行政物資管理制度設(shè)計(jì)

行政物資管理制度設(shè)計(jì)?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政物資管理，規(guī)范行政物資采購(gòu)、使用、保管及處置等行為，提高行政物資使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政物資管理。行政物資是指公司為開(kāi)展日常辦公、運(yùn)營(yíng)活動(dòng)所需的各類(lèi)物資，包括辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、固定資產(chǎn)等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：行政物資實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保公司行政物資管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.合理配置原則：根據(jù)公司實(shí)際需求，合理配置行政物資，避免浪費(fèi)和閑置，提高物資使用效率。3.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)，降低行政物資采購(gòu)成本和使用成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)及人員在行政物資管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保行政物資管理工作的順利開(kāi)展。二、管理職責(zé)（一）行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善行政物資管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)行政物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放、調(diào)配及處置等日常管理工作。3.定期對(duì)行政物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。4.建立行政物資管理臺(tái)賬，記錄行政物資的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況。5.會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)行政物資進(jìn)行成本核算和分析，提出改進(jìn)建議。（二）使用部門(mén)職責(zé)1.根據(jù)本部門(mén)實(shí)際需求，提出行政物資采購(gòu)申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)行政物資的領(lǐng)用、使用和保管，合理使用行政物資，避免浪費(fèi)。3.協(xié)助行政部門(mén)做好行政物資的盤(pán)點(diǎn)清查工作，及時(shí)反饋本部門(mén)行政物資的使用情況和存在問(wèn)題。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)行政物資采購(gòu)資金的審核和支付。2.會(huì)同行政部門(mén)定期對(duì)行政物資進(jìn)行成本核算和分析，監(jiān)督行政物資管理情況。3.根據(jù)行政物資管理制度，對(duì)行政物資的采購(gòu)、處置等財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行賬務(wù)處理。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)于每月末根據(jù)本部門(mén)下月工作安排及實(shí)際需求，填寫(xiě)《行政物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，報(bào)行政部門(mén)審核。2.行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司庫(kù)存情況及預(yù)算安排，制定月度行政物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容。3.對(duì)于臨時(shí)性或緊急性的行政物資采購(gòu)需求，使用部門(mén)可填寫(xiě)《緊急行政物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門(mén)審批。行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)安排采購(gòu)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門(mén)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過(guò)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、談判等方式，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為公司行政物資采購(gòu)的合作伙伴。2.對(duì)于新引入的供應(yīng)商，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面的情況，并填寫(xiě)《供應(yīng)商考察報(bào)告》。經(jīng)評(píng)估合格的供應(yīng)商，方可納入合格供應(yīng)商名錄。3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施，如警告、暫停合作、取消合作等。4.行政部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)備案。（三）采購(gòu)實(shí)施1.行政部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和審批結(jié)果，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括集中采購(gòu)、分散采購(gòu)、網(wǎng)上采購(gòu)等。2.對(duì)于集中采購(gòu)的物資，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合采購(gòu)，以降低采購(gòu)成本。對(duì)于分散采購(gòu)的物資，行政部門(mén)應(yīng)按照公司采購(gòu)流程，選擇合格供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。3.在采購(gòu)過(guò)程中，行政部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解采購(gòu)進(jìn)度和物資質(zhì)量情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的要求，督促供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.行政物資到貨后，行政部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。2.對(duì)于辦公用品、低值易耗品等物資，驗(yàn)收人員應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資是否符合質(zhì)量要求，是否完好無(wú)損。3.