公務(wù)卡管理制度視頻

公務(wù)卡管理制度視頻?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范公務(wù)卡使用行為，提高公務(wù)支出透明度，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本公務(wù)卡管理制度。本制度適用于公司全體員工。（二）定義1.公務(wù)卡：指公司為員工辦理的，主要用于日常公務(wù)支出和財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的信用卡。2.公務(wù)支出：指公司員工因公務(wù)活動(dòng)所發(fā)生的差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、招待費(fèi)、辦公用品費(fèi)、印刷費(fèi)等費(fèi)用支出。（三）管理原則1.方便快捷原則：公務(wù)卡的使用應(yīng)方便員工公務(wù)消費(fèi)，簡(jiǎn)化報(bào)銷流程，提高工作效率。2.規(guī)范透明原則：公務(wù)卡的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度，確保公務(wù)支出真實(shí)、合法、合規(guī)，接受內(nèi)外部監(jiān)督。3.強(qiáng)化監(jiān)管原則：公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)公務(wù)卡使用情況的監(jiān)控和管理，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。二、公務(wù)卡的申請(qǐng)與辦理（一）申請(qǐng)條件公司正式員工，因工作需要經(jīng)常發(fā)生公務(wù)支出的，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，可向公司財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)辦理公務(wù)卡。（二）申請(qǐng)流程1.員工填寫申請(qǐng)表：?jiǎn)T工需如實(shí)填寫《公務(wù)卡申請(qǐng)表》，包括個(gè)人基本信息、聯(lián)系方式、申請(qǐng)理由等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工的申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)理由是否充分、是否確因工作需要經(jīng)常發(fā)生公務(wù)支出等。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并加蓋部門公章。3.財(cái)務(wù)部門審核與辦理：財(cái)務(wù)部門收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)的申請(qǐng)表后，對(duì)員工的申請(qǐng)進(jìn)行終審。終審?fù)ㄟ^(guò)后，統(tǒng)一向合作銀行申請(qǐng)辦理公務(wù)卡，并將公務(wù)卡發(fā)放給員工。（三）卡片信息管理1.卡片保管：?jiǎn)T工領(lǐng)取公務(wù)卡后，應(yīng)妥善保管，不得將公務(wù)卡轉(zhuǎn)借他人使用。如因保管不善導(dǎo)致公務(wù)卡遺失、被盜或密碼泄露等情況，應(yīng)及時(shí)向公司財(cái)務(wù)部門報(bào)告，并辦理掛失、補(bǔ)辦等手續(xù)。由此產(chǎn)生的一切費(fèi)用和損失由員工個(gè)人承擔(dān)。2.密碼設(shè)置：?jiǎn)T工應(yīng)及時(shí)修改公務(wù)卡初始密碼，并設(shè)置強(qiáng)度較高的支付密碼，確保公務(wù)卡使用安全。3.信息變更：如員工的個(gè)人信息發(fā)生變更（如姓名、聯(lián)系方式、工作崗位等），應(yīng)及時(shí)通知公司財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一向銀行辦理信息變更手續(xù)。三、公務(wù)卡的使用（一）使用范圍1.差旅費(fèi)：包括城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)等。2.會(huì)議費(fèi)：包括會(huì)議場(chǎng)地租用費(fèi)、會(huì)議設(shè)備租賃費(fèi)、會(huì)議資料印刷費(fèi)、參會(huì)人員的住宿費(fèi)和伙食費(fèi)等。3.招待費(fèi)：包括公司因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的宴請(qǐng)費(fèi)、禮品費(fèi)、接待費(fèi)等。4.辦公用品費(fèi)：包括辦公文具、辦公設(shè)備、辦公耗材等費(fèi)用支出。5.印刷費(fèi)：包括公司文件、資料、報(bào)表等印刷費(fèi)用支出。6.其他公務(wù)支出：指經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的其他與公務(wù)活動(dòng)相關(guān)的費(fèi)用支出。（二）使用規(guī)定1.嚴(yán)格公務(wù)消費(fèi)：?jiǎn)T工應(yīng)嚴(yán)格按照公務(wù)卡使用范圍使用公務(wù)卡，不得用于個(gè)人消費(fèi)。在進(jìn)行公務(wù)消費(fèi)時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向商家出示公務(wù)卡，并按規(guī)定使用公務(wù)卡結(jié)算。2.取得合規(guī)票據(jù)：?jiǎn)T工使用公務(wù)卡消費(fèi)后，應(yīng)及時(shí)向商家索取發(fā)票等合規(guī)票據(jù)，并確保票據(jù)內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，與公務(wù)消費(fèi)實(shí)際情況相符。發(fā)票上應(yīng)注明商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，并加蓋商家發(fā)票專用章。