董秘辦管理制度

董秘辦管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司董事會(huì)秘書(shū)辦公室（以下簡(jiǎn)稱"董秘辦"）的運(yùn)作，提高董秘辦工作效率和質(zhì)量，保障公司信息披露的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，加強(qiáng)公司與投資者、監(jiān)管機(jī)構(gòu)及其他相關(guān)方的溝通與交流，特制定本管理制度。（二）適用范圍本管理制度適用于董秘辦全體工作人員，以及公司各部門、各子公司與董秘辦工作相關(guān)的事項(xiàng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)的規(guī)定以及公司章程的要求，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確收集、整理、傳遞公司信息，保證信息披露內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或重大遺漏。3.及時(shí)性原則：及時(shí)處理公司信息披露、投資者關(guān)系管理等工作，確保信息傳遞的及時(shí)性，不得延誤。4.保密性原則：嚴(yán)格保守公司商業(yè)秘密、未公開(kāi)信息以及投資者的個(gè)人信息等，防止信息泄露。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)董秘辦設(shè)董事會(huì)秘書(shū)一名，全面負(fù)責(zé)董秘辦工作。董秘辦根據(jù)工作需要，下設(shè)信息披露組、投資者關(guān)系管理組、合規(guī)管理組等若干工作小組，各小組明確分工，協(xié)同開(kāi)展工作。（二）董事會(huì)秘書(shū)職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司信息披露事務(wù)：協(xié)調(diào)公司與證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)、證券交易所的溝通與聯(lián)絡(luò)，組織和協(xié)調(diào)公司信息披露工作，保證信息披露的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.組織籌備董事會(huì)會(huì)議和股東大會(huì)：準(zhǔn)備會(huì)議文件，安排會(huì)議議程，記錄會(huì)議決議等。3.負(fù)責(zé)公司投資者關(guān)系管理：接待投資者來(lái)訪，回答投資者咨詢，保持與投資者的良好溝通。4.協(xié)助公司完善治理結(jié)構(gòu)：推動(dòng)公司建立健全內(nèi)部控制制度，規(guī)范公司運(yùn)作。5.負(fù)責(zé)公司規(guī)范運(yùn)作培訓(xùn)：組織開(kāi)展法律法規(guī)、規(guī)范運(yùn)作等方面的培訓(xùn)，提高公司人員合規(guī)意識(shí)。6.負(fù)責(zé)公司與中介機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)會(huì)計(jì)師事務(wù)所、律師事務(wù)所等中介機(jī)構(gòu)的工作，配合完成公司審計(jì)、法律事務(wù)等相關(guān)工作。7.其他職責(zé)：完成董事會(huì)交辦的其他工作，參與公司重大決策的研究和制定等。（三）信息披露組職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司定期報(bào)告的編制：收集、整理公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、經(jīng)營(yíng)情況等信息，撰寫定期報(bào)告初稿，協(xié)助董事會(huì)秘書(shū)完成定期報(bào)告的披露工作。2.負(fù)責(zé)公司臨時(shí)報(bào)告的起草：及時(shí)關(guān)注公司重大事項(xiàng)，按照信息披露規(guī)則起草臨時(shí)報(bào)告，經(jīng)審核后提交董事會(huì)秘書(shū)發(fā)布。3.負(fù)責(zé)信息披露文件的審核：對(duì)擬披露的信息進(jìn)行合規(guī)性審核，確保信息內(nèi)容符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。4.負(fù)責(zé)信息披露平臺(tái)的維護(hù)：及時(shí)在指定的信息披露平臺(tái)上傳公司披露文件，確保信息披露的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（四）投資者關(guān)系管理組職責(zé)1.制定投資者關(guān)系管理計(jì)劃：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和投資者需求，制定年度投資者關(guān)系管理計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.組織投資者調(diào)研活動(dòng)：接待投資者調(diào)研、業(yè)績(jī)發(fā)布會(huì)等，解答投資者關(guān)心的問(wèn)題，向投資者介紹公司情況。3.建立投資者溝通渠道：通過(guò)電話、郵件、互動(dòng)易等方式，及時(shí)回復(fù)投資者咨詢，收集投資者意見(jiàn)和建議。4.分析投資者輿情：關(guān)注媒體報(bào)道和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，分析投資者輿情，及時(shí)向公司反饋相關(guān)信息，為公司決策提供參考。