香煙柜臺存貨管理制度

香煙柜臺存貨管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司香煙柜臺存貨管理，確保香煙庫存的安全、完整，提高存貨周轉(zhuǎn)率，保證銷售業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及香煙柜臺存貨管理的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)煙草專賣法律法規(guī)以及公司各項規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確性原則：確保存貨數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄，賬實相符。3.安全性原則：保障香煙存儲安全，防止被盜、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.效益性原則：合理控制存貨水平，降低庫存成本，提高資金使用效率。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.根據(jù)銷售需求和庫存情況，制定合理的香煙采購計劃。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并確保采購的香煙質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）銷售部門1.及時了解市場需求動態(tài)，向采購部門反饋銷售信息，協(xié)助制定采購計劃。2.負(fù)責(zé)香煙的銷售工作，按照規(guī)定的價格和銷售政策進(jìn)行銷售，確保貨款及時回收。3.對銷售過程中出現(xiàn)的客戶需求變化、退貨等情況及時反饋給相關(guān)部門。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)香煙柜臺存貨的驗收、入庫、存儲、保管和發(fā)放等工作。2.建立健全存貨臺賬，詳細(xì)記錄存貨的出入庫情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實相符。3.做好倉庫的安全防范工作，確保香煙存儲安全，防止發(fā)生火災(zāi)、盜竊等事故。4.對庫存香煙的質(zhì)量狀況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購發(fā)票、銷售發(fā)票等相關(guān)憑證，辦理款項收付手續(xù)。2.定期對存貨進(jìn)行賬務(wù)核對，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。3.根據(jù)存貨管理情況，進(jìn)行成本核算和分析，提供相關(guān)財務(wù)報告和建議。（五）質(zhì)量管理部門1.對采購的香煙進(jìn)行質(zhì)量檢驗，確保符合國家標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。2.對庫存香煙的質(zhì)量進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時通知相關(guān)部門處理。3.協(xié)助處理因香煙質(zhì)量問題引起的客戶投訴和糾紛。三、香煙采購管理（一）采購計劃制定1.銷售部門應(yīng)定期（至少每周一次）收集市場銷售數(shù)據(jù)和客戶需求信息，分析香煙銷售趨勢，預(yù)測未來一段時間內(nèi)的銷售需求。2.根據(jù)銷售預(yù)測和當(dāng)前庫存水平，結(jié)合安全庫存標(biāo)準(zhǔn)，制定香煙采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購的香煙品種、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計到貨時間等信息。3.采購計劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，確保采購計劃的合理性和準(zhǔn)確性。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行評估和審核。2.優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力強(qiáng)、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、價格合理的供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)等情況進(jìn)行評分，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商及時采取整改措施或終止合作。（三）采購訂單執(zhí)行1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)詳細(xì)注明采購的香煙品種、數(shù)量、規(guī)格、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息，并確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或質(zhì)量問題，應(yīng)及時要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施，并追究其違約責(zé)任。3.采購到貨前，倉庫管理部門應(yīng)做好收貨準(zhǔn)備工作，包括安排收貨人員、清理收貨場地、準(zhǔn)備收貨工具等。四、香煙驗收管理（一）驗收準(zhǔn)備1.倉庫管理部門在收到采購到貨通知后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗收工作。驗收人員應(yīng)熟悉香煙的驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法，具備一定的專業(yè)知識和經(jīng)驗。2.準(zhǔn)備好驗收所需的工具和設(shè)備，如計量器具、檢測儀器、驗收記錄表格等。（二）驗收流程1.核對送貨單與采購訂單：驗收人員首先核對送貨單上的香煙品種、數(shù)量、規(guī)格等信息是否與采購訂單一致。2.外觀檢查：對到貨香煙的包裝、標(biāo)識、外觀等進(jìn)行檢查，查看是否有破損、變形、受潮、發(fā)霉等情況。3.數(shù)量清點(diǎn)：按照規(guī)定的計量方法對香煙的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。4.質(zhì)量檢驗：根據(jù)香煙的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對部分香煙進(jìn)行抽樣檢驗，檢查其內(nèi)在質(zhì)量是否符合要求。質(zhì)量檢驗可采用感官檢驗、理化檢驗等方法。5.驗收記錄：驗收人員對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括問題描述、數(shù)量、處理意見等。驗收合格的香煙應(yīng)填寫驗收單，注明驗收日期、驗收人員等信息。（三）驗收結(jié)果處理1.驗收合格的香煙，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，將其存放到指定的倉位。2.驗收發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等問題的香煙，驗收人員應(yīng)及時與采購部門和供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商補(bǔ)足數(shù)量或更換合格產(chǎn)品。如因質(zhì)量問題導(dǎo)致的損失，應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。3.對于驗收過程中出現(xiàn)的爭議問題，由質(zhì)量管理部門會同采購部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可通過法律途徑解決。五、香煙入庫管理（一）入庫手續(xù)辦理1.倉庫管理部門根據(jù)驗收單對驗收合格的香煙辦理入庫手續(xù)。入庫人員應(yīng)按照規(guī)定的倉位將香煙存放整齊，并做好標(biāo)識。2.在入庫單上填寫香煙的品種、數(shù)量、規(guī)格、入庫日期、倉位等信息，經(jīng)倉庫管理人員簽字確認(rèn)后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交采購部門備查。（二）庫存臺賬登記1.