院校采購(gòu)管理制度

院校采購(gòu)管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范院校采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于院校內(nèi)所有采購(gòu)活動(dòng)，包括教學(xué)設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、教材采購(gòu)、基建工程采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等各類物資和服務(wù)的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.公開(kāi)、公平、公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，對(duì)所有潛在供應(yīng)商一視同仁，確保公平競(jìng)爭(zhēng)，公正評(píng)審。3.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本最小化，提高采購(gòu)資金使用效益。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)自身信譽(yù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)院校設(shè)立采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由院校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)是：1.審議采購(gòu)政策、制度和流程。2.審批重大采購(gòu)項(xiàng)目和采購(gòu)預(yù)算。3.協(xié)調(diào)解決采購(gòu)工作中的重大問(wèn)題。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)院校設(shè)立采購(gòu)部門(mén)，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施。其職責(zé)是：1.制定采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)方案。2.組織采購(gòu)活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判、合同簽訂等。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的執(zhí)行和驗(yàn)收工作。4.建立和管理供應(yīng)商檔案。5.收集和反饋采購(gòu)信息。（三）需求部門(mén)各教學(xué)單位、職能部門(mén)等為采購(gòu)需求部門(mén)，負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，參與采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格制定、驗(yàn)收等工作。其職責(zé)是：1.根據(jù)教學(xué)、科研、管理等工作需要，準(zhǔn)確提出采購(gòu)需求。2.協(xié)助采購(gòu)部門(mén)制定采購(gòu)技術(shù)規(guī)格和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。3.參與采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，提供驗(yàn)收意見(jiàn)。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的預(yù)算管理、支付審核和財(cái)務(wù)核算等工作。其職責(zé)是：1.編制采購(gòu)預(yù)算，審核采購(gòu)資金申請(qǐng)。2.按照合同約定及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)。3.對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)工作規(guī)劃和實(shí)際需要，提前編制年度采購(gòu)預(yù)算，明確采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、金額等內(nèi)容。2.采購(gòu)部門(mén)匯總各需求部門(mén)的采購(gòu)預(yù)算，結(jié)合院校整體發(fā)展規(guī)劃和資金狀況，編制院校年度采購(gòu)預(yù)算草案，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審議。3.經(jīng)院校決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后的采購(gòu)預(yù)算，作為年度采購(gòu)工作的依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容和預(yù)算金額，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期向采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告預(yù)算執(zhí)行情況。2.審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保預(yù)算資金使用合法合規(guī)。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的必要性、合規(guī)性、預(yù)算合理性等進(jìn)行審核。2.對(duì)于金額較小的采購(gòu)項(xiàng)目，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式選擇根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和金額大小，選擇合適的采購(gòu)方式，包括公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)等。符合下列情形之一的貨物或者服務(wù)，可以采用單一來(lái)源方式采購(gòu)：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的。發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的。必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。2.供應(yīng)商選擇與管理采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商，向其發(fā)出采購(gòu)邀請(qǐng)或詢價(jià)函。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇合適的供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購(gòu)談判與合同簽訂采購(gòu)部門(mén)組織與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)。根據(jù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同，經(jīng)雙方審核無(wú)誤后簽訂合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)項(xiàng)目完成后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知需求部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.需求部門(mén)組織相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，按照采購(gòu)合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收小組應(yīng)認(rèn)真檢查采購(gòu)項(xiàng)目的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等是否符合合同要求，填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并由驗(yàn)收小組成員簽字確認(rèn)。4.對(duì)于驗(yàn)收合格的采購(gòu)項(xiàng)目，需求部門(mén)應(yīng)在《采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上簽署意見(jiàn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等措施，直至驗(yàn)收合格。（五）采購(gòu)付款1.供應(yīng)商按照采購(gòu)合同約定交貨并驗(yàn)收合格后，向采購(gòu)部門(mén)提交付款申請(qǐng)。2.采購(gòu)部門(mén)審核付款申請(qǐng)，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)《付款審批表》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審批。3.財(cái)務(wù)部門(mén)按照院校財(cái)務(wù)管理制度和采購(gòu)合同約定，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后辦理付款手續(xù)。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和排序，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)審核和信譽(yù)評(píng)估，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款。建立供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的交貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量控制，對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行抽檢或檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。對(duì)于質(zhì)量不合格的采購(gòu)產(chǎn)品，嚴(yán)格按照合同約定處理，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)。在采購(gòu)合同中約定價(jià)格調(diào)整條款，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格變化情況合理調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。采用多種采購(gòu)方式相結(jié)合的方法，如招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、談判采購(gòu)等，通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)降低采購(gòu)價(jià)格。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。在采購(gòu)合同簽訂前，對(duì)合同條款進(jìn)行法律審核，避免合同糾紛。妥善保存采購(gòu)活動(dòng)中的各類文件和資料，作為處理法律糾紛的證據(jù)。六、采購(gòu)信息管理（一）信息收集1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)信息收集渠道，收集與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的各類信息，如供應(yīng)商信息、市場(chǎng)價(jià)格信息、采購(gòu)政策法規(guī)信息等。2.需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)提供采購(gòu)需求變化信息，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)做好采購(gòu)工作。（二）信息整理與分析1.采購(gòu)部門(mén)對(duì)收集到的采購(gòu)信息進(jìn)行整理和分類，建立采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。2.定期對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行分析，總結(jié)采購(gòu)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。（三）信息共享與發(fā)布1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將采購(gòu)信息在院校內(nèi)部進(jìn)行共享，方便需求部門(mén)和其他相關(guān)部門(mén)了解采購(gòu)工作進(jìn)展情況。2.對(duì)于公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)信息，應(yīng)按照規(guī)定在指定媒體上發(fā)布，接受社會(huì)監(jiān)督。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.院校審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的履行情況、采購(gòu)資金的使用效益等。2.院校紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）外部監(jiān)督1.接受財(cái)政、審計(jì)、