公司費(fèi)用票管理制度

公司費(fèi)用票管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司費(fèi)用票管理，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷流程，確保公司費(fèi)用支出的真實(shí)性、合理性、合法性，提高公司財(cái)務(wù)管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在開展業(yè)務(wù)活動過程中發(fā)生的各類費(fèi)用票的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：費(fèi)用票必須真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動的實(shí)際發(fā)生情況，不得虛假開具或篡改。2.合理性原則：費(fèi)用支出應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)需要和相關(guān)規(guī)定，不得鋪張浪費(fèi)。3.合法性原則：費(fèi)用票必須符合國家法律法規(guī)及稅務(wù)部門的要求，不得取得非法票據(jù)。4.及時(shí)性原則：員工應(yīng)及時(shí)報(bào)銷費(fèi)用，費(fèi)用票應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交財(cái)務(wù)審核。二、費(fèi)用票的種類及要求（一）發(fā)票1.定義：發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。2.要求發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。發(fā)票字跡應(yīng)清晰，不得有涂改、刮擦等痕跡。對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行認(rèn)證抵扣，確保發(fā)票信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）收據(jù)1.定義：收據(jù)是指單位或個人在收付款項(xiàng)時(shí)開具的憑證。2.要求行政事業(yè)性收費(fèi)收據(jù)：必須是由財(cái)政部門統(tǒng)一印制的正規(guī)收據(jù)，收據(jù)上應(yīng)加蓋收款單位財(cái)務(wù)專用章或收費(fèi)專用章。內(nèi)部收據(jù)：僅限于公司內(nèi)部之間的收付款項(xiàng)，如員工借款、歸還備用金等，收據(jù)上應(yīng)加蓋公司財(cái)務(wù)專用章。收據(jù)內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，包括收據(jù)名稱、收據(jù)號碼、開票日期、付款單位名稱、收款項(xiàng)目、金額等。收據(jù)字跡應(yīng)清晰，不得有涂改、刮擦等痕跡。（三）其他費(fèi)用票1.定義：其他費(fèi)用票是指除發(fā)票和收據(jù)以外的其他能夠證明費(fèi)用支出的憑證，如火車票、飛機(jī)票、汽車票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、加油發(fā)票、過路費(fèi)發(fā)票等。2.要求火車票、飛機(jī)票、汽車票等交通運(yùn)輸票據(jù)：應(yīng)注明出發(fā)地、目的地、日期、票價(jià)等信息，且與實(shí)際出行情況相符。住宿發(fā)票：應(yīng)注明住宿日期、房間號、住宿費(fèi)用等信息，且與實(shí)際住宿情況相符。餐飲發(fā)票：應(yīng)注明餐飲日期、消費(fèi)金額等信息，且與實(shí)際消費(fèi)情況相符。加油發(fā)票：應(yīng)注明加油日期、加油金額、車牌號等信息，且與實(shí)際加油情況相符。過路費(fèi)發(fā)票：應(yīng)注明過路費(fèi)金額、通行日期、車牌號等信息，且與實(shí)際通行情況相符。三、費(fèi)用票的取得與審核（一）費(fèi)用票的取得1.員工在開展業(yè)務(wù)活動過程中，應(yīng)按照規(guī)定向?qū)Ψ剿魅≌?guī)的費(fèi)用票。對于應(yīng)取得發(fā)票而未取得發(fā)票的費(fèi)用支出，公司不予報(bào)銷。2.員工取得費(fèi)用票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查，確保費(fèi)用票的真實(shí)性、完整性和合法性。如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用票存在問題，應(yīng)及時(shí)與對方聯(lián)系更換或補(bǔ)開。3.對于一些特殊情況無法取得發(fā)票的費(fèi)用支出，如支付給個人的小額勞務(wù)報(bào)酬等，應(yīng)取得對方出具的收款收據(jù)，并注明收款人的姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、勞務(wù)內(nèi)容、金額等信息。同時(shí)，還應(yīng)提供相關(guān)的證明材料，如勞務(wù)合同、工作成果等，以證明費(fèi)用支出的真實(shí)性和合理性。（二）費(fèi)用票的審核1.初審：員工在報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并將費(fèi)用票粘貼在報(bào)銷單后面。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和相關(guān)規(guī)定，對費(fèi)用報(bào)銷單及費(fèi)用票進(jìn)行初審，審核費(fèi)用支出的真實(shí)性、合理性和必要性，并簽署審核意見。2.復(fù)審：財(cái)務(wù)部門收到員工提交的費(fèi)用報(bào)銷單后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審內(nèi)容包括費(fèi)用票的真實(shí)性、完整性、合法性，費(fèi)用報(bào)銷單填寫是否規(guī)范，費(fèi)用支出是否符合公司相關(guān)規(guī)定等。