項(xiàng)目材料工作管理制度

項(xiàng)目材料工作管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目材料管理，規(guī)范材料采購(gòu)、供應(yīng)、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的工作流程，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行，控制成本，提高項(xiàng)目效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目的材料管理工作，包括但不限于建筑工程項(xiàng)目、軟件開發(fā)項(xiàng)目、設(shè)備安裝項(xiàng)目等。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求，合理安排材料采購(gòu)計(jì)劃，避免盲目采購(gòu)和積壓浪費(fèi)。2.質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控材料質(zhì)量，確保所采購(gòu)的材料符合項(xiàng)目要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購(gòu)策略、庫(kù)存管理等措施，降低材料成本。4.規(guī)范管理原則：建立健全材料管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范工作流程，加強(qiáng)監(jiān)督檢查。二、職責(zé)分工（一）項(xiàng)目管理部門1.負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目材料需求計(jì)劃，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度安排及時(shí)提交給采購(gòu)部門。2.參與材料供應(yīng)商的考察、評(píng)估和選擇工作。3.對(duì)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的材料使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保材料合理使用。（二）采購(gòu)部門1.根據(jù)項(xiàng)目材料需求計(jì)劃，制定采購(gòu)計(jì)劃并組織實(shí)施采購(gòu)工作。2.負(fù)責(zé)尋找、篩選、評(píng)估和確定合格的材料供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.簽訂采購(gòu)合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)材料。4.協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的各種問題，如交貨延遲、質(zhì)量糾紛等。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)材料的驗(yàn)收入庫(kù)工作，核對(duì)材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，確保入庫(kù)材料符合要求。2.對(duì)入庫(kù)材料進(jìn)行妥善存儲(chǔ)，做好防潮、防火、防盜等工作，保證材料安全。3.建立材料庫(kù)存臺(tái)賬，及時(shí)記錄材料的出入庫(kù)情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.根據(jù)項(xiàng)目需求，及時(shí)辦理材料的出庫(kù)手續(xù)，保證材料供應(yīng)及時(shí)。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核材料采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)單據(jù)，辦理付款手續(xù)。2.對(duì)材料成本進(jìn)行核算和分析，提供成本控制建議。3.監(jiān)督材料采購(gòu)資金的使用情況，確保資金安全。（五）使用部門1.負(fù)責(zé)提出本部門項(xiàng)目所需材料的具體規(guī)格、型號(hào)和數(shù)量等需求信息。2.按照規(guī)定的流程領(lǐng)用材料，合理使用材料，避免浪費(fèi)。3.協(xié)助倉(cāng)庫(kù)管理部門做好材料的盤點(diǎn)工作。三、材料采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.項(xiàng)目管理部門應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)初期，根據(jù)項(xiàng)目施工圖紙、進(jìn)度計(jì)劃等，編制詳細(xì)的項(xiàng)目材料需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.采購(gòu)部門根據(jù)項(xiàng)目材料需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)材料的明細(xì)、采購(gòu)時(shí)間安排、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)項(xiàng)目管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門審核后，報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批。審批通過后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)工作的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在的材料供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史等。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行重新評(píng)估，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確材料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)人員按照采購(gòu)計(jì)劃和合同要求，及時(shí)與供應(yīng)商溝通聯(lián)系，下達(dá)采購(gòu)訂單。2.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。對(duì)于可能出現(xiàn)的交貨延遲等問題，提前與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.采購(gòu)過程中如發(fā)生質(zhì)量糾紛、價(jià)格調(diào)整等問題，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，必要時(shí)尋求公司內(nèi)部相關(guān)部門的支持。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.倉(cāng)庫(kù)管理部門在材料到貨前，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收?qǐng)龅?、?zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.材料到貨時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員會(huì)同項(xiàng)目管理部門相關(guān)人員按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的材料，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的材料，及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。四、材料存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃1.根據(jù)材料的性質(zhì)、用途、規(guī)格等因素，對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)等。