酒店簽單掛賬管理制度

酒店簽單掛賬管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范酒店簽單掛賬行為，加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，保障酒店資金安全，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于酒店與協(xié)議單位、常住客及其他經(jīng)酒店批準(zhǔn)可以簽單掛賬的客戶之間的交易管理。3.基本原則信用評估原則：在給予客戶簽單掛賬權(quán)限前，應(yīng)對客戶進(jìn)行全面的信用評估，確?？蛻艟邆浒磿r支付賬款的能力和信用。審批控制原則：所有簽單掛賬交易必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，明確各級審批權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的簽單掛賬行為。賬款核對原則：定期與客戶進(jìn)行賬款核對，確保賬目清晰，及時發(fā)現(xiàn)和解決賬款差異問題。風(fēng)險防范原則：建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，對逾期賬款采取有效的催收措施，降低酒店壞賬風(fēng)險。二、簽單掛賬客戶的資格認(rèn)定與信用評估1.資格認(rèn)定協(xié)議單位：與酒店簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，具備一定經(jīng)營規(guī)模和良好信譽(yù)的企業(yè)、機(jī)構(gòu)等。常住客：在酒店長期入住，信用記錄良好，且有簽單掛賬需求的個人或單位客戶。其他客戶：經(jīng)酒店總經(jīng)理或授權(quán)人特別批準(zhǔn)的臨時性簽單掛賬客戶。2.信用評估信息收集：收集客戶的基本信息，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、聯(lián)系方式、銀行開戶信息等；了解客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄等。評估方法：通過查閱客戶資料、實地考察、與相關(guān)機(jī)構(gòu)或人員溝通等方式，對客戶的信用狀況進(jìn)行綜合評估?？蓞⒖嫉谌叫庞迷u級機(jī)構(gòu)的評估報告，或根據(jù)酒店自身積累的客戶信用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。信用等級劃分：根據(jù)信用評估結(jié)果，將客戶信用等級分為優(yōu)秀、良好、一般、較差四個等級。優(yōu)秀：經(jīng)營狀況良好，財務(wù)實力雄厚，信用記錄優(yōu)良，無逾期賬款等不良記錄。良好：經(jīng)營穩(wěn)定，財務(wù)狀況正常，有一定的信用基礎(chǔ)，偶爾出現(xiàn)短期賬款逾期情況，但能及時結(jié)清。一般：經(jīng)營狀況一般，財務(wù)狀況存在一定不確定性，信用記錄有少量瑕疵，存在一定賬款逾期風(fēng)險。較差：經(jīng)營不善，財務(wù)狀況不佳，信用記錄較差，經(jīng)常出現(xiàn)賬款逾期，甚至有惡意拖欠賬款的嫌疑。信用額度確定：根據(jù)客戶信用等級，確定相應(yīng)的信用額度。信用額度是指酒店允許客戶簽單掛賬的最高金額。優(yōu)秀客戶：信用額度可相對較高，一般根據(jù)客戶預(yù)計消費金額和信用狀況綜合確定，最高不超過[X]萬元。良好客戶：信用額度適中，一般不超過[X]萬元。一般客戶：信用額度相對較低，一般不超過[X]萬元，并要求提供一定的擔(dān)保措施。較差客戶：原則上不給予簽單掛賬權(quán)限，如特殊情況需要給予，需經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的擔(dān)保措施和賬款監(jiān)控措施。三、簽單掛賬審批流程1.新客戶申請客戶向酒店銷售部門或前臺提出簽單掛賬申請，填寫《簽單掛賬申請表》，詳細(xì)注明客戶基本信息、申請掛賬原因、預(yù)計掛賬金額、付款方式及期限等內(nèi)容。銷售部門或前臺收到申請后，對客戶提交的資料進(jìn)行初步審核，核實客戶身份和相關(guān)信息的真實性，并將申請表及相關(guān)資料提交給信用管理部門。2.信用評估與額度審批信用管理部門接到申請后，按照本制度第二章的規(guī)定對客戶進(jìn)行信用評估。根據(jù)信用評估結(jié)果，確定客戶信用等級和信用額度，并填寫《信用評估與額度審批表》，提交給財務(wù)部門和酒店管理層審批。財務(wù)部門審核客戶的財務(wù)狀況和還款能力，評估給予簽單掛賬可能帶來的資金風(fēng)險。如認(rèn)為存在風(fēng)險，可提出增加擔(dān)保措施或調(diào)整信用額度等建議。