視光公司采購管理制度

視光公司采購管理制度?總則目的為規(guī)范公司采購工作流程，加強(qiáng)采購管理，確保采購活動的合法性、合理性、規(guī)范性和高效性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司對視光產(chǎn)品、設(shè)備、原材料、辦公用品及其他物資的采購管理。基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間，避免盲目采購和庫存積壓。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的物資符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司質(zhì)量要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司廉潔制度，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益，確保采購過程公正、透明。采購組織與職責(zé)采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃和預(yù)算：根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，結(jié)合庫存情況，編制采購計(jì)劃和預(yù)算，并報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)，確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量。3.采購執(zhí)行：按照批準(zhǔn)的采購計(jì)劃和預(yù)算，組織實(shí)施采購活動，與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判協(xié)商等方式，降低采購成本，提高采購效益。5.采購合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和歸檔等工作，確保合同的合法性、有效性和完整性。6.采購風(fēng)險(xiǎn)管理：識別、評估和應(yīng)對采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施，確保采購活動的順利進(jìn)行。需求部門1.提出采購需求：根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際工作需要，及時(shí)、準(zhǔn)確地向采購部門提出采購需求，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。2.參與采購評審：協(xié)助采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)等進(jìn)行評審，提供專業(yè)意見和建議。3.驗(yàn)收采購物資：負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合質(zhì)量要求和合同約定，并及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。財(cái)務(wù)部門1.審核采購預(yù)算：對采購部門編制的采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.資金支付管理：按照公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定，審核采購付款申請，辦理資金支付手續(xù)，確保資金支付的安全、合規(guī)。3.采購成本核算：對采購成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。質(zhì)量管理部門1.制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：負(fù)責(zé)制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，確保采購物資符合公司質(zhì)量要求。2.參與供應(yīng)商評估：協(xié)助采購部門對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評估，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定的質(zhì)量控制能力。3.監(jiān)督采購物資驗(yàn)收：對采購物資的驗(yàn)收過程進(jìn)行監(jiān)督，確保驗(yàn)收工作的公正性和準(zhǔn)確性。采購流程采購計(jì)劃制定1.需求收集：各需求部門應(yīng)在每月末或季度末，根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等信息，并提交給采購部門。2.需求匯總：采購部門收到各需求部門提交的《采購需求申請表》后，進(jìn)行匯總整理，結(jié)合公司庫存情況，分析物資需求的合理性和緊迫性。3.采購計(jì)劃編制：采購部門根據(jù)需求匯總情況，編制月度或季度采購計(jì)劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等信息，并報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。4.采購計(jì)劃調(diào)整：在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃調(diào)整等原因需要對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，采購部門應(yīng)及時(shí)填寫《采購計(jì)劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及調(diào)整后的采購計(jì)劃，并報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部門根據(jù)采購計(jì)劃和物資需求，通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，尋找潛在的供應(yīng)商，并收集其相關(guān)信息，包括公司概況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等。2.供應(yīng)商評估：采購部門組織相關(guān)部門（如需求部門、質(zhì)量管理部門、財(cái)務(wù)部門等）對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。評估方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、樣品測試、供應(yīng)商面談等多種形式。3.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.供應(yīng)商管理：采購部門建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、交易記錄、考核評價(jià)等進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。采購執(zhí)行1.采購訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購訂單應(yīng)采用書面形式或電子形式，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。2.采購合同簽訂：對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核，確保合同的合法性、有效性和完整性。3.采購跟蹤與催貨：采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時(shí)交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，并根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。4.采購變更管理：在采購訂單執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃調(diào)整等原因需要對采購訂單進(jìn)行變更，采購部門應(yīng)及時(shí)填寫《采購訂單變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容及變更后的采購訂單信息，并報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。采購訂單變更申請經(jīng)批準(zhǔn)后，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保變更后的采購訂單得到有效執(zhí)行。采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購物資到貨前，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并根據(jù)采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定驗(yàn)收方案。質(zhì)量管理部門應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)的檢測工具和設(shè)備，確保驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。2.初步驗(yàn)收：采購物資到貨后，需求部門應(yīng)首先對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進(jìn)行初步驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量不符、規(guī)格型號錯(cuò)誤、外觀損壞等問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取措施解決問題。3.質(zhì)量驗(yàn)收：初步驗(yàn)收合格后，質(zhì)量管理部門應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。質(zhì)量驗(yàn)收可采用檢驗(yàn)、測試、試用等方式進(jìn)行，確保采購物資符合質(zhì)量要求。對于重要物資或關(guān)鍵零部件，質(zhì)量管理部門可委托第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。4.驗(yàn)收報(bào)告編制：驗(yàn)收工作完成后，需求部門應(yīng)填寫《采購物資驗(yàn)收報(bào)告》，詳細(xì)記錄采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗(yàn)收結(jié)果等信息，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)一式三份，需求部門、采購部門和質(zhì)量管理部門各留存一份。