2.為每個(gè)存儲(chǔ)區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明區(qū)域名稱、存儲(chǔ)材料類別等信息，便于材料的查找和管理。（二）入庫(kù)管理1.材料到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的一致性，確認(rèn)無誤后進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的材料按照規(guī)劃的存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行存放，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄入庫(kù)日期、材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.對(duì)于貴重材料、易燃易爆材料等特殊材料，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（三）存儲(chǔ)保管1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行檢查，確保材料存儲(chǔ)安全，無損壞、變質(zhì)等情況。2.做好倉(cāng)庫(kù)的防潮、防火、防盜、防蟲等工作，配備必要的消防器材、防護(hù)設(shè)備等。3.根據(jù)材料的特性，合理安排存儲(chǔ)條件，如溫度、濕度等要求。對(duì)于有保質(zhì)期要求的材料，應(yīng)建立保質(zhì)期臺(tái)賬，定期檢查，確保在保質(zhì)期內(nèi)使用。（四）出庫(kù)管理1.使用部門根據(jù)項(xiàng)目需求填寫材料領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，核對(duì)庫(kù)存情況，辦理材料出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)時(shí)應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，確保材料的合理使用。3.在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄材料的出庫(kù)日期、領(lǐng)用部門、材料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并更新庫(kù)存余額。（五）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期（每月或每季度）對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)整理好庫(kù)存材料，核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬，做好盤點(diǎn)準(zhǔn)備工作。3.盤點(diǎn)過程中，采用實(shí)地清點(diǎn)的方式，對(duì)材料的實(shí)際數(shù)量進(jìn)行逐一核對(duì)。對(duì)于盤盈、盤虧的情況，應(yīng)查明原因，并填寫盤點(diǎn)報(bào)告。4.盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門和項(xiàng)目管理部門備案。對(duì)于盤虧的材料，如屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、材料使用管理（一）領(lǐng)用管理1.使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程領(lǐng)用材料，不得擅自超領(lǐng)或挪用材料。2.領(lǐng)用材料時(shí)，必須由專人負(fù)責(zé)填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，并簽字確認(rèn)。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明材料的用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員按照審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放材料，并要求領(lǐng)用人在出庫(kù)單上簽字。（二）現(xiàn)場(chǎng)使用管理1.項(xiàng)目管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)材料使用情況的監(jiān)督和檢查，確保材料合理使用，避免浪費(fèi)。2.施工人員應(yīng)按照施工圖紙和規(guī)范要求使用材料，不得隨意更改材料的用途和規(guī)格。3.對(duì)于剩余材料，應(yīng)及時(shí)清理回收，辦理退庫(kù)手續(xù)，交倉(cāng)庫(kù)管理部門妥善保管。（三）成本控制1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目材料成本進(jìn)行核算和分析，對(duì)比實(shí)際成本與預(yù)算成本的差異，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)。2.項(xiàng)目管理部門和采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)成本分析結(jié)果，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行成本控制，如優(yōu)化采購(gòu)策略、合理安排材料使用等。3.鼓勵(lì)全體員工積極參與成本控制工作，提出降低材料成本的合理化建議，對(duì)提出有效建議并取得顯著成效的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。六、材料核算與成本分析（一）材料核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立健全材料核算制度，對(duì)材料采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的賬務(wù)處理。2.按照會(huì)計(jì)核算的要求，準(zhǔn)確記錄材料的采購(gòu)成本、運(yùn)輸成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本等各項(xiàng)費(fèi)用，確保成本核算的準(zhǔn)確性。3.定期與倉(cāng)庫(kù)管理部門核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬，保證賬賬相符、賬實(shí)相符。對(duì)于盤盈、盤虧等情況及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。（二）成本分析1.每月或每季度對(duì)項(xiàng)目材料成本進(jìn)行分析，分析內(nèi)容包括材料成本構(gòu)成、成本變動(dòng)趨勢(shì)、成本控制效果等。2.通過對(duì)比實(shí)際成本與預(yù)算成本，找出成本偏差的原因，如采購(gòu)價(jià)格波動(dòng)、材料浪費(fèi)、庫(kù)存積壓等。3.根據(jù)成本分析結(jié)果，提出改進(jìn)措施和建議，為項(xiàng)目成本控制和決策提供依據(jù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部設(shè)立專門的材料管理監(jiān)督小組，定期對(duì)項(xiàng)目材料管理工作進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理、材料驗(yàn)收、存儲(chǔ)保管、使用管理、成本控制等方面。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立材料管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目管理部門、采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門以及材料管理人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括材料采購(gòu)成本控制、材料質(zhì)量保證