銷售設(shè)備采購(gòu)管理制度

銷售設(shè)備采購(gòu)管理制度?總則目的為規(guī)范公司銷售設(shè)備采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行，滿足公司銷售業(yè)務(wù)的需求，提高采購(gòu)效率，保證設(shè)備質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司銷售所需設(shè)備的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、檢測(cè)設(shè)備、辦公設(shè)備等。基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.效益原則：在保證設(shè)備質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公開、公平、公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)公開透明，對(duì)所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競(jìng)爭(zhēng)，公正選擇。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的設(shè)備，以滿足銷售業(yè)務(wù)對(duì)設(shè)備的要求。采購(gòu)計(jì)劃管理需求預(yù)測(cè)1.銷售部門應(yīng)定期對(duì)市場(chǎng)需求進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，結(jié)合公司銷售目標(biāo)和業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，提前向采購(gòu)部門提供設(shè)備需求信息。2.需求信息應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、技術(shù)要求等詳細(xì)內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃編制1.采購(gòu)部門根據(jù)銷售部門提供的需求信息，結(jié)合庫(kù)存情況，編制采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)變化和公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。采購(gòu)計(jì)劃審批1.采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交至相關(guān)部門進(jìn)行審批。2.審批流程如下：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核采購(gòu)計(jì)劃的合理性和可行性。財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)計(jì)劃的預(yù)算金額。分管領(lǐng)導(dǎo)審批采購(gòu)計(jì)劃?？偨?jīng)理批準(zhǔn)采購(gòu)計(jì)劃。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面的資料。2.根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中選擇潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。3.評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、信譽(yù)狀況等方面。4.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，進(jìn)行綜合比較和評(píng)價(jià)，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。供應(yīng)商準(zhǔn)入1.對(duì)通過評(píng)估的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合作協(xié)議應(yīng)包括設(shè)備采購(gòu)合同、質(zhì)量保證協(xié)議、售后服務(wù)協(xié)議等內(nèi)容。3.采購(gòu)部門應(yīng)將新準(zhǔn)入供應(yīng)商的相關(guān)信息錄入供應(yīng)商信息庫(kù)，并及時(shí)更新。供應(yīng)商考核1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括設(shè)備質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.考核方式可采用定期評(píng)估、日常監(jiān)督、客戶反饋等方式進(jìn)行。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。4.對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。采購(gòu)流程管理采購(gòu)申請(qǐng)1.銷售部門或其他相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、采購(gòu)原因等內(nèi)容。2.采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，按照采購(gòu)計(jì)劃審批流程進(jìn)行審批。2.審批通過后，采購(gòu)部門方可開展采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)詢價(jià)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供設(shè)備報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、交貨期等信息。2.詢價(jià)函應(yīng)明確采購(gòu)設(shè)備的詳細(xì)要求和規(guī)格參數(shù)，確保供應(yīng)商報(bào)價(jià)的準(zhǔn)確性和可比性。3.采購(gòu)部門應(yīng)收集、整理供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，并進(jìn)行比較和分析。采購(gòu)談判1.根據(jù)詢價(jià)結(jié)果，采購(gòu)部門選擇部分供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。2.采購(gòu)談判應(yīng)圍繞設(shè)備價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。3.采購(gòu)談判過程中，采購(gòu)部門應(yīng)做好記錄，明確雙方達(dá)成的共識(shí)和協(xié)議。采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。3.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交至相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過后方可簽訂。采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)采購(gòu)訂單給供應(yīng)商，明確采購(gòu)設(shè)備的具體要求和交貨時(shí)間。2.采購(gòu)訂單應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后發(fā)送給供應(yīng)商。采購(gòu)跟蹤與催貨1.采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況。2.對(duì)于即將到期的采購(gòu)訂單，采購(gòu)部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，提醒其按時(shí)交貨。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，如調(diào)整交貨期、尋找替代供應(yīng)商等，確保設(shè)備按時(shí)供應(yīng)。到貨驗(yàn)收1.設(shè)備到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.設(shè)備到貨時(shí)，采購(gòu)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門、使用部門等相關(guān)人員應(yīng)共同對(duì)設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等方面。4.驗(yàn)收合格后，相關(guān)人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。采購(gòu)付款1.設(shè)備到貨驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)辦理采購(gòu)付款手續(xù)。2.采購(gòu)付款應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行審批，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)發(fā)票信息，確保發(fā)票的真實(shí)性和合法性。4.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核無誤后支付貨款給供應(yīng)商。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別內(nèi)容包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等方面。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法進(jìn)行。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等方面。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。采購(gòu)檔案管理檔案收集1.采購(gòu)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集采購(gòu)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。2.檔案收集應(yīng)及時(shí)、完整，確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。檔案整理1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。2.檔案整理應(yīng)做到規(guī)范、整齊，便于查閱和保管。檔案保管1.采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管，建立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備。2.檔案保管期限應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行，確保檔案資料的安全性和完整性。檔案查閱1.因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.檔案查閱應(yīng)在檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)印、摘抄檔案資料。3.查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回檔案資料，并檢查檔案資料的完整性。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)中存在的問題，并提出整改建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，配合做好各項(xiàng)監(jiān)管工作。2.對(duì)于政府部門提出