（五）合規(guī)管理組職責(zé)1.制定合規(guī)管理制度：建立健全公司合規(guī)管理制度體系，明確合規(guī)管理流程和要求。2.開(kāi)展合規(guī)培訓(xùn)與宣傳：組織公司員工進(jìn)行合規(guī)培訓(xùn)，提高員工合規(guī)意識(shí)，開(kāi)展合規(guī)宣傳活動(dòng)，營(yíng)造合規(guī)文化氛圍。3.進(jìn)行合規(guī)審查：對(duì)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、規(guī)章制度等進(jìn)行合規(guī)審查，確保符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。4.處理合規(guī)舉報(bào)與投訴：受理公司內(nèi)部員工和外部相關(guān)方的合規(guī)舉報(bào)與投訴，進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并提出處理建議。三、信息披露管理（一）信息披露基本原則1.真實(shí)性原則：公司披露的信息應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得有虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或者重大遺漏。2.準(zhǔn)確性原則：公司披露的信息應(yīng)當(dāng)使用明確、貼切的語(yǔ)言和簡(jiǎn)明扼要、通俗易懂的文字，不得含有任何宣傳、廣告、恭維或者夸大等性質(zhì)的詞句，不得有誤導(dǎo)性陳述。3.完整性原則：公司披露的信息應(yīng)當(dāng)全面，充分披露可能對(duì)公司股票及其衍生品種交易價(jià)格、投資者投資決策產(chǎn)生較大影響的信息，不得有重大遺漏。4.及時(shí)性原則：公司應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)披露所有對(duì)公司股票及其衍生品種交易價(jià)格可能產(chǎn)生較大影響的重大信息，確保信息披露的及時(shí)性。（二）信息披露內(nèi)容與格式1.定期報(bào)告：公司應(yīng)當(dāng)按照證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)的要求編制并披露年度報(bào)告、中期報(bào)告和季度報(bào)告。定期報(bào)告內(nèi)容包括公司基本情況、主要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和指標(biāo)、管理層討論與分析、重要事項(xiàng)等。2.臨時(shí)報(bào)告：公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)披露重大事件、關(guān)聯(lián)交易、收購(gòu)與出售資產(chǎn)、對(duì)外投資等臨時(shí)報(bào)告。臨時(shí)報(bào)告應(yīng)當(dāng)包括事件的起因、目前的狀態(tài)和可能產(chǎn)生的影響等內(nèi)容。（三）信息披露流程1.信息收集：各部門、各子公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)向董秘辦報(bào)送與公司經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、重大事項(xiàng)等相關(guān)的信息，確保信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.信息審核：董秘辦信息披露組收到報(bào)送的信息后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初步審核，對(duì)信息的合規(guī)性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行審查。對(duì)于重大信息，應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。3.信息披露：經(jīng)審核后的信息，由董事會(huì)秘書(shū)按照信息披露規(guī)則和監(jiān)管要求，在指定的信息披露平臺(tái)上進(jìn)行披露。（四）信息保密管理1.保密制度：董秘辦應(yīng)當(dāng)建立健全信息保密制度，明確保密責(zé)任和措施，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、未公開(kāi)信息等嚴(yán)格保密。2.人員管理：董秘辦工作人員應(yīng)當(dāng)簽訂保密協(xié)議，增強(qiáng)保密意識(shí)，不得泄露公司機(jī)密信息。對(duì)于因工作需要接觸公司機(jī)密信息的外部人員，應(yīng)當(dāng)簽訂保密協(xié)議，并進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和管理。3.信息存儲(chǔ)與傳輸：公司信息應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備中，并采取加密等安全措施。信息傳輸應(yīng)當(dāng)通過(guò)安全的網(wǎng)絡(luò)渠道進(jìn)行，防止信息泄露。四、投資者關(guān)系管理（一）投資者關(guān)系管理目標(biāo)1.促進(jìn)公司與投資者之間的良性溝通：及時(shí)、準(zhǔn)確地向投資者傳遞公司信息，增進(jìn)投資者對(duì)公司的了解和信任。2.維護(hù)公司良好形象：通過(guò)有效的投資者關(guān)系管理，提升公司在資本市場(chǎng)的形象和聲譽(yù)，增強(qiáng)投資者對(duì)公司的信心。