酒店管理層根據(jù)信用管理部門和財務(wù)部門的意見，對客戶簽單掛賬申請進(jìn)行最終審批。審批通過后，簽署批準(zhǔn)意見，并將申請表返回信用管理部門。3.協(xié)議簽訂與授權(quán)信用管理部門根據(jù)酒店管理層的審批意見，通知銷售部門或前臺與客戶簽訂《簽單掛賬協(xié)議》。協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、掛賬額度、結(jié)算方式、付款期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。銷售部門或前臺將簽訂好的協(xié)議副本提交給財務(wù)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門備案。同時，根據(jù)協(xié)議內(nèi)容，為客戶設(shè)置簽單掛賬權(quán)限，包括可簽單的消費項目范圍、簽單人簽字樣本等，并將簽單掛賬權(quán)限信息錄入酒店財務(wù)管理系統(tǒng)。四、簽單掛賬交易管理1.消費確認(rèn)客戶在酒店消費時，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行消費確認(rèn)。如餐飲部門應(yīng)在客戶用餐結(jié)束后，及時填寫《消費賬單》，詳細(xì)記錄消費項目、金額、時間等信息，并請客戶簽字確認(rèn)?？头坎块T應(yīng)在客戶退房時，核對客房消費明細(xì)，確保無誤后請客戶簽字確認(rèn)。對于簽單掛賬消費，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在消費賬單上注明"簽單掛賬"字樣，并加蓋酒店專用章或授權(quán)簽字章。同時，將消費賬單及時傳遞給財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。2.賬務(wù)處理財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門傳遞的簽單掛賬消費賬單后，應(yīng)按照《簽單掛賬協(xié)議》的規(guī)定，及時進(jìn)行賬務(wù)處理。將消費金額計入應(yīng)收賬款科目，并按照客戶名稱和信用額度進(jìn)行明細(xì)核算。在賬務(wù)處理過程中，財務(wù)人員應(yīng)仔細(xì)核對消費賬單與系統(tǒng)記錄的簽單掛賬權(quán)限信息是否一致，確保消費項目在授權(quán)范圍內(nèi)，簽單人簽字真實有效。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實，并暫停該筆賬務(wù)處理，直至問題解決。3.賬款核對財務(wù)部門應(yīng)定期與客戶進(jìn)行賬款核對，確保賬目清晰。一般每月末向客戶發(fā)送《應(yīng)收賬款對賬單》，詳細(xì)列出本月客戶的簽單掛賬明細(xì)、期初余額、本期發(fā)生額、期末余額等信息，要求客戶核對并簽字確認(rèn)后返回?？蛻羧鐚~單內(nèi)容有異議，應(yīng)在收到對賬單后的[X]個工作日內(nèi)與酒店財務(wù)部門聯(lián)系，說明差異原因。財務(wù)部門應(yīng)及時核實情況，如確實存在差異，應(yīng)與業(yè)務(wù)部門共同查找原因，調(diào)整賬目，并將處理結(jié)果告知客戶。對于長期未進(jìn)行賬款核對或賬款差異較大的客戶，財務(wù)部門應(yīng)加大核對頻率，必要時可安排專人與客戶進(jìn)行面對面核對，確保賬款準(zhǔn)確無誤。五、逾期賬款管理1.預(yù)警機(jī)制財務(wù)部門應(yīng)建立逾期賬款預(yù)警機(jī)制，設(shè)定不同的逾期期限預(yù)警指標(biāo)。一般當(dāng)客戶賬款逾期[X]天、[X]天、[X]天時，分別發(fā)出黃色、橙色、紅色預(yù)警信號。根據(jù)預(yù)警信號，財務(wù)部門及時向銷售部門、信用管理部門等相關(guān)部門通報逾期賬款情況，提醒各部門關(guān)注客戶還款動態(tài)，采取相應(yīng)措施。2.催收措施電話催收：在賬款逾期初期，由財務(wù)部門或銷售部門通過電話方式與客戶溝通，提醒客戶賬款已逾期，請其盡快安排付款。電話催收應(yīng)做好記錄，包括通話時間、通話內(nèi)容、客戶反饋等信息。發(fā)函催收：如電話催收效果不佳，可向客戶發(fā)送《催款函》，正式書面通知客戶賬款逾期情況及還款要求。催款函應(yīng)明確逾期金額、逾期期限、還款截止日期等內(nèi)容，并告知客戶如逾期仍未付款，將采取進(jìn)一步的催收措施，如加收逾期利息、限制簽單掛賬權(quán)限等。上門催收：對于逾期時間較長、金額較大的客戶，可安排專人上門催收。上門催收人員應(yīng)兩人以上，并攜帶相關(guān)證明文件和催款資料。