防疫物資歸檔管理制度

防疫物資歸檔管理制度?（一）目的為加強(qiáng)公司防疫物資的管理，規(guī)范防疫物資的歸檔工作，確保防疫物資管理的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，保障公司防疫工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有防疫物資的采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用、調(diào)配及處置等環(huán)節(jié)所涉及的文件、資料、記錄等的歸檔管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔的防疫物資相關(guān)資料應(yīng)真實(shí)反映防疫物資管理的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋防疫物資管理全過程的各類文件、記錄等應(yīng)全面歸檔，不得遺漏。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行歸檔，確保檔案的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的防疫物資信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、防疫物資分類及編號(hào)（一）防疫物資分類1.防護(hù)用品：口罩（醫(yī)用外科口罩、N95口罩等）、防護(hù)服、護(hù)目鏡、手套、鞋套等。2.消殺用品：含氯消毒劑、酒精、過氧乙酸、消毒濕巾等。3.檢測(cè)用品：新冠病毒抗原檢測(cè)試劑、核酸檢測(cè)采樣工具等。4.藥品：退燒藥、止咳藥、感冒藥等（如有配備）。5.其他：如防疫宣傳資料、體溫檢測(cè)設(shè)備等。（二）編號(hào)規(guī)則采用分類代碼與順序號(hào)相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。分類代碼按照上述防疫物資分類設(shè)定，順序號(hào)為每類物資從001開始依次編排。例如，醫(yī)用外科口罩的編號(hào)為F001，84消毒液的編號(hào)為X001等。三、防疫物資采購(gòu)歸檔（一）采購(gòu)計(jì)劃文件1.年度防疫物資采購(gòu)計(jì)劃：詳細(xì)列出各類防疫物資的預(yù)計(jì)需求數(shù)量、規(guī)格、采購(gòu)時(shí)間等，由各部門根據(jù)實(shí)際工作需要提前提交，經(jīng)審核后作為年度采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)安排的依據(jù)。2.月度防疫物資采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)實(shí)際使用情況和庫(kù)存狀況，每月動(dòng)態(tài)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，明確當(dāng)月急需采購(gòu)的防疫物資品種、數(shù)量等信息。3.采購(gòu)計(jì)劃的審批記錄：包括部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)審批意見和簽字，確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性和合規(guī)性。（二）采購(gòu)合同1.與供應(yīng)商簽訂的防疫物資采購(gòu)合同，應(yīng)包含物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同變更記錄：如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、物資規(guī)格調(diào)整等原因?qū)е潞贤兏南嚓P(guān)文件，包括變更申請(qǐng)、協(xié)商記錄、補(bǔ)充合同等。（三）采購(gòu)發(fā)票及支付憑證1.采購(gòu)發(fā)票原件，應(yīng)與采購(gòu)合同及實(shí)際到貨情況相符，注明物資名稱、數(shù)量、金額等信息。2.付款申請(qǐng)單、銀行轉(zhuǎn)賬記錄等支付憑證，記錄防疫物資采購(gòu)款項(xiàng)的支付情況。（四）采購(gòu)驗(yàn)收文件1.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：由質(zhì)量檢驗(yàn)部門或相關(guān)驗(yàn)收人員出具，對(duì)采購(gòu)的防疫物資的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)和確認(rèn)，記錄驗(yàn)收結(jié)果是否合格。2.不合格物資處理記錄：對(duì)于驗(yàn)收不合格的防疫物資，詳細(xì)記錄處理方式（如退貨、換貨、補(bǔ)貨等）及處理結(jié)果。四、防疫物資存儲(chǔ)歸檔（一）倉(cāng)庫(kù)布局規(guī)劃文件1.防疫物資倉(cāng)庫(kù)平面布局圖，標(biāo)明各類防疫物資的存儲(chǔ)區(qū)域、通道、貨架位置等。2.倉(cāng)庫(kù)分區(qū)標(biāo)識(shí)記錄：如按照防護(hù)用品、消殺用品、檢測(cè)用品等不同類別進(jìn)行分區(qū)，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。（二）庫(kù)存臺(tái)賬1.每日庫(kù)存明細(xì)表：記錄每日防疫物資的出入庫(kù)情況，包括物資名稱、編號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、經(jīng)手人等信息。2.定期庫(kù)存盤點(diǎn)記錄：每月或每季度對(duì)防疫物資進(jìn)行全面盤點(diǎn)，記錄實(shí)際庫(kù)存數(shù)量，并與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，形成盤點(diǎn)報(bào)告，注明盤盈、盤虧情況及原因分析。（三）存儲(chǔ)條件記錄1.溫濕度記錄：對(duì)于有溫濕度要求的防疫物資，如部分藥品、檢測(cè)試劑等，記錄倉(cāng)庫(kù)內(nèi)每日的溫濕度數(shù)據(jù)，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。2.通風(fēng)、防潮、防蟲等措施記錄：如倉(cāng)庫(kù)的通風(fēng)設(shè)備運(yùn)行記錄、防潮物資的使用記錄、防蟲措施的實(shí)施情況等。（四）庫(kù)存安全管理文件1.倉(cāng)庫(kù)安全管理制度：明確倉(cāng)庫(kù)安全責(zé)任、安全操作規(guī)程、消防設(shè)施配備及維護(hù)要求等。2.安全檢查記錄：定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行安全檢查，記錄檢查時(shí)間、檢查人員、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況。3.應(yīng)急處置預(yù)案：制定防疫物資倉(cāng)庫(kù)火災(zāi)、泄漏等突發(fā)事件的應(yīng)急處置預(yù)案，并記錄演練情況。五、防疫物資使用歸檔（一）領(lǐng)用記錄1.部門領(lǐng)用申請(qǐng)表：各部門填寫的防疫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物資名稱、數(shù)量、用途、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人等信息。2.領(lǐng)用審批記錄：包括部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等的審批意見和簽字。3.發(fā)放憑證：倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放防疫物資，并填寫發(fā)放記錄，包括發(fā)放日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等。