對(duì)于辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)等物資，驗(yàn)收人員應(yīng)按照產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查設(shè)備的性能、功能、運(yùn)行狀況等是否符合要求。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫(xiě)《行政物資驗(yàn)收單》。2.《行政物資驗(yàn)收單》應(yīng)詳細(xì)記錄物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。驗(yàn)收人員應(yīng)簽字確認(rèn)驗(yàn)收結(jié)果。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨，并做好相關(guān)記錄。五、入庫(kù)管理（一）入庫(kù)流程1.驗(yàn)收合格的行政物資，行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)《行政物資驗(yàn)收單》，核對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保物資與驗(yàn)收單一致。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)將物資按照類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立物資臺(tái)賬，記錄物資的入庫(kù)時(shí)間、名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.物資入庫(kù)后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在物資上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)明物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、入庫(kù)時(shí)間等信息，以便于識(shí)別和管理。（二）庫(kù)存管理1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存行政物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)清查應(yīng)每月至少進(jìn)行一次，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)填寫(xiě)《行政物資盤(pán)點(diǎn)表》。2.如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存物資賬實(shí)不符，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告行政部門(mén)負(fù)責(zé)人。行政部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查處理，確保庫(kù)存物資的準(zhǔn)確性。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)庫(kù)存物資的使用情況和采購(gòu)計(jì)劃，合理控制庫(kù)存水平，避免物資積壓或缺貨。對(duì)于長(zhǎng)期積壓或不再使用的物資，應(yīng)及時(shí)提出處置建議，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。六、發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.行政物資發(fā)放應(yīng)遵循按需發(fā)放、合理控制的原則，確保物資發(fā)放到真正需要的部門(mén)和人員手中。2.對(duì)于辦公用品、低值易耗品等物資，應(yīng)根據(jù)使用部門(mén)的實(shí)際需求，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放。對(duì)于辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)等物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行調(diào)配和發(fā)放。（二）發(fā)放流程1.使用部門(mén)如需領(lǐng)用行政物資，應(yīng)填寫(xiě)《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門(mén)審批。2.行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，核對(duì)庫(kù)存物資情況，如庫(kù)存充足，應(yīng)及時(shí)辦理物資發(fā)放手續(xù)，并在《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物資發(fā)放情況，及時(shí)更新物資臺(tái)賬，記錄物資的發(fā)放時(shí)間、名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)等信息。七、使用管理（一）使用部門(mén)職責(zé)1.使用部門(mén)應(yīng)合理使用行政物資，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)物資的保管和使用，確保物資的安全和完整。2.使用部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)使用的行政物資進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)，并配合行政部門(mén)進(jìn)行維修或更換。3.使用部門(mén)應(yīng)節(jié)約使用行政物資，避免浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的物資，應(yīng)盡量重復(fù)使用；對(duì)于不再使用的物資，應(yīng)及時(shí)交回行政部門(mén)。（二）監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)行政物資的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資的使用是否合理、是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象、是否按照規(guī)定進(jìn)行保管和維護(hù)等方面。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)向使用部門(mén)提出整改意見(jiàn)，并督促其限期整改。如使用部門(mén)未按時(shí)整改或整改不力，行政部門(mén)有權(quán)采取相應(yīng)措施，如停止物資供應(yīng)、進(jìn)行通報(bào)批評(píng)等。八、處置管理（一）處置范圍1.行政物資的處置范圍包括已損壞無(wú)法使用的物資、已超過(guò)使用期限的物資、已不再使用的物資等。2.對(duì)于符合處置條件的行政物資，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)估和鑒定，確定處置方式。（二）處置方式1.報(bào)廢：對(duì)于已損壞無(wú)法修復(fù)或已超過(guò)使用期限且無(wú)使用價(jià)值的行政物資，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，可進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢物資應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或變賣(mài)。