行政后勤層級(jí)管理制度

行政后勤層級(jí)管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司行政后勤管理工作，明確各層級(jí)職責(zé)與工作流程，提高行政后勤服務(wù)質(zhì)量與效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體行政后勤人員，包括但不限于行政專員、后勤保障人員、司機(jī)、保潔員等。（三）基本原則1.層級(jí)分明原則：明確各層級(jí)行政后勤人員的職責(zé)、權(quán)限與工作范圍，避免職責(zé)不清與工作推諉。2.高效服務(wù)原則：以滿足公司業(yè)務(wù)需求和員工工作生活需要為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效、及時(shí)的行政后勤服務(wù)。3.規(guī)范管理原則：建立健全各項(xiàng)行政后勤管理制度與工作流程，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.節(jié)約成本原則：合理配置資源，降低行政后勤運(yùn)營(yíng)成本，提高資源利用效率。二、層級(jí)設(shè)置與職責(zé)（一）行政后勤經(jīng)理1.職責(zé)全面負(fù)責(zé)公司行政后勤管理工作，制定行政后勤工作計(jì)劃與目標(biāo)，并組織實(shí)施。建立健全行政后勤管理制度與流程，完善行政后勤管理體系。負(fù)責(zé)行政后勤團(tuán)隊(duì)的建設(shè)與管理，組織員工培訓(xùn)與績(jī)效考核，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)與工作能力。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司行政事務(wù)，包括辦公用品采購(gòu)、文件管理、會(huì)議組織、車輛調(diào)度等。負(fù)責(zé)公司后勤保障工作，如食堂管理、宿舍管理、環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)等，確保公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)。管理公司固定資產(chǎn)與低值易耗品，定期進(jìn)行盤點(diǎn)與清查，確保資產(chǎn)安全與完整。協(xié)調(diào)與外部相關(guān)部門的關(guān)系，如物業(yè)公司、供應(yīng)商等，維護(hù)公司良好形象。完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。2.權(quán)限對(duì)行政后勤團(tuán)隊(duì)人員的招聘、辭退、晉升、獎(jiǎng)懲等有建議權(quán)。在預(yù)算范圍內(nèi)，對(duì)行政后勤費(fèi)用的使用有審批權(quán)。對(duì)行政后勤工作中的重大事項(xiàng)有決策權(quán)，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）行政專員1.職責(zé)協(xié)助行政后勤經(jīng)理制定行政后勤工作計(jì)劃，并負(fù)責(zé)具體執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)、登記、歸檔與保管工作，確保文件流轉(zhuǎn)順暢。組織安排公司各類會(huì)議，包括會(huì)議通知、場(chǎng)地布置、會(huì)議記錄等，跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況。負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、庫(kù)存管理與發(fā)放工作，定期盤點(diǎn)辦公用品，合理控制辦公用品成本。協(xié)助管理公司固定資產(chǎn)與低值易耗品，建立資產(chǎn)臺(tái)賬，記錄資產(chǎn)變動(dòng)情況。負(fù)責(zé)公司證照的辦理、年檢與保管工作，確保公司證照合法有效。協(xié)助處理公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)事務(wù)，如接待來(lái)訪客人、安排商務(wù)活動(dòng)等。完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他行政事務(wù)性工作。2.權(quán)限在行政后勤經(jīng)理的指導(dǎo)下，對(duì)部分行政事務(wù)有自主處理權(quán)。對(duì)辦公用品的采購(gòu)供應(yīng)商有建議權(quán)。（三）后勤保障人員1.食堂工作人員職責(zé)負(fù)責(zé)食堂的食材采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存與加工工作，確保食品安全與飯菜質(zhì)量。