行政主任工作管理制度

行政主任工作管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范行政主任工作流程，明確工作職責，提高工作效率，確保公司行政工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政主任崗位及其所負責的各項行政工作。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：行政主任的工作應嚴格遵守國家法律法規(guī)、公司各項規(guī)章制度。2.高效性原則：以提高工作效率、優(yōu)化工作流程為導向，確保各項行政工作及時、準確完成。3.服務性原則：樹立服務意識，為公司各部門及全體員工提供優(yōu)質、高效的行政服務。二、崗位職責（一）行政管理1.負責制定和完善公司行政管理規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.組織公司各類會議，包括會議的籌備、通知、記錄、紀要整理及跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。3.負責公司文件、檔案的管理工作，包括文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔及保管，確保文件資料的完整性和安全性。4.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作關系，及時解決工作中出現(xiàn)的問題，維護公司正常的工作秩序。5.負責公司辦公用品、辦公設備的采購、管理和維護，合理控制行政費用支出。6.負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境管理，包括環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)、綠化等工作，營造良好的辦公環(huán)境。（二）人力資源支持1.協(xié)助人力資源部門開展招聘工作，參與招聘信息發(fā)布、篩選簡歷、組織面試等環(huán)節(jié)。2.負責員工考勤管理，統(tǒng)計員工出勤情況，處理考勤異常問題。3.協(xié)助辦理員工入職、離職、轉正、調(diào)動等手續(xù)，確保手續(xù)辦理的準確性和及時性。4.參與公司培訓活動的組織與實施，負責培訓場地布置、培訓資料準備等工作。（三）對外聯(lián)絡與公關1.負責公司對外聯(lián)絡工作，包括與政府部門、合作伙伴、客戶等的溝通協(xié)調(diào)。2.接待來訪客人，安排接待事宜，維護公司良好的對外形象。3.參與公司公關活動的策劃與組織，提升公司品牌知名度和美譽度。（四）其他工作1.完成上級領導交辦的其他臨時性工作任務，及時匯報工作進展情況。2.關注行業(yè)動態(tài)和相關政策法規(guī)變化，為公司發(fā)展提供有價值的信息和建議。三、工作流程（一）行政管理流程1.制度制定與修訂根據(jù)公司發(fā)展需求和管理要求，提出行政管理規(guī)章制度的制定或修訂建議。組織相關部門人員進行討論，征求意見，對制度內(nèi)容進行修改完善。將修訂后的制度提交公司領導審批，審批通過后發(fā)布實施。2.會議組織根據(jù)會議主題和要求，確定會議時間、地點、參會人員等信息，并發(fā)送會議通知。會前準備會議資料，如會議議程、匯報材料、文件等，確保會議順利進行。會議期間做好記錄工作，詳細記錄會議討論內(nèi)容、決議事項等。會后及時整理會議紀要，經(jīng)審核后發(fā)送給參會人員，并跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，定期向領導匯報。3.文件管理文件起草：根據(jù)工作需要，起草各類行政文件，確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范、清晰。文件審核：將起草好的文件提交上級領導或相關部門審核，根據(jù)審核意見進行修改完善。