清潔合同管理制度

清潔合同管理制度?總則目的為加強公司清潔服務合同的管理，規(guī)范清潔服務行為，確保公司辦公及經營場所的環(huán)境衛(wèi)生符合標準，保障公司正常運營，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司與各類清潔服務供應商簽訂的清潔服務合同，包括但不限于辦公區(qū)域、生產車間、公共區(qū)域等的日常清潔、定期深度清潔以及特殊清潔任務的合同管理?；驹瓌t1.合法性原則：清潔服務合同的簽訂、履行應符合國家法律法規(guī)及相關政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協(xié)商簽訂合同，明確各自的權利和義務。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的各項義務，不得擅自變更或解除合同。4.效益原則：通過合理的合同管理，確保清潔服務質量，提高公司環(huán)境衛(wèi)生水平，同時控制成本，實現(xiàn)經濟效益與環(huán)境效益的平衡。合同簽訂管理供應商選擇1.供應商篩選建立清潔服務供應商庫，通過市場調研、招標、邀請推薦等方式收集潛在供應商信息。對供應商的資質、信譽、業(yè)績、服務能力等進行綜合評估，篩選出符合公司要求的供應商。2.供應商資質要求具有獨立法人資格，具備有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等相關證照。具有從事清潔服務的專業(yè)資質證書，如清潔服務企業(yè)資質等級證書等。具有良好的商業(yè)信譽，近三年內無重大違法違規(guī)行為記錄。具備專業(yè)的清潔設備和工具，擁有一定數量的專業(yè)清潔人員，并能提供人員資質證明。3.供應商實地考察對初步篩選出的供應商進行實地考察，了解其實際運營情況、服務質量、管理水平等。實地考察內容包括辦公場所、清潔設備、人員配備、工作流程、客戶評價等。根據實地考察結果，對供應商進行綜合評價，確定是否納入供應商庫。合同條款擬定1.服務內容明確清潔服務的具體范圍，包括但不限于辦公區(qū)域的地面清潔、桌面擦拭、門窗玻璃清潔；公共區(qū)域的走廊、樓梯、電梯清潔；衛(wèi)生間的日常保潔等。對于特殊區(qū)域或特殊要求的清潔任務，應在合同中詳細說明，如生產車間的油污清潔、機房的防靜電清潔等。2.服務標準制定詳細的清潔服務標準，作為考核清潔服務質量的依據。清潔服務標準應包括清潔頻率、清潔質量要求、衛(wèi)生達標指標等。例如，辦公區(qū)域地面應每日清掃、拖地，保持無灰塵、無污漬；衛(wèi)生間應每兩小時進行一次保潔，確保無異味、無積水等。3.服務期限明確清潔服務合同的起止時間，一般以年度為單位簽訂合同，特殊情況可根據實際需求協(xié)商確定服務期限。在合同中約定服務期限的順延和終止條件，如雙方協(xié)商一致、一方嚴重違約等。4.費用及支付方式明確清潔服務費用的計算方式，一般根據清潔面積、服務內容、服務期限等因素確定。約定費用支付方式，如按月支付、按季度支付等，并明確支付時間節(jié)點。同時，應規(guī)定逾期支付的違約責任。5.雙方權利與義務明確公司和供應商在清潔服務過程中的權利和義務。公司有權對清潔服務質量進行監(jiān)督檢查，提出整改意見；供應商有權要求公司提供必要的協(xié)助和支持。供應商應按照合同約定提供優(yōu)質的清潔服務，按時足額支付員工工資，承擔因自身原因造成的安全事故責任等。6.保密條款對于在清潔服務過程中知悉的公司商業(yè)秘密、客戶信息等，供應商應承擔保密義務。在合同中明確保密范圍、保密期限以及違約責任，防止公司信息泄露。7.違約責任詳細約定雙方在合同履行過程中可能出現(xiàn)的違約情形及相應的違約責任。如供應商未按照服務標準提供清潔服務，應承擔違約金；公司未按時支付費用，應按照逾期金額支付一定比例的滯納金等。8.爭議解決方式明確雙方在合同履行過程中發(fā)生爭議時的解決方式，一般可選擇協(xié)商解決、仲裁或訴訟等方式。