廢條件，需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的規(guī)定進(jìn)行操作。由購買方填報(bào)《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》），購買方取得專用發(fā)票已用于申報(bào)抵扣的，在填開《信息表》時(shí)不填寫相對(duì)應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息，應(yīng)暫依《信息表》所列增值稅稅額從當(dāng)期進(jìn)項(xiàng)稅額中轉(zhuǎn)出，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與《信息表》一并作為記賬憑證。購買方取得專用發(fā)票未用于申報(bào)抵扣、但發(fā)票聯(lián)或抵扣聯(lián)無法退回的，購買方填開《信息表》時(shí)應(yīng)填寫相對(duì)應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息。銷售方憑稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項(xiàng)負(fù)數(shù)開具。紅字專用發(fā)票應(yīng)與《信息表》一一對(duì)應(yīng)。2.納稅人開具增值稅普通發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)收回原發(fā)票并注明"作廢"字樣或取得對(duì)方有效證明。開具時(shí)應(yīng)在備注欄注明"紅字發(fā)票對(duì)應(yīng)原發(fā)票代碼及號(hào)碼"。四、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司員工在發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)取得發(fā)票時(shí)，應(yīng)向銷售方索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易相符。2.取得的發(fā)票應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整。發(fā)票專用章的名稱應(yīng)與銷售方名稱一致。3.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證，認(rèn)證通過后方可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。認(rèn)證期限為自發(fā)票開具之日起360日內(nèi)。（二）取得流程1.員工在辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)主動(dòng)向銷售方索取發(fā)票。如銷售方拒絕提供發(fā)票或提供的發(fā)票不符合規(guī)定，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門報(bào)告。2.員工取得發(fā)票后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票信息，確保發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票信息有誤，應(yīng)及時(shí)與銷售方聯(lián)系，要求對(duì)方重新開具發(fā)票。3.將取得的發(fā)票及時(shí)交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門在收到發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。審核無誤后，按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）特殊情況處理1.取得的發(fā)票丟失：應(yīng)于發(fā)現(xiàn)丟失當(dāng)日書面報(bào)告稅務(wù)機(jī)關(guān)，并登報(bào)聲明作廢。同時(shí)，取得銷售方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報(bào)稅證明單》（適用于增值稅專用發(fā)票）或其他相關(guān)證明文件，作為記賬憑證和增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣的合法憑證。對(duì)于普通發(fā)票丟失，應(yīng)取得原開票單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。2.取得的發(fā)票為異常憑證：應(yīng)立即停止抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行處理。與銷售方聯(lián)系，核實(shí)發(fā)票異常原因。如屬于銷售方虛開發(fā)票等問題，應(yīng)及時(shí)采取措施，如要求銷售方重新開具合法有效的發(fā)票或進(jìn)行相應(yīng)的稅務(wù)調(diào)整。配合稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查，提供相關(guān)資料和說明，確保公司稅務(wù)合規(guī)。五、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司發(fā)票僅用于與公司經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得自行擴(kuò)大發(fā)票使用范圍。（二）使用規(guī)范1.按照發(fā)票的種類、適用范圍正確使用發(fā)票，不得混用。如增值稅專用發(fā)票不得用于開具普通業(yè)務(wù)，增值稅普通發(fā)票不得用于開具需要抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的業(yè)務(wù)。2.發(fā)票應(yīng)按順序號(hào)使用，不得拆本使用發(fā)票。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票號(hào)碼錯(cuò)誤、跳號(hào)等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門，并將錯(cuò)誤發(fā)票作廢處理。3.填寫發(fā)票時(shí)應(yīng)使用中文，民族自治地方可以同時(shí)使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。外商投資企業(yè)和外國企業(yè)可以同時(shí)使用一種外國文字。4.不得在發(fā)票上自行涂改、挖補(bǔ)、刮擦或使用化學(xué)藥水更改字跡。如發(fā)票填寫錯(cuò)誤，應(yīng)按照規(guī)定作廢重開。（三）發(fā)票的作廢與紅沖1.發(fā)票作廢同時(shí)具有下列情形的，為本規(guī)定所稱作廢條件：收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)時(shí)間未超過銷售方開票當(dāng)月；銷售方未抄稅并且未記賬；購買方未認(rèn)證或者認(rèn)證結(jié)果為"納稅人識(shí)別號(hào)認(rèn)證不符""專用發(fā)票代碼、號(hào)碼認(rèn)證不符"。作廢發(fā)票時(shí)，應(yīng)在紙質(zhì)發(fā)票各聯(lián)次上注明"作廢"字樣，并全聯(lián)次留存。同時(shí)，在開票系統(tǒng)中進(jìn)行作廢操作，確保電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票信息一致。2.發(fā)票紅沖如前所述，發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行紅沖操作。開具紅字發(fā)票時(shí)，應(yīng)注意紅字發(fā)票的內(nèi)容與原藍(lán)字發(fā)票相對(duì)應(yīng)，確保稅務(wù)處理準(zhǔn)確無誤。六、發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公司發(fā)票的統(tǒng)一保管工作，指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的收發(fā)、登記、存放等管理工作。2.各部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票管理工作，指定本部門的發(fā)票管理人員，負(fù)責(zé)本部門取得發(fā)票的及時(shí)傳遞和保管工作。（二）保管要求1.設(shè)立專門的發(fā)票存放場所，確保發(fā)票存放安全、干燥、防潮、防蟲。發(fā)票存放場所應(yīng)配備必要的防火、防盜設(shè)施。2.按照發(fā)票種類、號(hào)碼順序進(jìn)行存放，便于查找和核對(duì)。同時(shí)，建立發(fā)票登記簿，詳細(xì)記錄發(fā)票的購入、開具、作廢、紅沖、使用、結(jié)存等情況。3.定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、短缺等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。4.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。（三）電子發(fā)票保管1.對(duì)于取得的電子發(fā)票，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行電子歸檔。可以通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)或其他專門的電子檔案管理軟件進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子發(fā)票的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子發(fā)票的存儲(chǔ)應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.在需要查詢和使用電子發(fā)票時(shí)，應(yīng)能夠快速準(zhǔn)確地獲取相關(guān)信息，并保證電子發(fā)票的格式符合稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求，以便于報(bào)銷、入賬和稅務(wù)申報(bào)等操作。七、發(fā)票的檢查與監(jiān)督（一）內(nèi)部檢查1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)公司發(fā)票管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)。2.檢查方式可以采用抽查、全面檢查等形式。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.各部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門的檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查1.積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)公司發(fā)票管理情況的檢查。稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查時(shí)，應(yīng)如實(shí)提供發(fā)票存根聯(lián)、發(fā)票登記簿、記賬憑證、原始憑證等相關(guān)資料，不得拒絕、隱瞞。2.對(duì)于稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并按照規(guī)定的期限和要求報(bào)送整改情況報(bào)告。3.關(guān)注稅務(wù)機(jī)關(guān)發(fā)布的發(fā)票管理政策和法規(guī)變化，及時(shí)調(diào)整公司發(fā)票管理制度和操作流程，確保公司發(fā)票管理符合稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致公司遭受稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或經(jīng)濟(jì)損失的部門和個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括但不限于批評(píng)教