審批章管理制度

審批章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司審批章的管理，規(guī)范審批章的使用流程，確保公司各類審批文件的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)所有審批章的管理與使用。（三）審批章定義本制度所指審批章是指公司在各類業(yè)務(wù)審批過(guò)程中使用的具有法律效力的印章，包括但不限于行政公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。二、審批章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)1.因工作需要刻制審批章時(shí)，由使用部門(mén)填寫(xiě)《審批章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制印章的名稱、規(guī)格、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《審批章刻制申請(qǐng)表》報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，交行政管理部門(mén)統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。（二）刻制流程1.行政管理部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的《審批章刻制申請(qǐng)表》，選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.印章刻制完成后，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員對(duì)印章的規(guī)格、樣式、文字等進(jìn)行核對(duì)，確保印章符合要求。3.核對(duì)無(wú)誤后，行政管理部門(mén)在印章啟用登記表上進(jìn)行登記，并注明啟用日期、使用部門(mén)、保管人等信息。（三）啟用1.審批章啟用前，行政管理部門(mén)應(yīng)將印章的啟用通知以書(shū)面形式發(fā)送至各相關(guān)部門(mén)，并在公司內(nèi)部公告欄進(jìn)行公示。2.審批章正式啟用后，方可按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行使用。三、審批章的保管（一）保管原則1.審批章應(yīng)實(shí)行專人保管制度，確保印章的安全。2.保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，不得擅自將印章交予他人使用。（二）保管人職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批章的日常保管工作，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.按照本制度規(guī)定的使用流程，認(rèn)真審核用印申請(qǐng)，確保用印文件的合法性、真實(shí)性和完整性。3.在用印過(guò)程中，嚴(yán)格監(jiān)督用印情況，確保印章使用規(guī)范、準(zhǔn)確。4.定期對(duì)審批章進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門(mén)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）保管地點(diǎn)1.行政公章、合同專用章等重要審批章應(yīng)存放在公司指定的保險(xiǎn)柜內(nèi)，并由專人負(fù)責(zé)保管保險(xiǎn)柜鑰匙。2.財(cái)務(wù)專用章、法人章等印章應(yīng)按照財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定，由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專人分別保管。（四）印章交接1.審批章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《審批章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交接日期、交接雙方等信息。2.交接雙方應(yīng)在行政管理部門(mén)相關(guān)人員的監(jiān)督下進(jìn)行印章交接，并在《審批章交接登記表》上簽字確認(rèn)。3.交接完成后，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新印章保管人信息。四、審批章的使用（一）使用范圍1.行政公章主要用于公司對(duì)外發(fā)布的各類公文、函件、證明、授權(quán)委托書(shū)等文件的蓋章。2.合同專用章主要用于公司簽訂的各類合同、協(xié)議等文件的蓋章。3.財(cái)務(wù)專用章主要用于公司財(cái)務(wù)收支、結(jié)算、票據(jù)等方面的蓋章。4.法人章主要用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)文件的蓋章。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)申請(qǐng)人填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同用印，還需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和公司法定代表人審批。2.審核用印申請(qǐng)?zhí)峤缓?，由保管人按照本制度?guī)定對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用印事項(xiàng)的合法性、真實(shí)性和完整性。對(duì)于不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)，保管人應(yīng)拒絕蓋章，并向申請(qǐng)人說(shuō)明理由。3.用印經(jīng)審核同意用印的申請(qǐng)，保管人應(yīng)在用印前再次核對(duì)用印文件的內(nèi)容，確保無(wú)誤后，在用印位置加蓋相應(yīng)的審批章，并在《用印登記表》上詳細(xì)記錄用印情況，包括用印日期、用印文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印人等信息。用印完成后，保管人應(yīng)及時(shí)將印章歸位存放，并將用印文件返還申請(qǐng)人。（三）特殊情況用印1.緊急情況下（如因不可抗力等原因無(wú)法按照正常流程審批）需要用印的，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人電話請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先行用印，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印時(shí)，應(yīng)通過(guò)傳真、郵件等方式將用印申請(qǐng)及相關(guān)文件發(fā)送至公司，經(jīng)審批同意后，由當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行用印，并將用印情況及時(shí)反饋至公司總部。五、審批章的停用與銷毀（一）停用原因1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，審批章不再使用。2.審批章?lián)p壞無(wú)法正常使用。3.其他需要停用審批章的情況。（二）停用流程1.當(dāng)出現(xiàn)審批章停用情況時(shí)，由使用部門(mén)填寫(xiě)《審批章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《審批章停用申請(qǐng)表》報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，交行政管理部門(mén)辦理停用手續(xù)。3.行政管理部門(mén)在審批章停用后，應(yīng)及時(shí)將停用通知以書(shū)面形式發(fā)送至各相關(guān)部門(mén)，并在公司內(nèi)部公告欄進(jìn)行公示。（三）銷毀流程1.對(duì)于停用的審批章，行政管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保印章不再被使用。2.銷毀前，行政管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《審批章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，公司法定代表人批準(zhǔn)。3.審批通過(guò)后，行政管理部門(mén)應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀過(guò)程合規(guī)。4.銷毀完成后，行政管理部門(mén)應(yīng)在《審批章銷毀登記表》上記錄銷毀情況，包括銷毀日期、銷毀單位、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。六、審批章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立審批章使用監(jiān)督小組，由行政管理部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)審批章的使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組有權(quán)查閱與審批章使用相關(guān)的文件、記錄等資料，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）檢查內(nèi)容1.審批章的保管是否安全，是否存在被盜用、丟失或損壞的情況。2.用印申請(qǐng)是否按照規(guī)定流程進(jìn)行審批，用印文件是否合法、真實(shí)、完整。3.用印記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否及時(shí)登記在用印登記表上。4.審批章的使用是否符合規(guī)定的使用范圍，有無(wú)超范圍用印的情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用審批章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用審批章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)