銷售大區(qū)印章管理制度

銷售大區(qū)印章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)銷售大區(qū)印章的管理，規(guī)范印章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司銷售大區(qū)各部門及全體員工。（三）印章種類及定義1.公章：公司對(duì)外具有法律效力的正式印章，用于簽署重要合同、協(xié)議、文件等。2.合同專用章：專門用于簽訂各類銷售合同的印章。3.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財(cái)務(wù)事務(wù)的印章。4.法人章：代表公司法定代表人的個(gè)人印章，用于特定的法律文件或財(cái)務(wù)事務(wù)。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知等。（四）印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章的安全存放，防止印章被盜用、冒用或遺失。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格規(guī)范印章的使用流程，明確使用權(quán)限和審批程序。4.責(zé)任性原則：印章使用人對(duì)印章使用的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。二、印章的刻制與啟用（一）刻制流程1.因工作需要刻制印章的部門，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將《印章刻制申請(qǐng)表》提交至銷售大區(qū)行政部門審核，行政部門審核通過后報(bào)公司總部相關(guān)部門審批。3.經(jīng)公司總部批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一安排到指定的刻章單位進(jìn)行刻制。（二）啟用流程1.新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知印章使用部門領(lǐng)取，并辦理交接手續(xù)。2.印章使用部門領(lǐng)取新印章后，應(yīng)在《印章啟用登記表》上登記印章啟用日期、啟用人等信息，并簽字確認(rèn)。3.新印章啟用后，原印章同時(shí)廢止。三、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章由銷售大區(qū)行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管。（二）保管要求1.印章必須存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。3.印章保管人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于簽署對(duì)外具有法律效力的文件、合同、協(xié)議等。2.合同專用章：用于簽訂各類銷售合同。3.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財(cái)務(wù)事務(wù)。4.法人章：用于特定的法律文件或財(cái)務(wù)事務(wù)。5.部門章：用于部門內(nèi)部文件、通知等。（二）使用流程1.填寫《印章使用申請(qǐng)表》：印章使用人應(yīng)根據(jù)印章使用事項(xiàng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用印章的事由、文件名稱、文號(hào)、合同編號(hào)等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：一般事項(xiàng)：由部門負(fù)責(zé)人審批。重要事項(xiàng)：由銷售大區(qū)總經(jīng)理審批。涉及財(cái)務(wù)、法律等重大事項(xiàng)：需報(bào)公司總部相關(guān)部門審批。3.用?。河≌卤９苋嗽趯徍恕队≌率褂蒙暾?qǐng)表》及相關(guān)文件無誤后，方可在規(guī)定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記用印日期、用印文件名稱、文號(hào)、合同編號(hào)、用印人等信息。4.留存文件：印章使用人在用印后，應(yīng)將《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件原件或復(fù)印件留存一份，以備查閱。（三）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.如因特殊情況需要在空白紙張上加蓋印章，必須經(jīng)銷售大區(qū)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在使用后及時(shí)收回留存。3.印章使用人不得擅自更改用印文件內(nèi)容，如確需更改，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更。2.部門撤銷或合并。3.印章?lián)p壞無法使用。4.其他需要停用印章的情形。（二）停用流程1.印章保管人在印章停用后，應(yīng)及時(shí)通知印章使用部門停止使用，并將印章交回銷售大區(qū)行政部門。2.行政部門在收到停用印章后，應(yīng)在《印章停用登記表》上登記停用日期、停用原因等信息，并簽字確認(rèn)。（三）銷毀流程1.對(duì)于需要銷毀的印章，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)銷售大區(qū)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部門會(huì)同公司審計(jì)部門等相關(guān)人員共同對(duì)印章進(jìn)行銷毀，并在《印章銷毀登記表》上登記銷毀日期、銷毀方式、銷毀參與人員等信息，參與人員簽字確認(rèn)。六、印章使用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.銷售大區(qū)行政部門負(fù)責(zé)對(duì)印章的使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.公司審計(jì)部門有權(quán)對(duì)印章的使用情況進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.印章使用流程是否規(guī)范，審批手續(xù)是否齊全。2.印章使用記錄是否完整、準(zhǔn)確。3.印章保管是否安全，是否存在違規(guī)使用印章的情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司銷售大