上門催收過程中應(yīng)注意溝通方式和態(tài)度，避免與客戶發(fā)生沖突。如客戶有還款意向但暫時無法一次性結(jié)清賬款，可與客戶協(xié)商制定還款計劃，并要求客戶簽字確認(rèn)。法律催收：如通過以上催收措施仍無法收回逾期賬款，且客戶欠款金額較大、惡意拖欠跡象明顯，可考慮通過法律途徑解決。由酒店法律顧問根據(jù)具體情況，制定法律訴訟方案，準(zhǔn)備相關(guān)證據(jù)材料，向法院提起訴訟，追討逾期賬款。六、擔(dān)保與抵押管理1.擔(dān)保方式保證人擔(dān)保：對于信用等級一般或較差的客戶，酒店可要求其提供具有足夠經(jīng)濟(jì)實力和良好信用的保證人進(jìn)行擔(dān)保。保證人應(yīng)與酒店簽訂《保證合同》，明確保證責(zé)任和義務(wù)，包括保證范圍、保證方式、保證期限等內(nèi)容。抵押物擔(dān)保：客戶也可提供符合酒店要求的抵押物進(jìn)行擔(dān)保，如房產(chǎn)、土地、車輛等。抵押物應(yīng)辦理合法有效的抵押登記手續(xù)，確保酒店享有優(yōu)先受償權(quán)。酒店與客戶應(yīng)簽訂《抵押合同》，并到相關(guān)部門辦理抵押登記備案。2.擔(dān)保與抵押的管理財務(wù)部門應(yīng)建立擔(dān)保與抵押臺賬，詳細(xì)記錄保證人信息、抵押物情況、擔(dān)保金額、擔(dān)保期限等內(nèi)容，并定期進(jìn)行核對和更新。在擔(dān)保期限或抵押期限內(nèi)，如客戶出現(xiàn)逾期賬款情況，酒店有權(quán)按照《保證合同》或《抵押合同》的約定，要求保證人履行保證責(zé)任或處置抵押物以償還欠款。對于已解除擔(dān)?；虻盅旱目蛻簦攧?wù)部門應(yīng)及時在臺賬中進(jìn)行記錄，并辦理相關(guān)的解除手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計酒店內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對簽單掛賬業(yè)務(wù)進(jìn)行審計檢查，重點審查簽單掛賬客戶的資格認(rèn)定、信用評估、審批流程、交易管理、逾期賬款催收等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。審計檢查過程中，應(yīng)查閱相關(guān)文件資料、財務(wù)賬目、消費記錄等，與相關(guān)人員進(jìn)行溝通核實，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務(wù)檢查財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對簽單掛賬業(yè)務(wù)的日常財務(wù)管理和監(jiān)督檢查，確保賬款核算準(zhǔn)確、及時，風(fēng)險控制有效。定期對簽單掛賬客戶的信用額度使用情況、賬款回收情況等進(jìn)行分析評估，發(fā)現(xiàn)異常情況及時采取措施。財務(wù)部門應(yīng)配合內(nèi)部審計部門的審計檢查工作，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和資料，并對審計檢查中發(fā)現(xiàn)的財務(wù)問題進(jìn)行及時整改。3.業(yè)務(wù)部門自查銷售部門、前臺及其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對本部門的簽單掛賬業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查簽單掛賬操作是否規(guī)范，客戶信息管理是否完善，賬款催收工作是否到位等。業(yè)務(wù)部門在自查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時整改，并將自查情況和整改結(jié)果書面報告給酒店管理層和財務(wù)部門。八、責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定未經(jīng)授權(quán)擅自給予客戶簽單掛賬權(quán)限或超出授權(quán)范圍進(jìn)行簽單掛賬操作的。在簽單掛賬業(yè)務(wù)中，故意隱瞞客戶真實情況，提供虛假信息，誤導(dǎo)信用評估和審批決策的。未按照規(guī)定流程進(jìn)行消費確認(rèn)、賬務(wù)處理或賬款核對，導(dǎo)致賬目混亂、賬款差異的。對逾期賬款催收不力，造成酒店壞賬損失的。違反擔(dān)保與抵押管理規(guī)定，導(dǎo)致酒店擔(dān)保權(quán)益或抵押權(quán)益受損的。其他違反本制度規(guī)定，給酒店造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的行為。2.責(zé)任追究方式