進口原料追溯管理制度

進口原料追溯管理制度?一、總則（一）目的為加強公司進口原料的管理，確保進口原料的質量安全，實現對進口原料從采購、運輸、存儲、使用到產品銷售全過程的有效追溯，保障消費者權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及進口原料采購、使用及相關管理活動的部門和人員。（三）基本原則1.全程追溯原則：對進口原料的整個生命周期進行詳細記錄，確保能夠準確追溯每一批次原料的來源、流向和使用情況。2.真實準確原則：記錄信息應真實、準確、完整，不得偽造、篡改追溯數據。3.及時更新原則：隨著業(yè)務流程的推進，及時更新追溯信息，保證信息的時效性。4.安全保密原則：追溯信息涉及公司商業(yè)機密和原料信息安全，應妥善保管，防止信息泄露。二、職責分工（一）采購部門1.負責進口原料供應商的篩選、評估和采購合同的簽訂，確保供應商具備合法資質和良好信譽。2.收集、整理進口原料的采購信息，包括供應商信息、采購訂單、報關單、檢驗檢疫證明等，并及時傳遞給質量管理部門。3.跟蹤進口原料的采購進度，協調解決采購過程中的問題，確保原料按時、按質、按量到貨。（二）質量管理部門1.負責對進口原料進行檢驗檢疫，確保原料符合國家相關標準和公司質量要求。2.審核采購部門提供的進口原料相關信息，建立進口原料質量檔案，記錄原料的檢驗結果、質量狀況等。3.參與進口原料追溯系統(tǒng)的建設和維護，確保追溯信息與質量管理工作緊密結合，能夠準確反映原料質量情況。（三）物流部門1.負責進口原料的運輸安排，確保運輸過程中的安全和質量，防止原料受到污染、損壞等。2.記錄進口原料的運輸信息，包括運輸方式、運輸工具、運輸時間、運輸路線等，并及時反饋給采購部門和質量管理部門。3.協助相關部門進行進口原料的到貨驗收工作，提供運輸過程中的相關證明文件。（四）倉儲部門1.負責進口原料的存儲管理，按照規(guī)定的存儲條件和要求存放原料，確保原料質量穩(wěn)定。2.建立進口原料庫存臺賬，記錄原料的出入庫情況，包括批次、數量、入庫時間、出庫時間、領用部門等信息，并定期與采購部門、質量管理部門進行核對。3.配合相關部門進行庫存盤點工作，保證庫存數量與追溯系統(tǒng)記錄一致，及時發(fā)現和處理庫存差異問題。（五）生產部門1.根據生產計劃，合理領用進口原料，確保原料的使用符合生產工藝要求。2.在生產過程中，詳細記錄進口原料的使用情況，包括批次、數量、生產批次、生產設備等信息，并及時反饋給質量管理部門。3.配合質量管理部門進行產品質量追溯工作，提供生產過程中的相關數據和信息。（六）銷售部門1.負責收集產品銷售信息，包括銷售訂單、客戶信息、產品流向等，并及時傳遞給質量管理部門。2.協助質量管理部門進行產品追溯工作，根據客戶需求提供相關產品信息，配合解決產品質量問題。（七）信息管理部門1.負責建立和維護進口原料追溯系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數據安全。2.根據各部門需求，優(yōu)化追溯系統(tǒng)功能，保證追溯信息的準確錄入、查詢和統(tǒng)計分析。3.對追溯系統(tǒng)的數據進行定期備份，防止數據丟失，并負責數據的恢復和維護工作。三、進口原料采購追溯管理（一）供應商選擇與評估1.采購部門應選擇具有合法資質的進口原料供應商，要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、進出口經營權證明、產品質量認證等相關文件。2.對供應商進行定期評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制水平、信譽狀況、售后服務等。評估結果應記錄在供應商檔案中，作為后續(xù)合作的參考依據。（二）采購合同簽訂1.采購合同應明確進口原料的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、包裝要求、運輸方式、驗收方法等條款。2.在合同中應約定供應商提供的追溯文件內容和格式，包括原料的原產地證明、質量檢驗報告、提單、裝箱單等，確保能夠準確追溯原料的來源和質量信息。（三）采購信息收集與傳遞1.采購部門在簽訂采購合同后，應及時收集進口原料的相關信息，包括供應商名稱、采購訂單號、原料名稱、規(guī)格、數量、價格、采購日期、預計到貨日期等，并錄入公司內部管理系統(tǒng)。