按照營(yíng)養(yǎng)搭配原則，制定每周食譜，合理安排員工用餐。保持食堂環(huán)境整潔衛(wèi)生，定期對(duì)食堂設(shè)施設(shè)備進(jìn)行清潔與維護(hù)。負(fù)責(zé)食堂餐具的清洗、消毒與保管工作，確保餐具衛(wèi)生達(dá)標(biāo)。協(xié)助做好食堂成本控制工作，合理使用食材與調(diào)料，減少浪費(fèi)。收集員工對(duì)食堂飯菜的意見與建議，及時(shí)反饋并進(jìn)行改進(jìn)。權(quán)限在采購(gòu)食材時(shí)，對(duì)供應(yīng)商的選擇有一定的建議權(quán)。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)食堂飯菜的口味與品種有調(diào)整權(quán)，但需報(bào)行政后勤經(jīng)理批準(zhǔn)。2.宿舍管理員職責(zé)負(fù)責(zé)公司宿舍的日常管理工作，包括宿舍人員入住、退房手續(xù)辦理。定期巡查宿舍，檢查宿舍設(shè)施設(shè)備的使用情況，及時(shí)維修損壞的設(shè)施設(shè)備。維護(hù)宿舍區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生與安全秩序，制止違規(guī)行為，確保員工住宿安全。收集員工對(duì)宿舍管理的意見與建議，及時(shí)反饋并協(xié)助解決相關(guān)問題。協(xié)助做好宿舍水電費(fèi)的統(tǒng)計(jì)與收繳工作。權(quán)限對(duì)違反宿舍管理規(guī)定的員工有批評(píng)教育權(quán)，情節(jié)嚴(yán)重的報(bào)行政后勤經(jīng)理處理。在宿舍設(shè)施設(shè)備維修費(fèi)用預(yù)算范圍內(nèi)，有自主安排維修的權(quán)力。3.保潔員職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域、公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃工作，包括地面清潔、門窗擦拭、垃圾清理等。定期對(duì)衛(wèi)生間、茶水間等特殊區(qū)域進(jìn)行深度清潔與消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。維護(hù)公司綠植，定期澆水、修剪，確保綠植生長(zhǎng)良好。負(fù)責(zé)清潔工具的保管與維護(hù)，合理使用清潔用品，節(jié)約成本。發(fā)現(xiàn)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備損壞或安全隱患及時(shí)報(bào)告。權(quán)限根據(jù)實(shí)際工作需要，對(duì)清潔工具與清潔用品有一定的調(diào)配權(quán)。4.司機(jī)職責(zé)負(fù)責(zé)公司車輛的日常駕駛與保養(yǎng)工作，確保車輛安全性能良好。根據(jù)公司用車需求，合理安排出車任務(wù)，按時(shí)接送員工與辦理公務(wù)。做好車輛的清潔與維護(hù)工作，定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查、保養(yǎng)與維修，及時(shí)處理車輛故障。嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車，確保行車安全。負(fù)責(zé)車輛油耗的統(tǒng)計(jì)與控制，合理節(jié)約用油成本。做好車輛使用記錄，包括出車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等，定期上報(bào)車輛使用情況。權(quán)限在確保安全駕駛的前提下，對(duì)行車路線有一定的自主決定權(quán)，但需提前告知行政后勤經(jīng)理。對(duì)車輛維修保養(yǎng)供應(yīng)商有建議權(quán)。三、工作流程與規(guī)范（一）辦公用品管理流程1.需求申請(qǐng)：各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請(qǐng)表，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交至行政專員。2.審核批準(zhǔn)：行政專員對(duì)需求申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性與必要性，報(bào)行政后勤經(jīng)理審批。3.采購(gòu)執(zhí)行：行政專員根據(jù)審批后的需求申請(qǐng)表，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過程中要遵循性價(jià)比原則，確保所采購(gòu)辦公用品的質(zhì)量與價(jià)格合理。4.