對于不符合要求的費(fèi)用報(bào)銷單，財(cái)務(wù)部門應(yīng)退回員工重新填寫或補(bǔ)充相關(guān)材料。3.終審：復(fù)審?fù)ㄟ^的費(fèi)用報(bào)銷單，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和業(yè)務(wù)需要，對費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行最終審批。對于金額較大或存在疑問的費(fèi)用報(bào)銷，公司領(lǐng)導(dǎo)可要求相關(guān)人員進(jìn)行說明或提供進(jìn)一步的證明材料。四、費(fèi)用票的粘貼與報(bào)銷（一）費(fèi)用票的粘貼1.員工應(yīng)將費(fèi)用票按照費(fèi)用類型、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，并粘貼在費(fèi)用報(bào)銷單后面。費(fèi)用票應(yīng)粘貼整齊、牢固，不得有重疊、遺漏或翹起等情況。2.粘貼費(fèi)用票時(shí)，應(yīng)使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘、回形針等。膠水或膠棒應(yīng)涂抹在費(fèi)用票的左上角或背面，避免覆蓋費(fèi)用票上的重要信息。3.對于較大的費(fèi)用票，如發(fā)票聯(lián)、收據(jù)聯(lián)等，可以折疊成與費(fèi)用報(bào)銷單大小一致的形狀，但應(yīng)注意折疊時(shí)不要損壞費(fèi)用票上的信息。折疊后的費(fèi)用票應(yīng)平整、無褶皺，且粘貼牢固。（二）費(fèi)用票的報(bào)銷1.員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將填寫完整、粘貼整齊的費(fèi)用報(bào)銷單提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審?fù)ㄟ^后，再提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)審。2.財(cái)務(wù)部門復(fù)審?fù)ㄟ^的費(fèi)用報(bào)銷單，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審?fù)ㄟ^后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷支付。3.對于報(bào)銷金額較大的費(fèi)用支出，如超過一定金額的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等，公司可要求員工提供相關(guān)的證明材料，如出差審批單、業(yè)務(wù)招待費(fèi)審批單等，以確保費(fèi)用支出的真實(shí)性和合理性。4.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)銷方式進(jìn)行報(bào)銷，如現(xiàn)金報(bào)銷、銀行轉(zhuǎn)賬報(bào)銷等。對于通過銀行轉(zhuǎn)賬報(bào)銷的，員工應(yīng)提供正確的銀行賬號信息，確保報(bào)銷款項(xiàng)能夠準(zhǔn)確無誤地支付到員工賬戶。五、費(fèi)用票的保管與歸檔（一）費(fèi)用票的保管1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)費(fèi)用票的保管工作，確保費(fèi)用票的安全、完整。2.費(fèi)用票應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，并存放于專門的檔案柜中。檔案柜應(yīng)加鎖，防止費(fèi)用票丟失或被盜。3.對于已報(bào)銷的費(fèi)用票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在報(bào)銷憑證上加蓋"已報(bào)銷"戳記，并妥善保管。已報(bào)銷的費(fèi)用票應(yīng)保存一定期限，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)等部門檢查。4.如因工作需要查閱或復(fù)印費(fèi)用票，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。查閱或復(fù)印費(fèi)用票時(shí)，應(yīng)確保費(fèi)用票的安全、完整，不得損壞或丟失。（二）費(fèi)用票的歸檔1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對費(fèi)用票進(jìn)行歸檔整理，將已報(bào)銷的費(fèi)用票按照年度、月份進(jìn)行分類裝訂成冊，并編制檔案目錄。2.費(fèi)用票檔案應(yīng)妥善保管，保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。保存期滿后，如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀。3.費(fèi)用票檔案應(yīng)便于查閱和利用，如建立電子檔案或索引目錄等，以便快速查找所需的費(fèi)用票信息。六、違規(guī)處理（一）對于虛假報(bào)銷費(fèi)用票的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于：1.追回已報(bào)銷的費(fèi)用款項(xiàng)。2.給予警告、記過、記大過等行政處分。3.解除勞動合同，并要求員工承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）對于因保管不善導(dǎo)致費(fèi)用票丟失或損壞的行為，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如因故意或重大過失導(dǎo)致費(fèi)用票丟失或損壞，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。（三）對于違反本制度規(guī)定，拒絕提供或不配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用票