文件印發(fā)：審核通過的文件進行編號、排版、打印，加蓋公司印章后印發(fā)給相關部門或人員。文件歸檔：對印發(fā)后的文件進行分類整理，按照檔案管理要求進行歸檔保管，便于查閱和檢索。4.辦公用品與設備管理需求統(tǒng)計：每月末收集各部門辦公用品需求信息，進行匯總整理。采購計劃：根據(jù)需求統(tǒng)計結果，結合庫存情況，制定辦公用品采購計劃。采購實施：按照采購計劃進行辦公用品的采購，選擇合適的供應商，確保采購物品的質量和價格合理。入庫管理：采購回來的辦公用品進行驗收、入庫登記，建立庫存臺賬。發(fā)放管理：根據(jù)各部門需求，辦理辦公用品發(fā)放手續(xù)，做好發(fā)放記錄。設備管理：負責辦公設備的選型、采購、安裝調(diào)試、維護保養(yǎng)等工作，建立設備檔案，定期對設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。5.辦公區(qū)域環(huán)境管理環(huán)境衛(wèi)生：制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生標準和清潔計劃，安排保潔人員定期進行清掃、消毒，保持辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生。安全保衛(wèi)：制定安全保衛(wèi)制度，加強辦公區(qū)域的安全防范措施，包括門禁管理、監(jiān)控系統(tǒng)維護、安全巡查等，確保公司財產(chǎn)和員工人身安全。綠化管理：合理規(guī)劃辦公區(qū)域綠化布局，定期進行綠植養(yǎng)護，營造舒適的辦公環(huán)境。（二）人力資源支持流程1.招聘協(xié)助根據(jù)招聘需求，協(xié)助人力資源部門制定招聘計劃，明確招聘崗位、要求、人數(shù)等信息。在公司內(nèi)部網(wǎng)站、招聘平臺等發(fā)布招聘信息，篩選應聘簡歷，將符合要求的簡歷推薦給人力資源部門。協(xié)助組織面試工作，包括安排面試時間、地點，通知面試人員，準備面試資料等。參與面試過程，記錄面試情況，為人力資源部門提供參考意見。2.考勤管理每月初收集員工上月考勤記錄，包括打卡記錄、請假條、加班申請等。對考勤記錄進行核對、統(tǒng)計，計算員工出勤天數(shù)、遲到早退次數(shù)、加班時長等。對考勤異常情況進行調(diào)查核實，如員工請假未按規(guī)定流程辦理、遲到早退無正當理由等，根據(jù)公司考勤制度進行處理。將考勤結果反饋給各部門負責人，并在公司內(nèi)部進行公示。3.員工手續(xù)辦理員工入職：提前準備好入職所需資料，如勞動合同、入職登記表、辦公用品等，在員工報到時辦理入職手續(xù)，引導員工熟悉公司環(huán)境和規(guī)章制度。員工轉正：提前一個月提醒試用期員工提交轉正申請，收集相關部門意見，審核轉正申請材料，報上級領導審批后辦理轉正手續(xù)。員工調(diào)動：根據(jù)公司工作安排和員工個人意愿，辦理員工調(diào)動手續(xù)，包括協(xié)調(diào)接收部門、辦理工作交接等。員工離職：收到員工離職申請后，了解離職原因，辦理離職手續(xù)，包括工作交接、歸還公司財物、結算工資等，確保離職手續(xù)辦理完整。（三）對外聯(lián)絡與公關流程1.對外聯(lián)絡接聽公司電話，禮貌應答，記錄重要信息，及時轉達給相關人員。回復外部郵件、信函等，確保回復內(nèi)容準確、及時，維護公司良好形象。主動與政府部門、合作伙伴、客戶等進行溝通聯(lián)絡，了解對方需求，協(xié)調(diào)解決問題，保持良好的合作關系。2.接待工作接到來訪通知后，了解來訪人員基本信息、來訪目的、行程安排等，制定接待方案。根據(jù)接待方案，安排接待人員、接待場地、餐飲、住宿等事宜，確保接待工作周到、細致。接待來訪客人時，熱情友好，做好引導、介紹、溝通等工作，及時向上級領導匯報接待情況。3.公關活動組織根據(jù)公司公關需求，策劃公關活動方案，明確活動主題、目標、時間、地點、參與人員等。