門店進貨采購管理制度

門店進貨采購管理制度?一、總則（一）目的為加強門店進貨采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保障門店商品的正常供應，提高采購質量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下各門店的所有進貨采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.質量第一原則：優(yōu)先選擇質量可靠、符合行業(yè)標準和門店銷售需求的商品。3.成本效益原則：在保證商品質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.公開公正原則：采購過程應公開透明，確保公平競爭，維護公司利益。5.誠實守信原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，履行合同約定。二、采購組織與職責（一）采購部門設置公司設立專門的采購部門，負責統(tǒng)籌門店的進貨采購工作。采購部門根據業(yè)務需要，可分為不同的采購小組，如食品采購組、日用品采購組、服裝采購組等。（二）采購部門職責1.制定并執(zhí)行采購計劃，確保門店商品的及時供應。2.尋找、篩選、評估和選擇合格的供應商，建立供應商檔案。3.與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保合同的順利履行。4.負責采購商品的質量控制，對采購商品進行檢驗、驗收，確保符合質量要求。5.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時處理采購過程中的問題和異常情況。6.收集市場信息，分析市場動態(tài)，為采購決策提供依據。7.協助門店做好商品的陳列、促銷等工作，提高商品的銷售業(yè)績。8.完成公司領導交辦的其他采購相關工作。（三）相關部門職責1.門店根據銷售情況和庫存狀況，及時向采購部門提交商品采購申請。負責驗收采購回來的商品，對商品的數量、質量、規(guī)格等進行核對。反饋商品在銷售過程中的問題和客戶需求，為采購決策提供參考。2.財務部門負責審核采購合同，確保合同條款符合財務規(guī)定。安排采購資金的支付，對采購費用進行核算和監(jiān)督。協助采購部門進行成本分析和控制。3.質量控制部門制定商品質量檢驗標準和流程。對采購商品進行抽檢或全檢，確保商品質量符合要求。對不合格商品提出處理意見，并跟蹤處理結果。三、采購流程（一）采購申請1.門店銷售人員根據日常銷售情況、庫存水平以及市場需求預測，定期填寫《采購申請表》，詳細列出所需采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數量、預計到貨時間等信息。2.《采購申請表》經門店店長審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到門店提交的《采購申請表》后，采購專員對申請內容進行匯總和分析。2.結合庫存狀況、銷售趨勢、市場動態(tài)等因素，制定詳細的采購計劃，明確采購商品的種類、數量、采購時間、采購預算等。3.采購計劃報采購部門負責人審核批準后執(zhí)行。（三）供應商選擇與評估1.根據采購計劃，采購專員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦、同行交流等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品質量認證、信譽狀況等相關資料。3.組織對符合基本條件的供應商進行實地考察，評估其生產能力、質量管理水平、價格水平、交貨期、售后服務等方面的情況。4.建立供應商評估檔案，對供應商的考察結果進行記錄和評分，根據評分結果確定合格供應商名單。（四）采購訂單下達1.采購專員與選定的供應商就采購商品的價格、質量、交貨期、付款方式等條款進行商務談判，達成一致后簽訂采購合同。2.根據采購合同，采購專員在公司內部的采購管理系統(tǒng)中下達采購訂單，明確訂單編號、商品信息、數量、價格、交貨日期、交貨地點等詳細內容。3.采購訂單經采購部門負責人審核后發(fā)送給供應商，并跟蹤訂單的執(zhí)行情況。（五）商品驗收1.采購商品到貨前，采購部門及時通知門店做好驗收準備工作。2.門店驗收人員按照采購合同和相關標準對到貨商品的數量、質量、規(guī)格、型號等進行仔細核對。3.對于驗收合格的商品，驗收人員在《商品驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的商品，驗收人員應及時填寫《不合格商品報告單》，注明不合格原因，采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。（六）采購付款1.采購商品驗收合格且發(fā)票收到后，采購專員填寫《付款申請單》，附上采購合同、商品驗收單、發(fā)票等相關憑證。2.《付款申請單》經采購部門負責人、財務部門審核，公司領導審批后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間安排支付貨款。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括但不限于商品名稱、規(guī)格、型號、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，必須由采購部門負責人審核，確保合同條款符合公司利益和相關法律法規(guī)要求。