酒店行政崗位管理制度

酒店行政崗位管理制度?一、總則（一）目的為加強酒店行政崗位管理，明確工作標準和流程，提高行政工作效率和質量，確保酒店各項行政事務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店行政崗位全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及酒店各項規(guī)章制度。2.高效務實原則：以提高工作效率和質量為核心，務實開展各項行政工作。3.服務至上原則：樹立服務意識，為酒店各部門及賓客提供優(yōu)質高效的服務。二、崗位職責（一）行政經(jīng)理1.全面負責酒店行政部門的日常管理工作，制定和完善行政管理制度并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織協(xié)調酒店各項行政事務，確保酒店運營的順暢。3.負責與政府相關部門及外部機構的溝通協(xié)調，維護酒店良好的外部關系。4.參與酒店重大決策的制定，提供行政支持和建議。5.管理行政部門的人員，組織培訓和考核，提高團隊整體素質。6.負責行政費用的預算編制與控制，合理安排行政資源。（二）行政主管1.在行政經(jīng)理的領導下，具體落實各項行政管理制度和工作任務。2.負責酒店文件、檔案的管理，做好文件的收發(fā)、傳閱、歸檔等工作。3.安排酒店會議、活動的組織與籌備，包括場地布置、設備調試、會議記錄等。4.協(xié)助行政經(jīng)理進行外部溝通協(xié)調工作，處理相關事務。5.負責行政辦公用品的采購、發(fā)放與管理，確保辦公物資的正常供應。6.監(jiān)督酒店辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，保持良好的工作環(huán)境。（三）行政專員1.協(xié)助行政主管完成文件管理、檔案整理等工作。2.負責酒店各類證照的辦理、年審及相關信息的更新維護。3.參與酒店會議、活動的現(xiàn)場服務工作，如茶水供應、設備操作等。4.接聽酒店行政辦公電話，做好記錄并及時傳達相關信息。5.負責酒店辦公區(qū)域的水電、設備設施的日常檢查與報修跟進。6.完成上級交辦的其他臨時性行政工作任務。三、工作流程與標準（一）文件管理流程1.收文前臺或相關部門收到文件后，及時轉交給行政部門。行政專員對文件進行初步登記，記錄文件名稱、文號、來文單位、日期等信息。將文件呈交行政主管審閱，行政主管根據(jù)文件內容提出擬辦意見，報行政經(jīng)理審批。行政專員按照審批意見進行文件傳閱，相關部門和人員在規(guī)定時間內傳閱并簽署意見。文件傳閱完畢后，行政專員及時將文件收回，進行分類整理歸檔。2.發(fā)文酒店內部各部門如需發(fā)文，填寫發(fā)文申請表，注明發(fā)文事由、主送部門、抄送部門等信息，經(jīng)部門負責人審核后交行政部門。行政專員對發(fā)文申請表進行編號登記，呈交行政主管審核文件內容和格式。行政主管審核通過后，報行政經(jīng)理審批簽發(fā)。行政專員根據(jù)審批意見進行文件排版、打印、蓋章，確保文件格式規(guī)范、內容準確。將發(fā)文發(fā)放給主送部門和抄送部門，并做好發(fā)放記錄。（二）會議管理流程1.會議籌備行政主管根據(jù)酒店工作安排和需求，提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息。行政專員負責會議場地的預訂、布置，包括桌椅擺放、音響設備調試、資料準備等。根據(jù)會議需要，準備會議所需的文件、資料、文具等物品。提前通知參會人員會議相關信息，確保參會人員按時到會。2.會議組織會議開始前，行政專員檢查會議場地設施設備是否正常運行，茶水、文具等物品是否擺放齊全。引導參會人員簽到入場，安排就座。會議期間，做好會議記錄，包括會議內容、討論要點、決議事項等。負責會議期間的茶水供應、設備操作等服務工作，確保會議順利進行。3.會議結束會議結束后，及時清理會議場地，整理會議資料和設備。行政專員根據(jù)會議記錄，整理會議紀要，經(jīng)行政主管審核后，發(fā)送給參會人員和相關部門。對會議決議事項進行跟蹤落實，確保決議得到有效執(zhí)行。（三）辦公用品管理流程1.需求申報酒店各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請表，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人審核后提交給行政部門。2.采購審批行政專員對辦公用品需求申請表進行匯總整理，根據(jù)庫存情況提出采購建議。將采購申請表呈交行政主管審核，行政主管審核采購物品的必要性和合理性，報行政經(jīng)理審批。