3.保障投資者合法權(quán)益：充分聽(tīng)取投資者的意見(jiàn)和建議，保護(hù)投資者的知情權(quán)、參與權(quán)等合法權(quán)益。（二）投資者關(guān)系管理活動(dòng)1.年度報(bào)告發(fā)布會(huì)：在公司年度報(bào)告披露后，組織召開(kāi)年度報(bào)告發(fā)布會(huì)，向投資者介紹公司年度經(jīng)營(yíng)情況、財(cái)務(wù)狀況等，并回答投資者提問(wèn)。2.業(yè)績(jī)說(shuō)明會(huì)：定期召開(kāi)業(yè)績(jī)說(shuō)明會(huì)，對(duì)公司季度、半年度業(yè)績(jī)進(jìn)行解讀，與投資者進(jìn)行互動(dòng)交流。3.投資者調(diào)研：接待投資者調(diào)研，安排公司管理層與投資者進(jìn)行面對(duì)面溝通，解答投資者關(guān)心的問(wèn)題，介紹公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)情況。4.路演活動(dòng)：根據(jù)公司融資、上市等需要，組織開(kāi)展路演活動(dòng)，向投資者宣傳公司優(yōu)勢(shì)和投資亮點(diǎn)。（三）投資者溝通渠道1.公司官網(wǎng)：在公司官網(wǎng)設(shè)立投資者關(guān)系專欄，發(fā)布公司信息披露文件、定期報(bào)告、業(yè)績(jī)預(yù)告等資料，方便投資者查閱。2.投資者熱線：設(shè)立投資者熱線電話，安排專人接聽(tīng)，及時(shí)回復(fù)投資者咨詢。3.電子郵件：公布投資者關(guān)系郵箱，投資者可以通過(guò)郵件方式提出問(wèn)題和建議，董秘辦應(yīng)當(dāng)及時(shí)回復(fù)。4.互動(dòng)易平臺(tái)：在證券交易所指定的互動(dòng)易平臺(tái)上與投資者進(jìn)行互動(dòng)交流，及時(shí)回答投資者提問(wèn)，發(fā)布公司最新信息。（四）投資者投訴與建議處理1.投訴與建議受理：董秘辦投資者關(guān)系管理組負(fù)責(zé)受理投資者的投訴與建議，對(duì)投資者提出的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.調(diào)查與處理：對(duì)于投資者投訴與建議，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)情況提出處理意見(jiàn)。能夠當(dāng)場(chǎng)答復(fù)的，應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)答復(fù)；不能當(dāng)場(chǎng)答復(fù)的，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)，并告知處理進(jìn)度。3.反饋與跟蹤：將處理結(jié)果及時(shí)反饋給投資者，并對(duì)投資者反饋的意見(jiàn)進(jìn)行跟蹤，確保問(wèn)題得到妥善解決。五、合規(guī)管理（一）合規(guī)管理制度建設(shè)1.制度制定：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定完善的合規(guī)管理制度，明確合規(guī)管理的目標(biāo)、原則、內(nèi)容和流程。2.制度更新：及時(shí)關(guān)注法律法規(guī)和監(jiān)管政策的變化，對(duì)合規(guī)管理制度進(jìn)行修訂和完善，確保制度的有效性和適應(yīng)性。（二）合規(guī)審查1.業(yè)務(wù)合規(guī)審查：對(duì)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行合規(guī)審查，包括但不限于合同簽訂、重大決策、信息披露等，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。2.制度合規(guī)審查：對(duì)公司內(nèi)部規(guī)章制度進(jìn)行定期審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正制度中存在的合規(guī)問(wèn)題，確保制度的合法性和有效性。（三）合規(guī)培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)計(jì)劃：制定年度合規(guī)培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象和培訓(xùn)時(shí)間，組織開(kāi)展形式多樣的合規(guī)培訓(xùn)活動(dòng)。2.培訓(xùn)內(nèi)容：包括法律法規(guī)、證券監(jiān)管規(guī)定、公司合規(guī)制度等方面的培訓(xùn)，提高員工的合規(guī)意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。3.宣傳活動(dòng)：通過(guò)內(nèi)部刊物、宣傳欄、公司官網(wǎng)等渠道，開(kāi)展合規(guī)宣傳活動(dòng)，營(yíng)造良好的合規(guī)文化氛圍。（四）合規(guī)檢查與監(jiān)督1.定期檢查：定期開(kāi)展合規(guī)檢查工作，對(duì)公司各部門、各子公司的合規(guī)管理情況進(jìn)行全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問(wèn)題。