2.將進口原料的報關單、檢驗檢疫證明、提單、裝箱單等文件掃描件或電子文檔整理后，傳遞給質量管理部門。質量管理部門應在收到后2個工作日內進行審核，并將審核結果反饋給采購部門。（四）采購進度跟蹤1.采購部門應定期跟蹤進口原料的采購進度，及時掌握原料的運輸情況和預計到貨時間。如發(fā)現采購過程中出現問題，應及時與供應商溝通協調，確保原料按時、按質、按量到貨。2.對于因不可抗力等原因導致采購進度延誤的情況，采購部門應及時向相關部門通報，并采取相應的措施，如調整生產計劃、尋找替代原料等，減少對公司生產經營的影響。四、進口原料運輸追溯管理（一）運輸方式選擇1.根據進口原料的性質、數量、運輸距離、運輸時間等因素，選擇合適的運輸方式，確保原料在運輸過程中的安全和質量。2.對于易腐、易燃、易爆、有毒等特殊性質的進口原料，應選擇具備相應運輸資質和條件的運輸企業(yè)進行運輸，并采取必要的防護措施。（二）運輸信息記錄1.物流部門在安排進口原料運輸時，應詳細記錄運輸信息，包括運輸方式、運輸工具、運輸時間、運輸路線、運輸單號、發(fā)貨地、目的地等，并及時錄入公司內部管理系統(tǒng)。2.要求運輸企業(yè)提供運輸過程中的相關證明文件，如運輸合同、貨物清單、運輸發(fā)票等，并妥善保存。運輸證明文件應包含原料的批次、數量、運輸時間等關鍵信息，以便于追溯。（三）運輸過程監(jiān)控1.物流部門應建立運輸過程監(jiān)控機制，通過GPS定位、視頻監(jiān)控等手段，實時跟蹤運輸工具的運行情況，確保運輸過程安全、順暢。2.如發(fā)現運輸過程中出現異常情況，如運輸延誤、貨物損壞、被盜搶等，物流部門應立即采取措施進行處理，并及時向采購部門和質量管理部門報告。同時，應配合相關部門進行調查，提供運輸過程中的詳細信息和證據。五、進口原料存儲追溯管理（一）存儲條件要求1.倉儲部門應根據進口原料的特性，提供適宜的存儲條件，包括溫度、濕度、通風、防蟲、防潮、防火、防盜等要求。2.對于有特殊存儲要求的進口原料，如冷藏原料、易氧化原料等，應配備相應的存儲設備，確保原料質量不受影響。（二）庫存臺賬建立1.倉儲部門應建立進口原料庫存臺賬，按照原料的批次、品種、規(guī)格、數量等信息進行詳細記錄。庫存臺賬應包括入庫時間、入庫單號、供應商名稱、原料名稱、規(guī)格、數量、質量狀況、存放位置、出庫時間、出庫單號、領用部門等內容。2.庫存臺賬應實時更新，確保賬實相符。倉儲部門應定期對庫存進行盤點，盤點結果與庫存臺賬進行核對，如發(fā)現差異應及時查明原因，并進行調整。（三）庫存標識管理1.對進口原料進行標識管理，標識應包含原料的批次、品種、規(guī)格、入庫時間、保質期等信息。標識應清晰、準確、不易褪色，確保在庫存管理過程中能夠快速識別原料。2.對于不同批次、不同來源的進口原料，應分區(qū)存放，并在存放區(qū)域設置明顯的標識牌，注明原料的相關信息。（四）庫存盤點與清查1.倉儲部門應定期進行庫存盤點，盤點周期可根據公司實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.在盤點過程中，應認真核對庫存數量與庫存臺賬記錄是否一致，檢查原料的質量狀況是否良好，是否存在過期、變質等情況。3.如發(fā)現庫存差異或質量問題，應及時填寫庫存盤點差異表和質量問題報告，上報相關部門進行處理。同時，應追溯庫存差異產生的原因，采取相應的措施進行改進，防止類似問題再次發(fā)生。六、進口原料使用追溯管理（一）領用流程規(guī)范1.生產部門根據生產計劃，填寫進口原料領用申請單，注明原料的批次、品種、規(guī)格、數量、領用時間、生產批次等信息。2.領用申請單經生產部門負責人審核簽字后，提交給倉儲部門。倉儲部門根據庫存情況進行發(fā)貨，并在庫存臺賬中記錄原料的出庫信息。3.生產部門在領用進口原料時，應核對原料的標識信息與領用申請單是否一致，確保領用的原料符合生產要求。（二）生產過程記錄1.在生產過程中，生產部門應詳細記錄進口原料的使用情況，包括原料的投入時間、投入數量、生產設備編號、生產工藝參數、操作人員等信息。2.生產記錄應采用紙質記錄或電子記錄的方式，確保記錄真實、準確、完整。生產記錄應妥善保存，保存期限應符合國家相關規(guī)定和公司要求。（三）產品質量追溯1.