重要合同需報公司領導審批。3.采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，如門店、財務部門、質量控制部門等，以便各部門按照合同要求履行職責。（二）合同執(zhí)行與跟蹤1.采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。2.如在合同執(zhí)行過程中出現問題或變更事項，采購部門應及時與供應商協商解決，并簽訂補充協議或變更合同條款。涉及重大變更的，需報公司領導批準。3.定期對采購合同的執(zhí)行情況進行檢查和評估，總結經驗教訓，不斷完善采購合同管理工作。（三）合同歸檔采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應將合同原件及相關附件整理歸檔，妥善保管。合同檔案應包括合同文本、補充協議、變更記錄、驗收單、發(fā)票、付款憑證等資料，以便日后查閱和審計。五、采購成本控制（一）成本分析1.采購部門定期對采購成本進行分析，包括采購商品的價格、運輸費用、倉儲費用、檢驗費用等各項成本支出。2.通過與歷史數據對比、同行業(yè)數據對比等方式，找出成本變動的原因和存在的問題，為成本控制提供依據。（二）價格談判1.在采購過程中，采購專員應積極與供應商進行價格談判，爭取最優(yōu)惠的采購價格。談判前，應充分了解市場行情和供應商的成本結構，制定合理的談判策略。2.建立價格定期調整機制，根據市場價格波動情況，及時與供應商協商調整采購價格。（三）降低采購費用1.優(yōu)化采購流程，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，提高采購效率，降低采購費用。2.合理安排采購批量和采購時間，充分利用供應商的優(yōu)惠政策，降低采購成本。3.加強與供應商的合作，爭取更好的付款條件，如延長付款期限、采用分期付款方式等，合理利用資金成本。六、供應商管理（一）供應商開發(fā)與準入1.采購部門根據業(yè)務發(fā)展需要，制定供應商開發(fā)計劃，積極尋找新的供應商。2.對潛在供應商進行調查和評估，符合準入條件的供應商填寫《供應商準入申請表》，提交相關資質證明文件。3.采購部門會同質量控制部門、財務部門等對供應商進行聯合評審，評審合格的供應商納入公司供應商名錄。（二）供應商考核與評價1.建立供應商考核評價體系，定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面進行考核評價。2.考核評價方式包括日常記錄、定期評估、實地考察、客戶反饋等。根據考核結果，對供應商進行評分和排名。3.對于考核評價不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應暫?；蚪K止與其合作。（三）供應商激勵與淘汰1.對表現優(yōu)秀的供應商給予適當的激勵措施，如增加采購份額、優(yōu)先付款、授予榮譽稱號等，以提高供應商的合作積極性和忠誠度。2.根據供應商考核評價結果，對連續(xù)多次考核不合格或出現嚴重違規(guī)行為的供應商，予以淘汰，并從公司供應商名錄中刪除。七、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應識別采購過程中可能面臨的各種風險，如市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、法律風險等。2.對識別出的風險進行分析和評估，確定風險的可能性和影響程度。（二）風險應對措施1.市場風險應對密切關注市場動態(tài)，及時了解商品價格波動、供求關系變化等信息，制定靈活的采購策略。建立市場預警機制，提前做好應對市場變化的準備，如適當儲備商品、調整采購計劃等。2.質量風險應對嚴格供應商選擇和評估標準，確保采購商品的質量符合要求。加強采購商品的檢驗和驗收工作，增加抽檢頻次和檢驗項目，及時發(fā)現和處理質量問題。與供應商簽訂質量保證協議，明確質量責任和賠償條款。3.供應商風險應對對供應商進行多元化管理，避免過度依賴單一供應商。定期與供應商溝通交流，加強合作關系，及時了解供應商的經營狀況和發(fā)展動態(tài)。建立供應商應急管理機制，在供應商出現突發(fā)情況時，能夠迅速調整采購渠道，確保商品供應不受影響。4.合同風險應對加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。對合同執(zhí)行過程進行全程跟蹤，及時發(fā)現和解決合同履行過程中出現的問題。建立合同糾紛處理機制，妥善處理合同糾紛，維護公司合法權益。5.法律風險應對加強采購人員的法律法規(guī)培訓，提高法律意識，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂、執(zhí)行等過程中，嚴格遵守法律法規(guī)的規(guī)定，避免因違法違規(guī)行為給公司帶來損失。定期對采購業(yè)務進行法律合規(guī)審查，及時發(fā)現和糾正存在的問題。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況、供應商管理情況等。2.審計部門根據審計結果出具審計報告，對發(fā)現的問題提出整改意見和建議，采購部門應及時進行整改，并將整改情況反饋給審計