在合同中約定具體的仲裁機構或管轄法院，以便在爭議發(fā)生時能夠及時、有效地解決問題。合同審批與簽訂1.合同審批流程清潔服務合同草案擬定后，由采購部門提交至法務部門進行合法性審查。法務部門重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，雙方權利義務是否明確，違約責任是否合理等。經法務部門審查通過后，合同草案提交至財務部門進行費用預算審核。財務部門根據合同費用及支付方式，審核是否符合公司財務規(guī)定和預算安排。財務部門審核通過后，合同草案提交至公司管理層審批。公司管理層根據合同內容、供應商情況、費用預算等因素進行綜合審批，決定是否簽訂合同。2.合同簽訂經公司管理層審批通過后，由采購部門代表公司與供應商簽訂清潔服務合同。合同簽訂應使用公司統(tǒng)一的合同文本，確保合同內容完整、準確、規(guī)范。合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發(fā)給法務部門、財務部門、使用部門等相關部門存檔備案。合同履行管理服務監(jiān)督與檢查1.建立監(jiān)督機制公司指定專人負責清潔服務的監(jiān)督檢查工作，定期或不定期對清潔服務質量進行檢查。監(jiān)督檢查人員應具備一定的清潔服務專業(yè)知識和管理經驗，熟悉清潔服務標準和合同要求。2.檢查方式與頻率檢查方式可采用現(xiàn)場巡查、抽樣檢查、客戶反饋等多種方式?，F(xiàn)場巡查應定期進行，如每周至少一次，對清潔服務區(qū)域進行全面檢查；抽樣檢查可針對重點區(qū)域或特定時間段進行；客戶反饋應及時收集，對客戶提出的清潔問題進行跟蹤處理。3.檢查內容檢查內容包括清潔服務標準的執(zhí)行情況、清潔設備的使用與維護、清潔人員的工作狀態(tài)等。具體檢查清潔區(qū)域的衛(wèi)生狀況是否達標，如地面是否干凈、桌面是否整潔、衛(wèi)生間是否無異味等；清潔設備是否正常運行，是否按照規(guī)定進行維護保養(yǎng)；清潔人員是否按時到崗，工作是否認真負責等。4.問題記錄與反饋監(jiān)督檢查人員應及時記錄檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，包括問題描述、發(fā)現(xiàn)時間、責任部門或人員等。將問題記錄反饋給供應商，要求其限期整改，并跟蹤整改情況。對于整改不力的供應商，應按照合同約定追究其違約責任。溝通與協(xié)調1.建立溝通機制公司與供應商應建立定期溝通機制，及時解決清潔服務過程中出現(xiàn)的問題。溝通方式可包括會議、郵件、電話等，雙方應指定專人負責溝通協(xié)調工作。2.日常溝通日常溝通主要圍繞清潔服務的執(zhí)行情況、工作安排、問題反饋等方面進行。公司應及時向供應商傳達清潔服務需求的變化，如新增清潔區(qū)域、調整清潔頻率等；供應商應定期向公司匯報清潔服務工作進展情況，包括人員出勤、設備使用、衛(wèi)生達標等情況。3.重大問題協(xié)調對于清潔服務過程中出現(xiàn)的重大問題，如突發(fā)衛(wèi)生事件、設備故障等，公司與供應商應及時進行協(xié)調溝通。雙方共同分析問題原因，制定解決方案，并明確責任分工和時間節(jié)點，確保問題得到妥善解決。清潔設備與用品管理1.設備配備根據清潔服務需求，合同中應明確供應商配備的清潔設備清單，包括設備名稱、型號、數量等。清潔設備應符合國家相關標準和安全要求，具備良好的清潔效果和可靠性。2.設備維護與保養(yǎng)供應商應制定清潔設備維護保養(yǎng)計劃，定期對設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。維護保養(yǎng)記錄應詳細記錄設備維護保養(yǎng)的時間、內容、維修更換的零部件等信息。對于設備出現(xiàn)的故障，供應商應及時維修或更換，確保清潔服務不受影響。3.清潔用品管理合同中應明確清潔用品的使用標準和質量要求，供應商應按照要求提供符合質量標準的清潔用品。清潔用品的采購、儲存、使用應符合相關規(guī)定，確保安全、環(huán)保。