驗(yàn)收入庫(kù)：辦公用品到貨后，行政專員會(huì)同相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，檢查辦公用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，登記入庫(kù)臺(tái)賬。5.發(fā)放領(lǐng)用：各部門憑辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表到行政專員處領(lǐng)取辦公用品，行政專員根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行發(fā)放，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（二）文件管理流程1.文件起草：公司各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定與格式要求。2.審核修改：文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰。如有需要，組織相關(guān)人員進(jìn)行討論修改。3.會(huì)簽審批：涉及多個(gè)部門的文件，需進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽完成后，提交行政后勤經(jīng)理審批，重要文件還需報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.編號(hào)登記：行政專員對(duì)審批通過的文件進(jìn)行編號(hào)登記，建立文件臺(tái)賬，記錄文件名稱、編號(hào)、起草部門、審批人、印發(fā)時(shí)間等信息。5.印發(fā)存檔：行政專員根據(jù)文件審批意見進(jìn)行印發(fā)，將文件分發(fā)給相關(guān)部門，并將文件原稿及印發(fā)件進(jìn)行存檔保管。文件存檔應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，便于查閱。（三）會(huì)議組織流程1.會(huì)議籌備：行政專員根據(jù)會(huì)議需求，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等信息，并發(fā)送會(huì)議通知。同時(shí)，負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。2.會(huì)議簽到：在會(huì)議開始前，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到，記錄參會(huì)人員姓名、部門、簽到時(shí)間等信息。3.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議主要內(nèi)容、討論事項(xiàng)、決議結(jié)果等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要。4.會(huì)議跟進(jìn)：行政專員負(fù)責(zé)跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況，定期向相關(guān)部門了解決議執(zhí)行進(jìn)度，并及時(shí)反饋給行政后勤經(jīng)理。5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，行政專員對(duì)會(huì)議組織情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問題與不足，提出改進(jìn)措施，不斷提高會(huì)議組織水平。（四）車輛使用流程1.用車申請(qǐng)：公司員工因公務(wù)需要用車，需提前填寫用車申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、預(yù)計(jì)用車時(shí)長(zhǎng)等信息，提交至行政專員。2.調(diào)度安排：行政專員根據(jù)用車申請(qǐng)表及車輛使用情況，合理安排車輛，并通知司機(jī)做好出車準(zhǔn)備。如遇車輛緊張或特殊情況，及時(shí)與申請(qǐng)人溝通協(xié)調(diào)。3.出車任務(wù)：司機(jī)接到出車任務(wù)后，提前到達(dá)指定地點(diǎn)，檢查車輛狀況，確保車輛安全性能良好。出車過程中要嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，按照申請(qǐng)人指定的路線行駛，按時(shí)完成出車任務(wù)。4.用車反饋：用車結(jié)束后，司機(jī)應(yīng)及時(shí)將車輛開回公司指定地點(diǎn)，并填寫用車反饋表，記錄用車情況，如車輛行駛里程、油耗、是否發(fā)生故障等。5.費(fèi)用結(jié)算：行政專員定期對(duì)車輛使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，根據(jù)公司車輛費(fèi)用報(bào)銷制度，辦理車輛費(fèi)用結(jié)算手續(xù)。