連鎖應(yīng)收應(yīng)付管理制度

連鎖應(yīng)收應(yīng)付管理制度?總則1.目的本制度旨在規(guī)范連鎖企業(yè)應(yīng)收應(yīng)付賬款的管理，確保資金的合理流動(dòng)，提高資金使用效率，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)和健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有連鎖門店及相關(guān)職能部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的應(yīng)收應(yīng)付賬款管理。3.基本原則真實(shí)性原則：應(yīng)收應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計(jì)量應(yīng)基于實(shí)際發(fā)生的交易，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。及時(shí)性原則：應(yīng)收款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)催收，應(yīng)付款項(xiàng)應(yīng)按時(shí)支付，避免逾期產(chǎn)生不良影響。準(zhǔn)確性原則：財(cái)務(wù)部門應(yīng)準(zhǔn)確記錄應(yīng)收應(yīng)付賬款的明細(xì)，確保賬目清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。風(fēng)險(xiǎn)可控原則：通過有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制措施，降低應(yīng)收應(yīng)付賬款帶來的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)收賬款管理1.客戶信用評(píng)估銷售部門負(fù)責(zé)收集客戶的基本信息，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、聯(lián)系方式等，并建立客戶檔案。定期對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括客戶的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄、行業(yè)口碑等?？蓞⒖紝I(yè)的信用評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)報(bào)告或與合作銀行共同進(jìn)行評(píng)估。根據(jù)信用評(píng)估結(jié)果，將客戶分為不同的信用等級(jí)，如A級(jí)（信用良好）、B級(jí)（一般信用）、C級(jí)（信用較差）、D級(jí)（信用風(fēng)險(xiǎn)高）。針對(duì)不同信用等級(jí)的客戶，制定相應(yīng)的信用政策。2.合同簽訂銷售部門與客戶簽訂銷售合同時(shí)，應(yīng)明確約定付款方式、付款期限、結(jié)算方式等條款。對(duì)于信用等級(jí)較低的客戶，應(yīng)盡量采用現(xiàn)款現(xiàn)貨或預(yù)付款等方式。合同條款應(yīng)清晰、明確，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義的表述。如有特殊情況需要變更合同條款，應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。3.發(fā)貨與開票物流部門根據(jù)銷售合同安排發(fā)貨，并及時(shí)將發(fā)貨信息反饋給銷售部門和財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門在確認(rèn)發(fā)貨后，應(yīng)按照合同約定及時(shí)開具發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保發(fā)票內(nèi)容與合同一致。4.賬款跟蹤與催收銷售部門負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤管理，定期與客戶核對(duì)賬目，及時(shí)了解客戶的付款計(jì)劃和資金狀況。對(duì)于逾期未付款的客戶，應(yīng)及時(shí)發(fā)出催款通知，明確告知逾期金額、逾期期限及可能產(chǎn)生的后果。催款通知可采用書面、郵件、電話等多種方式。根據(jù)客戶的逾期情況和信用等級(jí)，采取不同的催收策略。對(duì)于信用等級(jí)較低的客戶，可加強(qiáng)催收力度，如增加催款頻率、上門催收等；對(duì)于信用良好但因特殊原因逾期的客戶，可與客戶協(xié)商制定合理的還款計(jì)劃。建立應(yīng)收賬款催收臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆賬款的催收情況，包括催收時(shí)間、催收方式、客戶反饋等信息。對(duì)于催收無(wú)果的賬款，應(yīng)及時(shí)提交給法務(wù)部門采取法律措施。5.壞賬管理財(cái)務(wù)部門定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，對(duì)于賬齡較長(zhǎng)且預(yù)計(jì)無(wú)法收回的賬款，應(yīng)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。對(duì)于確實(shí)無(wú)法收回的壞賬，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行核銷。核銷壞賬時(shí)，應(yīng)提供充分的證據(jù)證明該賬款無(wú)法收回，如法院判決書、客戶破產(chǎn)清算報(bào)告等。已核銷的壞賬應(yīng)進(jìn)行備查登記，如后期發(fā)現(xiàn)客戶有還款能力或有新的證據(jù)表明該賬款可以收回，應(yīng)及時(shí)恢復(fù)應(yīng)收賬款，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。應(yīng)付賬款管理1.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商的選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的資料。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括供應(yīng)商的信譽(yù)度、供應(yīng)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、交貨及時(shí)性等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，如優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、一般供應(yīng)商、淘汰供應(yīng)商。2.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)明確約定采購(gòu)商品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式、結(jié)算方式等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求，確保雙方的權(quán)益得到保障。如有特殊情況需要變更合同條款，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。3.收貨與驗(yàn)收物流部門負(fù)責(zé)采購(gòu)商品的接收工作，并及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，確保商品的質(zhì)量符合要求。對(duì)于驗(yàn)收不合格的商品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。4.發(fā)票審核與入賬財(cái)務(wù)部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)合同是否一致等。對(duì)于審核無(wú)誤的發(fā)票，應(yīng)按照公司的財(cái)務(wù)制度及時(shí)入賬。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其重新開具發(fā)票或進(jìn)行更正。5.