質量管理部門應根據生產記錄和檢驗報告，建立產品質量追溯體系，確保能夠追溯到每一批次進口原料的使用情況和產品質量狀況。2.當產品出現質量問題時，質量管理部門應通過追溯系統(tǒng)，迅速查找問題原料的來源、流向和使用情況，確定問題的影響范圍，并采取相應的措施進行召回、整改等處理。七、追溯系統(tǒng)建設與維護（一）系統(tǒng)功能要求1.進口原料追溯系統(tǒng)應具備信息錄入、查詢、統(tǒng)計分析、報表生成等基本功能，能夠實現對進口原料采購、運輸、存儲、使用等全過程信息的實時跟蹤和管理。2.系統(tǒng)應具備權限管理功能，不同部門和人員根據其工作職責，授予相應的系統(tǒng)操作權限，確保追溯信息的安全和保密。3.系統(tǒng)應具備數據備份和恢復功能，定期對追溯數據進行備份，防止數據丟失。在系統(tǒng)出現故障時，能夠及時恢復數據，保證追溯工作的連續(xù)性。（二）系統(tǒng)建設與實施1.信息管理部門負責進口原料追溯系統(tǒng)的建設工作，根據公司業(yè)務需求和管理要求，確定系統(tǒng)的功能模塊、數據結構和操作流程。2.在系統(tǒng)建設過程中，應充分征求各部門意見，確保系統(tǒng)功能滿足實際工作需要。系統(tǒng)建設完成后，應進行全面的測試和試運行，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行后正式投入使用。3.對相關部門和人員進行系統(tǒng)培訓，使其熟悉系統(tǒng)的操作方法和流程，能夠正確錄入、查詢和使用追溯信息。（三）系統(tǒng)維護與更新1.信息管理部門負責追溯系統(tǒng)的日常維護工作，定期檢查系統(tǒng)運行情況，及時處理系統(tǒng)故障和問題。2.根據公司業(yè)務發(fā)展和管理要求的變化，及時對追溯系統(tǒng)進行功能更新和優(yōu)化，確保系統(tǒng)能夠適應新的工作需求。3.定期對追溯系統(tǒng)的數據進行清理和歸檔，保證系統(tǒng)數據的準確性和完整性，提高系統(tǒng)運行效率。八、追溯信息查詢與使用（一）查詢權限設置1.根據公司內部管理規(guī)定，對不同部門和人員設置追溯信息查詢權限。采購部門可查詢采購訂單、供應商信息、運輸信息等；質量管理部門可查詢原料檢驗報告、質量檔案等；物流部門可查詢運輸記錄；倉儲部門可查詢庫存臺賬；生產部門可查詢生產過程記錄；銷售部門可查詢產品銷售信息等。2.對于涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的追溯數據，應嚴格限制查詢權限，只有經過授權的人員才能查詢。（二）查詢流程規(guī)范1.各部門和人員如需查詢追溯信息，應填寫追溯信息查詢申請表，注明查詢的目的、內容和時間范圍等。2.查詢申請表經部門負責人審核簽字后，提交給信息管理部門。信息管理部門根據申請人的權限，在追溯系統(tǒng)中進行查詢，并將查詢結果反饋給申請人。3.查詢結果應以紙質或電子文檔的形式提供，查詢人員應妥善保管查詢結果，不得泄露給無關人員。（三）追溯信息使用1.追溯信息主要用于公司內部管理、質量控制、產品召回、客戶投訴處理等工作。各部門應根據實際工作需要，合理使用追溯信息，確保公司生產經營活動的正常進行。2.在對外提供追溯信息時，應嚴格按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行，確保信息的合法性和安全性。如因工作需要向客戶或相關部門提供追溯信息，應提前經過公司審批，并簽訂保密協議。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查機制1.成立進口原料追溯管理監(jiān)督小組，由公司管理層、質量管理部門、內部審計部門等相關人員組成。監(jiān)督小組定期對進口原料追溯管理工作進行監(jiān)督檢查，確保各項制度和流程的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內容包括追溯信息的記錄是否完整、準確、及時，追溯系統(tǒng)的運行是否正常，各部門職責履行情況等。對發(fā)現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核指標設定1.將進口原料追溯管理工作納入部門和個人