組織活動籌備工作，包括場地布置、宣傳推廣、物資準備、人員安排等，確保活動順利進行?；顒悠陂g負責現(xiàn)場協(xié)調(diào)、服務工作，及時處理突發(fā)情況，保證活動效果。活動結束后，對活動進行總結評估，收集反饋意見，為今后的公關活動提供經(jīng)驗參考。四、工作標準（一）行政管理工作標準1.制度制定與修訂：制度內(nèi)容完整、合理，符合國家法律法規(guī)和公司實際情況，具有可操作性；制度修訂及時，能適應公司發(fā)展變化的需求。2.會議組織：會議通知發(fā)送及時、準確，參會人員無遺漏；會議資料準備齊全、規(guī)范；會議記錄詳細、準確，會議紀要整理及時、清晰，決議執(zhí)行跟蹤到位。3.文件管理：文件起草質量高，內(nèi)容準確、邏輯清晰、格式規(guī)范；文件審核嚴格，確保文件質量；文件印發(fā)及時，發(fā)放范圍準確；文件歸檔規(guī)范，便于查閱和檢索。4.辦公用品與設備管理：辦公用品采購計劃合理，庫存管理規(guī)范，無積壓浪費現(xiàn)象；辦公設備選型合適，維護保養(yǎng)及時，設備完好率高。5.辦公區(qū)域環(huán)境管理：辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生整潔，安全保衛(wèi)措施到位，無安全事故發(fā)生；綠化布局合理，綠植生長良好。（二）人力資源支持工作標準1.招聘協(xié)助：招聘信息發(fā)布及時、廣泛，簡歷篩選準確、高效，推薦的候選人符合崗位要求；面試組織有序，面試記錄詳細，能為招聘決策提供有效參考。2.考勤管理：考勤記錄準確、完整，考勤統(tǒng)計及時、無誤，考勤異常處理公正、合理，考勤結果公示及時。3.員工手續(xù)辦理：入職、轉正、調(diào)動、離職等手續(xù)辦理流程規(guī)范，資料齊全，辦理及時，無差錯。（三）對外聯(lián)絡與公關工作標準1.對外聯(lián)絡：電話接聽禮貌、專業(yè)，郵件、信函回復及時、準確；與外部聯(lián)絡溝通順暢，問題解決及時，合作關系良好。2.接待工作：接待方案制定周全，接待安排細致、周到，接待過程熱情、得體，能給來訪客人留下良好印象。3.公關活動組織：公關活動方案策劃新穎、可行，活動籌備充分，現(xiàn)場協(xié)調(diào)有序，活動效果良好，總結評估客觀、準確。五、考核與激勵（一）考核指標1.工作業(yè)績：包括行政管理工作的完成情況、人力資源支持工作的成效、對外聯(lián)絡與公關工作的成果等，如制度執(zhí)行情況、會議組織質量、文件管理水平、招聘完成率、考勤準確率、公關活動效果等。2.工作態(tài)度：工作責任心、敬業(yè)精神、團隊合作意識、服務意識等。3.工作能力：組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力、文字表達能力、問題解決能力等。（二）考核方式1.定期考核：每月進行一次工作小結，每季度進行一次全面考核，考核結果以評分形式呈現(xiàn)。2.不定期考核：根據(jù)工作實際情況，對行政主任的重點工作或突發(fā)任務完成情況進行不定期考核。（三）激勵措施1.對于考核成績優(yōu)秀的行政主任，給予績效獎金、晉升機會、榮譽證書等獎勵。2.對于考核不達標或工作出現(xiàn)重大失誤的行政主任，進行誡勉談話、扣減績效獎金、調(diào)整工作崗位等處理。六、培訓與發(fā)展（一）培訓需求分析定期與行政主任進行溝通交流，了解其工作中遇到的問題和困難，結合公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務需求，分析其培訓需求。（二）培訓計劃制定根據(jù)培訓需求分析結果，制定個性化的培訓計劃，培訓內(nèi)容包括行政管理知識、人力資源管理技能、溝通技巧、公關策略等方面。（三）培訓實施1.內(nèi)部培訓：組織公司內(nèi)部相關人員進行授課，分享經(jīng)驗和知識。2.外部培訓：選派行政主任參加外部專業(yè)