付款安排財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和付款期限，制定付款計(jì)劃，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。在付款前，應(yīng)再次核對(duì)相關(guān)憑證和資料，確保付款金額準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于已到付款期限的應(yīng)付賬款，應(yīng)按時(shí)支付，維護(hù)公司的良好信譽(yù)。如因特殊原因需要延期付款，應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)商，取得供應(yīng)商的同意，并簽訂延期付款協(xié)議。延期付款應(yīng)控制在合理范圍內(nèi)，避免對(duì)供應(yīng)商造成較大影響。內(nèi)部溝通與協(xié)作1.銷售與財(cái)務(wù)部門協(xié)作銷售部門應(yīng)及時(shí)將客戶的訂單信息、發(fā)貨情況、應(yīng)收賬款變動(dòng)情況等傳遞給財(cái)務(wù)部門，確保財(cái)務(wù)部門能夠準(zhǔn)確掌握應(yīng)收賬款的動(dòng)態(tài)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期向銷售部門提供應(yīng)收賬款的賬齡分析、客戶信用狀況等信息，為銷售部門制定銷售策略和信用政策提供參考依據(jù)。雙方應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，共同解決應(yīng)收賬款管理過程中出現(xiàn)的問題，如客戶付款異常、壞賬處理等。2.采購(gòu)與財(cái)務(wù)部門協(xié)作采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)合同、收貨情況、發(fā)票信息等傳遞給財(cái)務(wù)部門，確保財(cái)務(wù)部門能夠準(zhǔn)確掌握應(yīng)付賬款的情況。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期向采購(gòu)部門提供應(yīng)付賬款的余額、付款計(jì)劃等信息，為采購(gòu)部門合理安排采購(gòu)資金提供支持。雙方應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，共同審核采購(gòu)合同條款，確保合同約定的付款方式和結(jié)算方式符合公司利益，同時(shí)在付款環(huán)節(jié)密切配合，確保資金的及時(shí)、準(zhǔn)確支付。3.財(cái)務(wù)部門內(nèi)部協(xié)作財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)、應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)、總賬會(huì)計(jì)等崗位應(yīng)密切協(xié)作，確保應(yīng)收應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄和及時(shí)傳遞。應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的日常核算、跟蹤催收、壞賬管理等工作；應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的日常核算、發(fā)票審核、付款安排等工作；總賬會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)收應(yīng)付賬款進(jìn)行匯總、核對(duì)和結(jié)賬等工作。各崗位應(yīng)定期進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)和數(shù)據(jù)共享，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通解決，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。監(jiān)督與考核1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)應(yīng)收應(yīng)付賬款管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況、賬務(wù)處理準(zhǔn)確性、資金收付合規(guī)性等。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反制度規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.績(jī)效考核建立應(yīng)收應(yīng)付賬款管理績(jī)效考核制度，將相關(guān)指標(biāo)納入各部門和員工的績(jī)效考核體系。考核指標(biāo)包括應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、逾期賬款率、壞賬率、應(yīng)付賬款按時(shí)支付率等。通過績(jī)效考核，激勵(lì)各部門和員工積極做好應(yīng)收應(yīng)付賬款管理工作。根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未完成考核指標(biāo)的部門和員工進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，如扣減績(jī)效獎(jiǎng)金、調(diào)整崗位等。風(fēng)險(xiǎn)防范與控制1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估定期對(duì)應(yīng)收應(yīng)付賬款管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如客戶信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案，明確責(zé)任人和應(yīng)對(duì)流程。加強(qiáng)客戶信用管理，降低客戶信用風(fēng)險(xiǎn)；優(yōu)化采購(gòu)流程，合理安排付款期限，降低資金成本和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂和履行，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；完善內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高操作規(guī)范性，降低操作風(fēng)險(xiǎn)。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警建立應(yīng)收應(yīng)付賬款風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，實(shí)時(shí)監(jiān)控應(yīng)收賬款的賬齡變化、逾期情況、壞賬風(fēng)險(xiǎn)等，以及應(yīng)付賬款的到期情況、資金支付壓力等。設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如逾期賬款占比、壞賬率超過一定閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)。信息化管理1.建立應(yīng)收應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立一套完善的應(yīng)收應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收應(yīng)付賬款的信息化管理。該系統(tǒng)應(yīng)涵蓋客戶信息管理、合同管理、發(fā)貨管理、開票管理、賬款跟蹤、催收管理、付款管理、報(bào)表生成等功能模塊。通過信息化系統(tǒng)，能夠?qū)崟r(shí)準(zhǔn)確地記錄和更新應(yīng)收應(yīng)付賬款的相關(guān)數(shù)據(jù)，提高工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，便于各部門之間的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同工作。2.數(shù)據(jù)安全與維護(hù)加強(qiáng)應(yīng)收應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的保密