倉庫管理人員應(yīng)及時在庫存臺賬上記錄香煙的入庫、出庫、結(jié)存等情況。庫存臺賬應(yīng)按照香煙的品種、規(guī)格進(jìn)行分類登記，做到賬賬相符、賬實相符。2.庫存臺賬應(yīng)定期進(jìn)行核對和盤點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。六、香煙存儲管理（一）倉位規(guī)劃1.根據(jù)香煙的品種、規(guī)格、數(shù)量等因素，合理規(guī)劃倉庫的倉位。倉位應(yīng)劃分明確，便于管理和查找。2.按照先進(jìn)先出的原則，對不同批次、不同日期入庫的香煙進(jìn)行分區(qū)存放，避免出現(xiàn)積壓過期的情況。（二）存儲環(huán)境要求1.倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合香煙存儲的要求?？砂惭b溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保存儲環(huán)境穩(wěn)定。2.倉庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火，配備必要的消防器材和設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。3.倉庫應(yīng)設(shè)置防蟲、防鼠、防盜等設(shè)施，防止香煙受到蟲害、鼠害和盜竊。（三）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期（至少每月一次）對香煙進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工等。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存臺賬與實物，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行記錄。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報告，說明盤點(diǎn)情況、賬實差異原因及處理建議等。盤點(diǎn)報告經(jīng)倉庫負(fù)責(zé)人審核后報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。4.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對盤盈、盤虧的香煙進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。盤盈的香煙應(yīng)及時調(diào)整庫存臺賬和財務(wù)賬目；盤虧的香煙應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行核銷；屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、香煙發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按照"先進(jìn)先出"的原則進(jìn)行香煙發(fā)放，確保庫存香煙的新鮮度和質(zhì)量。2.嚴(yán)格按照銷售訂單或相關(guān)規(guī)定進(jìn)行發(fā)放，不得擅自發(fā)放香煙。（二）發(fā)放流程1.銷售部門根據(jù)客戶訂單開具發(fā)貨通知單，注明香煙的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息。發(fā)貨通知單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交倉庫管理部門。2.倉庫管理部門接到發(fā)貨通知單后，安排人員按照通知單要求進(jìn)行備貨。備貨人員應(yīng)仔細(xì)核對發(fā)貨通知單與庫存臺賬，確保備貨數(shù)量準(zhǔn)確無誤。3.備貨完成后，倉庫管理人員在發(fā)貨通知單上簽字確認(rèn)，并辦理發(fā)貨手續(xù)。發(fā)貨人員應(yīng)將發(fā)放的香煙交付給客戶或運(yùn)輸部門，并做好交接記錄。4.倉庫管理部門應(yīng)及時在庫存臺賬上記錄香煙的發(fā)放情況，更新庫存余額。（三）特殊情況處理1.如遇緊急訂單或特殊情況需要臨時發(fā)放香煙的，銷售部門應(yīng)填寫臨時發(fā)貨申請單，注明申請原因、發(fā)放數(shù)量、品種等信息，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據(jù)臨時發(fā)貨申請單進(jìn)行發(fā)貨，并在發(fā)貨后及時補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。八、香煙退貨管理（一）退貨原因1.因質(zhì)量問題導(dǎo)致客戶退貨。2.客戶訂單取消或變更，導(dǎo)致已發(fā)貨的香煙需要退回。3.其他符合公司規(guī)定的退貨原因。（二）退貨流程1.銷售部門收到客戶退貨申請后，應(yīng)及時與客戶溝通，了解退貨原因，并確認(rèn)退貨的香煙品種、數(shù)量、規(guī)格等信息。2.銷售部門填寫退貨申請單，注明退貨原因、客戶名稱、退貨數(shù)量、品種等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交倉庫管理部門。3.倉庫管理部門接到退貨申請單后，安排人員對退貨香煙進(jìn)行驗收。驗收流程與采購驗收流程相同，確保退貨香煙的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。4.驗收合格的退貨香煙，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并在庫存臺賬上記錄退貨入庫情況。同時，倉庫管理部門應(yīng)開具退貨入庫單，注明退貨日期、退貨數(shù)量、品種等信息，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交銷售部門備查。5.對于因質(zhì)量問題導(dǎo)致的退貨，銷售部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理退貨事宜。如因供應(yīng)商原因造成的損失，應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。九、盤點(diǎn)差異處理（一）差異原因分析1.盤點(diǎn)過程中記錄錯誤或漏記。2.出入庫手續(xù)不規(guī)范，導(dǎo)致賬實不符。3.香煙被盜、損壞、變質(zhì)等原因?qū)е聦嵨锒倘薄?.其他原因?qū)е碌谋P點(diǎn)差異。（二）處理措施1.對于因記錄錯誤或漏記導(dǎo)致的差異，應(yīng)及時更正庫存臺賬和相關(guān)記錄。2.對于出入庫手續(xù)不規(guī)范導(dǎo)致的差異，應(yīng)完善出入庫管理制度，加強(qiáng)對出入庫手續(xù)的審核和監(jiān)督，確保賬實相符。3.對于因香煙被盜、損壞、變質(zhì)等原因?qū)е碌膶嵨锒倘保瑧?yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。如涉及保險理賠的，應(yīng)及時辦理理賠手續(xù)。4.對于其他原因?qū)е碌谋P點(diǎn)差異，應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行分析處理，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對香煙柜臺存貨管理情況進(jìn)行審計，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況、庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、存貨的安全性等。2.審計人員通過查閱相關(guān)文件、記錄，實地盤點(diǎn)存貨等方式進(jìn)行審計工作，并出具審計報告。對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，督促相關(guān)部門及時整改。（二）日常檢查1.倉庫管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對倉庫進(jìn)行巡查，檢查香煙的存儲情況、出入庫手續(xù)執(zhí)行情況、庫存臺賬記錄情況等。2.采購部門、銷售部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對本部門涉及香煙柜臺存貨管理的工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給