3.采購執(zhí)行行政專員根據(jù)審批后的采購申請表，選擇合適的供應商進行采購。采購過程中，嚴格按照酒店采購制度進行操作，確保采購物品的質量和價格合理。辦公用品到貨后，行政專員及時進行驗收，核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量等是否與采購申請一致。4.發(fā)放管理行政專員對驗收合格的辦公用品進行入庫登記，建立庫存臺賬。根據(jù)各部門的需求，按照規(guī)定的發(fā)放標準進行辦公用品的發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。（四）證照管理流程1.證照申辦酒店各部門如有需要辦理證照的情況，填寫證照辦理申請表，注明證照名稱、辦理原因、所需材料等信息，交行政部門。行政專員對申請表進行審核，確認辦理證照的必要性和所需材料的完整性。協(xié)助相關部門準備辦理證照所需的材料，確保材料真實、準確、齊全。按照相關部門的要求和規(guī)定，及時提交證照辦理申請，并跟蹤辦理進度。2.證照領取與保管證照辦理完成后，行政專員及時領取證照，并進行登記和核對。將證照妥善保管在專門的文件柜中，建立證照管理臺賬，記錄證照名稱、頒發(fā)日期、有效期等信息。3.證照年審與變更提前了解證照年審和變更的時間要求，及時提醒相關部門辦理。協(xié)助相關部門準備年審和變更所需的材料，辦理相關手續(xù)。對證照年審和變更的情況進行記錄，更新證照管理臺賬。四、工作紀律與行為規(guī)范（一）考勤紀律1.嚴格遵守酒店的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.如需請假，應提前按照規(guī)定的請假流程辦理請假手續(xù)，經(jīng)批準后方可休假。3.請假期間應保持通訊暢通，如有特殊情況需要延長假期，應及時辦理續(xù)假手續(xù)。（二）工作態(tài)度1.樹立積極主動的工作態(tài)度，認真負責地完成各項工作任務。2.對待同事和賓客要熱情禮貌，耐心周到，不得態(tài)度冷漠、生硬。3.保持良好的團隊合作精神，積極配合其他部門的工作，共同完成酒店的整體目標。（三）保密規(guī)定1.嚴格遵守酒店的保密制度，保守酒店的商業(yè)秘密、客戶信息、內部文件等機密信息。2.未經(jīng)酒店批準，不得擅自將酒店機密信息泄露給外部人員。3.在工作中使用機密信息時，應嚴格按照規(guī)定的程序和權限進行操作，確保信息安全。五、培訓與發(fā)展（一）培訓計劃1.行政部門根據(jù)員工的崗位需求和個人發(fā)展情況，制定年度培訓計劃。2.培訓計劃包括培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓師資等方面的安排。3.培訓內容涵蓋行政管理知識、溝通技巧、辦公軟件應用、酒店業(yè)務知識等方面。（二）培訓實施1.按照培訓計劃組織開展各類培訓活動，確保培訓質量和效果。2.培訓方式可以采用內部培訓、外部培訓、在線學習、實踐操作等多種形式。3.每次培訓結束后，組織員工進行培訓效果評估，收集員工的反饋意見，以便對培訓內容和方式進行改進。（三）職業(yè)發(fā)展1.為行政崗位員工提供職業(yè)發(fā)展規(guī)劃指導，幫助員工明確職業(yè)發(fā)展方向。2.根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和能力提升情況，為員工提供晉升機會和崗位調整機會。3.鼓勵員工參加各類專業(yè)資格考試和行業(yè)培訓，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和競爭力。六、考核與激勵（一）考核標準1.制定行政崗位員工的績效考核標準，包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面的考核指標。2.工作業(yè)績考核指標主要包括工作任務完成情況、工作質量、工作效率等方面。3.工作能力考核指標主要包括專業(yè)知識、業(yè)務技能、溝通協(xié)調能力、問題解決能力等方面。4.工作態(tài)度考核指標主要包括責任心、敬業(yè)精神、團隊合作精神、服務意識等方面。（二）考核方式1.績效考核采用月度考核與年度考核相結合的方式。2.月度考核由行政主管負責組織實施，對員工當月的工作表現(xiàn)進行考核評價。3.年度考核在月度考核的基礎上，綜合員工全年的工作表現(xiàn)進行全面評價。4.考核過程中，采用上級評價、同事評價、自我評價等多種評價方式，確保考核結果的客觀公正。（三）激勵措施1.根據(jù)績效考核結果，對