（五）食堂管理流程1.食材采購(gòu)：食堂工作人員根據(jù)每日用餐人數(shù)及食譜需求，制定食材采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)行政后勤經(jīng)理審批。審批通過后，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過程中要嚴(yán)格把控食材質(zhì)量，確保食品安全。2.食材驗(yàn)收：食材到貨后，食堂工作人員會(huì)同行政專員對(duì)食材進(jìn)行驗(yàn)收，檢查食材的品種、數(shù)量、質(zhì)量、新鮮度等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，分類存放。3.飯菜加工：食堂工作人員按照食譜要求，合理加工飯菜，確保飯菜口味與質(zhì)量。加工過程中要嚴(yán)格遵守食品加工安全規(guī)范，生熟分開，避免交叉污染。4.用餐服務(wù)：在開飯時(shí)間，食堂工作人員負(fù)責(zé)為員工提供用餐服務(wù)，保持食堂環(huán)境整潔，及時(shí)清理餐桌與餐具。5.意見收集與改進(jìn)：定期收集員工對(duì)食堂飯菜的意見與建議，根據(jù)反饋情況及時(shí)調(diào)整食譜與服務(wù)質(zhì)量，不斷改進(jìn)食堂管理工作。（六）宿舍管理流程1.入住手續(xù)辦理：新員工入住宿舍，需到宿舍管理員處辦理入住手續(xù)，提交個(gè)人有效身份證件，填寫宿舍入住登記表，領(lǐng)取宿舍鑰匙及相關(guān)物品。2.日常巡查：宿舍管理員定期對(duì)宿舍進(jìn)行巡查，檢查宿舍設(shè)施設(shè)備的使用情況、環(huán)境衛(wèi)生狀況、安全情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行維修或整改。3.設(shè)施維修：?jiǎn)T工發(fā)現(xiàn)宿舍設(shè)施設(shè)備損壞，及時(shí)向宿舍管理員報(bào)告。宿舍管理員核實(shí)情況后，填寫維修申請(qǐng)表，報(bào)行政后勤經(jīng)理審批。審批通過后，安排維修人員進(jìn)行維修。4.退房手續(xù)辦理：?jiǎn)T工離職或因其他原因退房時(shí)，需到宿舍管理員處辦理退房手續(xù)。宿舍管理員檢查宿舍設(shè)施設(shè)備是否完好，衛(wèi)生是否達(dá)標(biāo)，如有損壞或未清理情況，按照規(guī)定進(jìn)行處理。確認(rèn)無(wú)誤后，收回宿舍鑰匙，退還押金。（七）保潔管理流程1.清潔計(jì)劃制定：保潔員根據(jù)公司辦公區(qū)域與公共區(qū)域的實(shí)際情況，制定每日清潔計(jì)劃，明確清潔區(qū)域、清潔內(nèi)容、清潔頻次等。清潔計(jì)劃報(bào)行政后勤經(jīng)理審批后執(zhí)行。2.日常清潔工作：保潔員按照清潔計(jì)劃，按時(shí)完成各項(xiàng)清潔工作，包括地面清掃、門窗擦拭、衛(wèi)生間消毒、垃圾清理等。清潔過程中要注意使用清潔工具與用品的規(guī)范，確保清潔效果與安全。3.特殊區(qū)域清潔：對(duì)于衛(wèi)生間、茶水間等特殊區(qū)域，保潔員要按照規(guī)定的消毒流程進(jìn)行深度清潔與消毒，保持環(huán)境衛(wèi)生達(dá)標(biāo)。4.檢查監(jiān)督：行政專員或行政后勤經(jīng)理定期對(duì)保潔工作進(jìn)行檢查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知保潔員進(jìn)行整改，確保公司環(huán)境衛(wèi)生始終保持良好狀態(tài)。四、考核與激勵(lì)（一）考核原則1.客觀公正原則：考核過程要以事實(shí)為依據(jù)，全面、客觀、公正地評(píng)價(jià)行政后勤人員的工作表現(xiàn)。2.注重實(shí)績(jī)?cè)瓌t：重點(diǎn)考核行政后勤人員的工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面，突出工作實(shí)際成效。3.激勵(lì)改進(jìn)原則：通過考核，激勵(lì)行政后勤人員不斷提高工作質(zhì)量與效率，促進(jìn)個(gè)人發(fā)展與團(tuán)隊(duì)整體提升。（二）考核內(nèi)容與指標(biāo)1.工作業(yè)績(jī)（50%）辦公用品管理：辦公用品采購(gòu)及時(shí)率、庫(kù)存準(zhǔn)確率、成本控制情況等。文件管理：文件處理及時(shí)率、文件歸檔準(zhǔn)確率等。會(huì)議組織：會(huì)議組織滿意度、會(huì)議決議落實(shí)情況等。車輛管理：車輛調(diào)度及時(shí)率、車輛安全行駛里程、油耗控制情況等。后勤保障：食堂飯菜質(zhì)量滿意度、宿舍管理滿意度、環(huán)境衛(wèi)生達(dá)標(biāo)率等。2.