2.出售：對(duì)于已不再使用但仍有一定使用價(jià)值的行政物資，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，可進(jìn)行出售處理。出售物資應(yīng)通過(guò)公開(kāi)競(jìng)價(jià)、詢(xún)價(jià)等方式進(jìn)行，確保出售價(jià)格合理。3.捐贈(zèng)：對(duì)于已不再使用但仍有一定使用價(jià)值且符合捐贈(zèng)條件的行政物資，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，可進(jìn)行捐贈(zèng)處理。捐贈(zèng)物資應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。（三）處置程序1.行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存行政物資進(jìn)行清理，將符合處置條件的物資列出清單，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)物資清單及處置方式，組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)估和鑒定，確定處置方案。處置方案應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)備案。3.對(duì)于報(bào)廢物資，行政部門(mén)應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或變賣(mài)，并做好記錄。對(duì)于出售物資，行政部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行公開(kāi)競(jìng)價(jià)、詢(xún)價(jià)等，確定購(gòu)買(mǎi)方后，簽訂出售合同，并辦理相關(guān)手續(xù)。對(duì)于捐贈(zèng)物資，行政部門(mén)應(yīng)辦理捐贈(zèng)手續(xù)，并做好記錄。九、盤(pán)點(diǎn)清查（一）盤(pán)點(diǎn)清查計(jì)劃1.行政部門(mén)應(yīng)制定年度行政物資盤(pán)點(diǎn)清查計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)清查的時(shí)間、范圍、方法、人員等內(nèi)容。盤(pán)點(diǎn)清查計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司管理層審批。2.盤(pán)點(diǎn)清查計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和管理需要，合理安排盤(pán)點(diǎn)清查時(shí)間和頻率。一般情況下，每年應(yīng)進(jìn)行一次全面的行政物資盤(pán)點(diǎn)清查。（二）盤(pán)點(diǎn)清查實(shí)施1.行政部門(mén)應(yīng)組織成立盤(pán)點(diǎn)清查小組，負(fù)責(zé)具體實(shí)施行政物資盤(pán)點(diǎn)清查工作。盤(pán)點(diǎn)清查小組應(yīng)由行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)及相關(guān)使用部門(mén)人員組成。2.盤(pán)點(diǎn)清查小組應(yīng)按照盤(pán)點(diǎn)清查計(jì)劃，對(duì)公司行政物資進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)清查。盤(pán)點(diǎn)清查過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保賬實(shí)相符。3.盤(pán)點(diǎn)清查人員應(yīng)如實(shí)記錄盤(pán)點(diǎn)清查結(jié)果，填寫(xiě)《行政物資盤(pán)點(diǎn)表》?！缎姓镔Y盤(pán)點(diǎn)表》應(yīng)詳細(xì)記錄物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、賬面數(shù)、實(shí)有數(shù)、盤(pán)盈數(shù)、盤(pán)虧數(shù)等內(nèi)容。盤(pán)點(diǎn)清查人員應(yīng)簽字確認(rèn)盤(pán)點(diǎn)清查結(jié)果。（三）盤(pán)點(diǎn)清查結(jié)果處理1.盤(pán)點(diǎn)清查結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)清查小組應(yīng)及時(shí)對(duì)盤(pán)點(diǎn)清查結(jié)果進(jìn)行匯總和分析，編制《行政物資盤(pán)點(diǎn)清查報(bào)告》。《行政物資盤(pán)點(diǎn)清查報(bào)告》應(yīng)包括盤(pán)點(diǎn)清查基本情況、盤(pán)點(diǎn)清查結(jié)果、賬實(shí)不符原因分析、處理建議等內(nèi)容。2.對(duì)于盤(pán)點(diǎn)清查中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，并提出處理意見(jiàn)。如屬于正常損耗或合理誤差，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理；如屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)清查結(jié)果，及時(shí)調(diào)整物資臺(tái)賬和財(cái)務(wù)賬目，確保賬實(shí)相符。同時(shí)，應(yīng)針對(duì)盤(pán)點(diǎn)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，完善行政物資管理制度。十、信息化管理（一）建立行政物資管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立行政物資管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)行政物資采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放、調(diào)配、處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.行政物資管理系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、發(fā)放管理、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能，能夠?qū)崟r(shí)反映行政物資的庫(kù)存情況、使用情況等信息。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.行政部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)行政物資管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.物資采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放等業(yè)務(wù)發(fā)生后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)在行政物資管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，更新物資臺(tái)賬和