（二）使用情況記錄1.個(gè)人使用登記表：對(duì)于直接發(fā)放到個(gè)人的防疫物資，如口罩、手套等，記錄個(gè)人的領(lǐng)用數(shù)量、使用時(shí)間、剩余數(shù)量等信息。2.消殺使用記錄：詳細(xì)記錄各類消殺用品的使用時(shí)間、使用場(chǎng)所、使用濃度、使用量、操作人員等信息。3.檢測(cè)使用記錄：記錄新冠病毒抗原檢測(cè)、核酸檢測(cè)等的檢測(cè)時(shí)間、檢測(cè)對(duì)象、檢測(cè)試劑使用數(shù)量等情況。（三）使用效果評(píng)估1.定期對(duì)防疫物資的使用效果進(jìn)行評(píng)估，如口罩的防護(hù)效果、消殺用品的消毒效果等。2.評(píng)估報(bào)告應(yīng)記錄評(píng)估方法、評(píng)估結(jié)果、存在問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。六、防疫物資調(diào)配歸檔（一）調(diào)配申請(qǐng)與審批文件1.部門間防疫物資調(diào)配申請(qǐng)表：注明調(diào)配物資名稱、數(shù)量、調(diào)配原因、調(diào)出部門、調(diào)入部門等信息。2.調(diào)配審批記錄：包括調(diào)出部門負(fù)責(zé)人、調(diào)入部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等的審批意見和簽字。（二）調(diào)配記錄1.物資調(diào)配清單：記錄調(diào)配物資的名稱、編號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)出時(shí)間、調(diào)入時(shí)間、經(jīng)手人等信息。2.運(yùn)輸過程記錄：如采用何種運(yùn)輸方式、運(yùn)輸工具、運(yùn)輸時(shí)間等，確保防疫物資安全、及時(shí)調(diào)配。（三）調(diào)配后的庫(kù)存調(diào)整記錄根據(jù)防疫物資調(diào)配情況，及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬和倉(cāng)庫(kù)布局，記錄庫(kù)存調(diào)整的時(shí)間、調(diào)整原因、調(diào)整前后的庫(kù)存數(shù)量等信息。七、防疫物資處置歸檔（一）報(bào)廢申請(qǐng)與審批文件1.防疫物資報(bào)廢申請(qǐng)表：注明報(bào)廢物資名稱、編號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因、報(bào)廢時(shí)間等信息。2.報(bào)廢審批記錄：包括部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)等的審批意見和簽字。（二）報(bào)廢處置記錄1.報(bào)廢物資清單：詳細(xì)記錄報(bào)廢防疫物資的名稱、編號(hào)、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.報(bào)廢處理方式記錄：如銷毀、回收等，并注明處理時(shí)間、處理地點(diǎn)、處理人員等。3.銷毀記錄：對(duì)于需銷毀的防疫物資，記錄銷毀過程，如銷毀時(shí)間、銷毀方式（如焚燒、粉碎等）、監(jiān)督人員等信息。（三）處置后的資產(chǎn)核銷記錄按照公司財(cái)務(wù)制度，及時(shí)辦理防疫物資報(bào)廢后的資產(chǎn)核銷手續(xù)，記錄核銷時(shí)間、核銷金額、相關(guān)財(cái)務(wù)憑證等信息。八、防疫物資檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定防疫物資檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程。2.集中統(tǒng)一管理防疫物資檔案，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。3.對(duì)防疫物資檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、存儲(chǔ)等工作。4.提供防疫物資檔案的查詢、借閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。（二）物資管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門防疫物資管理過程中產(chǎn)生的各類文件、記錄等資料，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好防疫物資檔案的查詢、借閱等工作，確保檔案資料的有效利用。3.對(duì)本部門防疫物資檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。（三）使用部門職責(zé)1.按照規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確地填寫和提交防疫物資領(lǐng)用、使用等相關(guān)記錄。2.妥善保管本部門使用的防疫物資相關(guān)資料，不得隨意丟失或損壞。3.協(xié)助檔案管理部門和物資管理部門做好防疫物資檔案的管理工作。九、防疫物資檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類裝訂成冊(cè)，存放于專門的檔案柜中；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。2.按照防疫物資類別和時(shí)間順序，對(duì)檔案進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.防疫物資采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件的保管期限為[X]年。2.庫(kù)存臺(tái)賬、領(lǐng)用記錄、使用記錄等日常管理文件的保管期限為[X]年。3.其他臨時(shí)性防疫物資管理文件的保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但不得少于[X]年。（三）保管環(huán)境1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。十、防疫物資檔案的查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢防疫物資檔案的，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢內(nèi)容、查詢?cè)虻刃畔ⅰ?.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后提供相應(yīng)的檔案資料供查詢?nèi)藛T查閱。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱防疫物資檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，按時(shí)歸還，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。十一、防疫物資檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)防疫物資檔案中涉及公司機(jī)密的信息，如采購(gòu)價(jià)格、庫(kù)存數(shù)量、物資來源等，嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露給任何單位和個(gè)人。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自向他人透露檔案內(nèi)容。在檔案整理、存儲(chǔ)、查詢、借閱等過程中，采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)防疫物資檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，要做好