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)重點(diǎn)業(yè)務(wù)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)等開(kāi)展專項(xiàng)合規(guī)檢查，深入排查合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，提出改進(jìn)措施和建議。3.監(jiān)督考核：建立健全合規(guī)監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)合規(guī)管理工作成效顯著的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、內(nèi)部溝通與協(xié)作（一）與公司內(nèi)部各部門的溝通1.建立溝通機(jī)制：董秘辦與公司各部門應(yīng)當(dāng)建立定期溝通機(jī)制，及時(shí)了解公司業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決信息披露、投資者關(guān)系管理等工作中存在的問(wèn)題。2.信息共享：各部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)向董秘辦提供與公司經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、重大事項(xiàng)等相關(guān)的信息，董秘辦應(yīng)當(dāng)將重要信息及時(shí)反饋給各部門，實(shí)現(xiàn)信息共享。（二）與子公司的溝通1.指導(dǎo)與監(jiān)督：董秘辦負(fù)責(zé)對(duì)子公司的信息披露、投資者關(guān)系管理等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保子公司相關(guān)工作符合公司整體要求。2.信息報(bào)送：子公司應(yīng)當(dāng)定期向董秘辦報(bào)送信息披露文件、投資者關(guān)系管理工作情況等資料，董秘辦應(yīng)當(dāng)對(duì)報(bào)送的資料進(jìn)行審核和匯總。（三）跨部門協(xié)作1.重大事項(xiàng)協(xié)作：在公司重大事項(xiàng)的決策、實(shí)施過(guò)程中，董秘辦應(yīng)當(dāng)與相關(guān)部門密切協(xié)作，共同做好信息披露、投資者溝通等工作。2.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：董秘辦各工作小組之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)協(xié)作，形成工作合力，共同完成董秘辦各項(xiàng)工作任務(wù)。七、檔案管理（一）檔案分類1.信息披露檔案：包括公司定期報(bào)告、臨時(shí)報(bào)告、信息披露文件審核記錄等。2.投資者關(guān)系管理檔案：包括投資者調(diào)研記錄、業(yè)績(jī)發(fā)布會(huì)資料、投資者投訴與建議處理記錄等。3.合規(guī)管理檔案：包括合規(guī)管理制度、合規(guī)審查記錄、合規(guī)培訓(xùn)資料等。4.其他檔案：包括董事會(huì)會(huì)議文件、股東大會(huì)會(huì)議文件、與中介機(jī)構(gòu)往來(lái)文件等。（二）檔案收集與整理1.收集：董秘辦各工作小組應(yīng)當(dāng)及時(shí)將工作中形成的文件、資料等收集齊全，確保檔案的完整性。2.整理：對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案編號(hào)、日期、內(nèi)容等進(jìn)行排序，編制檔案目錄，便于查閱和管理。（三）檔案保管與借閱1.保管：檔案應(yīng)當(dāng)妥善保管在安全、保密的場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)施，防止檔案損壞、丟失和泄露。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)當(dāng)履行借閱手續(xù)，經(jīng)檔案管理人員同意后，方可借閱，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。借閱檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。八、績(jī)效考核（一）考核原則1.客觀公正原則：以實(shí)際工作表現(xiàn)和業(yè)績(jī)?yōu)橐罁?jù)，進(jìn)行客觀、公正的評(píng)價(jià)。2.全面考核原則：從工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績(jī)等方面進(jìn)行全面考核。3.激勵(lì)約束原則：通過(guò)績(jī)效考核，激勵(lì)員工積極工作，提高工作效率和質(zhì)量，同時(shí)對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行約束。（二）考核指標(biāo)1.工作業(yè)績(jī)指標(biāo)：包括信息披露的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，投資者關(guān)系管理工作成效，合規(guī)管理工作情況等。2.工作能力指標(biāo)：包括專業(yè)知識(shí)水平、溝通協(xié)調(diào)能力、問(wèn)題解決能力等。3.工作態(tài)度指標(biāo)：包括工作責(zé)任心、團(tuán)隊(duì)合作精神、敬業(yè)精神等。（三）考核周期績(jī)效考核分為年度考核和季度考核。年度考核于每年年末進(jìn)行，對(duì)員工全年工作表現(xiàn)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)；季度考核于每季度末