公司應對清潔用品的使用情況進行監(jiān)督檢查，防止浪費和濫用。清潔人員管理1.人員配備供應商應按照合同約定配備足夠數量的清潔人員，并確保人員具備相應的專業(yè)技能和工作經驗。清潔人員應身體健康，無傳染性疾病等不宜從事清潔工作的疾病。2.人員培訓供應商應定期對清潔人員進行培訓，提高其業(yè)務水平和服務意識。培訓內容包括清潔服務標準、操作規(guī)程、安全知識、職業(yè)道德等方面。公司有權要求供應商提供培訓計劃和培訓記錄，對培訓效果進行監(jiān)督檢查。3.人員考核公司建立清潔人員考核機制，對清潔人員的工作表現(xiàn)進行考核評價?？己藘热莅üぷ髻|量、工作效率、遵守紀律等方面，考核結果與供應商的服務費用掛鉤。對于考核不合格的清潔人員，供應商應及時進行調整或培訓，確保清潔服務質量。合同變更與解除管理合同變更1.變更情形在清潔服務合同履行過程中，如因公司業(yè)務調整、清潔服務需求變化等原因，需要變更合同內容的，雙方可協(xié)商一致進行合同變更。合同變更的內容包括服務內容、服務標準、服務期限、費用等方面。2.變更程序合同變更應遵循書面形式原則，雙方應簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內容、生效時間、雙方的權利義務等事項。合同變更協(xié)議簽訂后，采購部門應將其副本分發(fā)給法務部門、財務部門、使用部門等相關部門存檔備案。合同解除1.解除情形經雙方協(xié)商一致，可以解除清潔服務合同。若一方嚴重違反合同約定，另一方有權解除合同。如供應商未按照服務標準提供清潔服務，經多次整改仍未達到要求，公司有權解除合同。因不可抗力等不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行的，雙方可協(xié)商解除合同。2.解除程序合同解除應提前通知對方，并按照合同約定辦理相關手續(xù)。雙方應進行工作交接，清理費用結算等事宜，確保合同解除后雙方的權利義務得到妥善處理。合同解除后，采購部門應將解除合同的相關文件分發(fā)給法務部門、財務部門、使用部門等相關部門存檔備案。合同費用管理費用核算與結算1.費用核算財務部門按照合同約定的費用計算方式，對清潔服務費用進行核算。核算內容包括服務期限內的實際服務量、費用標準、應支付費用等。財務部門應定期與供應商核對費用明細，確保費用核算準確無誤。2.費用結算根據合同約定的支付方式和時間節(jié)點，財務部門及時辦理清潔服務費用的結算手續(xù)。在結算費用時，財務部門應審核供應商提供的發(fā)票、服務清單等相關憑證，確保憑證真實、合法、有效。對于不符合要求的憑證，財務部門應要求供應商補充或更正，否則不予結算費用。費用支付1.支付流程財務部門根據費用核算結果和結算憑證，填寫費用支付申請單，提交至公司管理層審批。公司管理層審批通過后，財務部門按照審批意見進行費用支付。費用支付可采用銀行轉賬、支票等方式，確保支付安全、及時。2.支付記錄與存檔財務部門應做好費用支付記錄，包括支付時間、支付金額、支付方式、收款單位等信息。費用支付憑證、發(fā)票等相關資料應按照財務檔案管理規(guī)定進行存檔保管，以備查閱。合同檔案管理檔案收集1.采購部門負責收集清潔服務合同及相關資料，包括合同文本、合同變更協(xié)議、解除合同文件、服務清單、發(fā)票、驗收報告等。2.檔案收集應及時、完整，確保所有與合同相關的文件資料都能納入檔案管理。檔案整理與歸檔1.對收集到的合同檔案進行分類整理，按照合同簽訂時間、合同編號、服務內容等進行分類。2.將整理好的合同檔案進行歸檔，建立電子檔案和紙質檔案，確保檔案存放有序，便于查閱。檔案保管與查閱1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.建立檔案查閱制度，明確查閱權限和查閱流程。未經授權，任何人不得擅自查閱合同檔案。3.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經相關部門負責人審批后，方可查閱。查