5.驗(yàn)收結(jié)果處理：如采購物資驗(yàn)收合格，需求部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，并將驗(yàn)收報(bào)告提交給采購部門。采購部門根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告和采購合同，辦理付款申請手續(xù)。如采購物資驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取措施解決問題。如供應(yīng)商未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)解決問題，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任，并可采取退貨、換貨、降價(jià)等措施。采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫《采購付款申請表》，詳細(xì)列出采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購金額、已付款金額、應(yīng)付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)憑證，提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門收到采購部門提交的《采購付款申請表》后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定，對付款申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的合法性、有效性和完整性，驗(yàn)收報(bào)告的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，付款金額的合理性和合規(guī)性等方面。如審核通過，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在《采購付款申請表》上簽字確認(rèn)，并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對采購付款申請進(jìn)行審批。如審批通過，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在《采購付款申請表》上簽字確認(rèn)，并授權(quán)財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。4.付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理采購付款手續(xù)。付款方式可采用支票、匯票、電匯、網(wǎng)銀支付等多種形式。付款完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)登記入賬，并將付款憑證復(fù)印件提交給采購部門備案。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識別1.市場風(fēng)險(xiǎn)：市場價(jià)格波動、供求關(guān)系變化等因素可能導(dǎo)致采購成本上升或物資供應(yīng)短缺。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商破產(chǎn)、倒閉、違約、質(zhì)量問題等因素可能導(dǎo)致采購物資無法按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購合同條款不明確、不合理、不合法等因素可能導(dǎo)致合同糾紛或違約風(fēng)險(xiǎn)。4.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗(yàn)收流程不規(guī)范、驗(yàn)收人員不專業(yè)等因素可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)量問題無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。5.付款風(fēng)險(xiǎn)：付款流程不規(guī)范、付款時(shí)間不合理、付款方式不當(dāng)?shù)纫蛩乜赡軐?dǎo)致公司資金損失或信用風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)評估1.可能性評估：對識別出的采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行可能性評估，分析其發(fā)生的概率大小。2.影響程度評估：對識別出的采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行影響程度評估，分析其對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動、財(cái)務(wù)狀況、聲譽(yù)等方面的影響程度大小。3.風(fēng)險(xiǎn)等級劃分：根據(jù)可能性評估和影響程度評估結(jié)果，對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級劃分，確定高、中、低三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)等級。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對于高風(fēng)險(xiǎn)事件，如供應(yīng)商破產(chǎn)、合同糾紛等，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如選擇多個(gè)供應(yīng)商、簽訂詳細(xì)的合同條款等，避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對于中風(fēng)險(xiǎn)事件，如市場價(jià)格波動、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)等，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如加強(qiáng)市場調(diào)研、規(guī)范驗(yàn)收流程等，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和影響程度。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對于部分風(fēng)險(xiǎn)事件，如質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)等，可采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施，如購買保險(xiǎn)、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等，將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對于低風(fēng)險(xiǎn)事件，如付款時(shí)間不合理等，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，如加強(qiáng)內(nèi)部管理、優(yōu)化付款流程等，在一定程度上降低風(fēng)險(xiǎn)的影響程度。采購監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門自查：采購部門應(yīng)定期對本部門的采購工作進(jìn)行自查，檢查采購流程是否規(guī)范、采購合同是否合規(guī)、采購成本是否合理等方面的情況，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.財(cái)務(wù)審計(jì)：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對采購部門的采購資金使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購付款是否符合公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定，是否存在資金浪費(fèi)、挪用等問題。3.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購部門的采購工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購成本是否合理、采購風(fēng)險(xiǎn)管理是否到位等方面的情況，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。外部審計(jì)1.政府審計(jì)：政府審計(jì)部門有權(quán)對公司的采購活動進(jìn)行審計(jì)，檢查公司采購工作是否符合國家法律法規(guī)和政策要求，是否存在違法違規(guī)行為。2.社會審計(jì)：公司可委托社會審計(jì)機(jī)構(gòu)對采購部門的采購工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程是否規(guī)范、采購合同是否合規(guī)、采購成本是否合理、采購風(fēng)險(xiǎn)管理是否到位等方面的情況，并出具審計(jì)報(bào)告。采購績效評估評估指標(biāo)1.采購成本：評估采購部門在采購過程中是否有效控制采購成本，降低采購價(jià)格。2.采購質(zhì)量：評估采購部門所采購物資的質(zhì)量是否符合公司要求，是否滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.采購交貨期：評估采購部門是否能夠按照采購合同約定的時(shí)間按時(shí)完成采購任務(wù)，確保物資及時(shí)供應(yīng)。4.采購合同執(zhí)行率：評估采購部門是否能夠嚴(yán)格按照采購合同約定的條款執(zhí)行合同，確保合同的有效履行。5.供應(yīng)商滿意度：評估采購部門與供應(yīng)商之間的合作關(guān)系是否良好，供應(yīng)商對采購部門的滿意度如何。評估方法1.定期評估：采購部門應(yīng)定期（如每月或每季度）對采購績效進(jìn)行評估，填寫《采購績效評估表》，詳細(xì)記錄各項(xiàng)評估指標(biāo)的完成情況，并進(jìn)行自我評價(jià)。2.綜合評估：公司應(yīng)定期（如每年）對采購部門的采購績效進(jìn)行綜合評估，組織相關(guān)部門（如需求部門、質(zhì)量管理部門、財(cái)務(wù)部門等）對采購部門的采購工作進(jìn)行全面評價(jià)，確定采購部門的采購績效水平。3.績效反饋：公司應(yīng)及時(shí)將采購績效評估結(jié)果反饋給采購部門，讓采購部門了解自身的工作表現(xiàn)和存在的問題，并制定相應(yīng)的改進(jìn)措施。激勵(lì)措施1.績效獎