工作能力（30%）專業(yè)知識(shí)與技能：行政后勤相關(guān)專業(yè)知識(shí)掌握程度、辦公軟件操作熟練程度、設(shè)備維護(hù)技能等。溝通協(xié)調(diào)能力：與各部門及外部相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)效果、解決問題能力等。應(yīng)變能力：應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的處理能力、靈活性與適應(yīng)性等。3.工作態(tài)度（20%）責(zé)任心：對(duì)待工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)程度、主動(dòng)承擔(dān)工作任務(wù)情況等。服務(wù)意識(shí)：為公司員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的主動(dòng)性、積極性等。團(tuán)隊(duì)合作精神：與同事協(xié)作配合情況、團(tuán)隊(duì)融入度等。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度進(jìn)行一次定期考核，行政后勤人員根據(jù)考核期內(nèi)的工作表現(xiàn)，填寫自評(píng)表。行政專員或行政后勤經(jīng)理根據(jù)日常工作記錄、檢查情況等對(duì)行政后勤人員進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，填寫考核評(píng)價(jià)表。2.不定期考核：行政后勤經(jīng)理不定期對(duì)行政后勤人員的工作進(jìn)行抽查考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促改進(jìn)。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放：根據(jù)考核結(jié)果，發(fā)放績(jī)效獎(jiǎng)金?？己私Y(jié)果優(yōu)秀的，適當(dāng)提高績(jī)效獎(jiǎng)金系數(shù)；考核結(jié)果不合格的，降低績(jī)效獎(jiǎng)金系數(shù)或扣發(fā)部分績(jī)效獎(jiǎng)金。2.晉升與調(diào)薪：考核結(jié)果作為行政后勤人員晉升、調(diào)薪的重要依據(jù)。連續(xù)多次考核優(yōu)秀的人員，在晉升、調(diào)薪時(shí)予以優(yōu)先考慮；考核不達(dá)標(biāo)且經(jīng)培訓(xùn)仍不能勝任工作的，予以降職或辭退處理。3.培訓(xùn)與發(fā)展：針對(duì)考核中發(fā)現(xiàn)的問題與不足，為行政后勤人員制定個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃，幫助其提升工作能力與綜合素質(zhì)，促進(jìn)個(gè)人職業(yè)發(fā)展。（五）激勵(lì)措施1.優(yōu)秀員工評(píng)選：每月或每季度評(píng)選行政后勤優(yōu)秀員工，給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等，激勵(lì)員工積極工作，樹立榜樣。2.團(tuán)隊(duì)活動(dòng)：定期組織行政后勤團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力與員工歸屬感。活動(dòng)形式可以包括戶外拓展、聚餐、文化交流等。3.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：為行政后勤人員提供明確的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃指導(dǎo)，幫助員工制定個(gè)人發(fā)展目標(biāo)，提供晉升機(jī)會(huì)與培訓(xùn)資源，鼓勵(lì)員工不斷提升自我，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值與公司發(fā)展的雙贏。五、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)目標(biāo)1.提高行政后勤人員的專業(yè)知識(shí)與技能水平，使其能夠更好地勝任本職工作。2.培養(yǎng)行政后勤人員的溝通協(xié)調(diào)能力、團(tuán)隊(duì)合作精神與服務(wù)意識(shí)，提升行政后勤服務(wù)質(zhì)量。3.幫助行政后勤人員了解公司發(fā)展戰(zhàn)略與業(yè)務(wù)需求，增強(qiáng)對(duì)公司的認(rèn)同感與歸屬感，促進(jìn)個(gè)人與公司共同發(fā)展。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.行政后勤專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)：包括辦公用品