3.規(guī)范報(bào)銷流程：?jiǎn)T工應(yīng)在公務(wù)消費(fèi)發(fā)生后[x]個(gè)工作日內(nèi)，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的規(guī)定，填寫《公務(wù)卡報(bào)銷申請(qǐng)表》，并將發(fā)票等報(bào)銷憑證粘貼在申請(qǐng)表后，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審批。財(cái)務(wù)部門審批通過(guò)后，將報(bào)銷款項(xiàng)直接支付到員工公務(wù)卡賬戶。（三）特殊情況處理1.因特殊原因無(wú)法使用公務(wù)卡結(jié)算的：如商家不具備刷卡條件、公務(wù)消費(fèi)金額超過(guò)公務(wù)卡信用額度等，員工應(yīng)事先經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)公司財(cái)務(wù)部門備案。在取得合規(guī)票據(jù)后，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)金報(bào)銷。2.公務(wù)卡消費(fèi)退回的：如因商品退貨、服務(wù)取消等原因?qū)е鹿珓?wù)卡消費(fèi)退回的，員工應(yīng)及時(shí)將退回款項(xiàng)退還公司財(cái)務(wù)部門，并提供相關(guān)證明材料。財(cái)務(wù)部門收到退回款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)沖減相應(yīng)的公務(wù)支出。四、公務(wù)卡的報(bào)銷（一）報(bào)銷憑證要求1.發(fā)票：發(fā)票是公務(wù)卡報(bào)銷的主要憑證，必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，并加蓋商家發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，與公務(wù)消費(fèi)實(shí)際情況相符。2.其他憑證：除發(fā)票外，如因特殊情況無(wú)法取得發(fā)票的，可使用財(cái)政部門監(jiān)制的行政事業(yè)性收費(fèi)收據(jù)、稅務(wù)部門監(jiān)制的收款收據(jù)等其他合規(guī)憑證作為報(bào)銷依據(jù)。其他憑證上應(yīng)注明商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，并加蓋收款單位公章。（二）報(bào)銷流程1.員工填寫申請(qǐng)表：?jiǎn)T工在公務(wù)消費(fèi)發(fā)生后[x]個(gè)工作日內(nèi)，填寫《公務(wù)卡報(bào)銷申請(qǐng)表》，并將發(fā)票等報(bào)銷憑證粘貼在申請(qǐng)表后，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工的報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷事項(xiàng)是否符合公務(wù)卡使用范圍、報(bào)銷憑證是否真實(shí)有效、報(bào)銷金額是否合理等。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并加蓋部門公章。3.財(cái)務(wù)部門審批：財(cái)務(wù)部門收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)的申請(qǐng)表后，對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行終審。終審?fù)ㄟ^(guò)后，將報(bào)銷款項(xiàng)直接支付到員工公務(wù)卡賬戶。如報(bào)銷申請(qǐng)不符合規(guī)定，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知員工補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。（三）報(bào)銷期限員工應(yīng)在公務(wù)消費(fèi)發(fā)生后[x]個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)，因特殊原因不能按時(shí)報(bào)銷的，應(yīng)提前向公司財(cái)務(wù)部門說(shuō)明情況，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期報(bào)銷。超過(guò)規(guī)定報(bào)銷期限的，公司財(cái)務(wù)部門不予受理。五、公務(wù)卡的還款與利息（一）還款責(zé)任1.員工責(zé)任：?jiǎn)T工作為公務(wù)卡的持卡人，負(fù)有按時(shí)足額還款的責(zé)任。如因員工個(gè)人原因?qū)е鹿珓?wù)卡逾期還款，產(chǎn)生的利息、滯納金等費(fèi)用由員工個(gè)人承擔(dān)。2.公司責(zé)任：公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)在報(bào)銷款項(xiàng)到賬后，及時(shí)通知員工公務(wù)卡還款金額。如因公司財(cái)務(wù)部門原因?qū)е鹿珓?wù)卡逾期還款，產(chǎn)生的利息、滯納金等費(fèi)用由公司承擔(dān)。（二）還款方式1.銀行代扣：?jiǎn)T工可與公司財(cái)務(wù)部門協(xié)商，委托銀行從員工工資賬戶中代扣公務(wù)卡還款金額。銀行代扣應(yīng)在報(bào)銷款項(xiàng)到賬后[x]個(gè)工作日內(nèi)完成。2.自行還款：?jiǎn)T工也可通過(guò)銀行網(wǎng)上銀行、手機(jī)銀行、自助終端等渠道自行還款，或在銀行指定的還款網(wǎng)點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)金還款、轉(zhuǎn)賬還款等。（三）利息與滯納金1.利息：如員工未能按時(shí)足額還款，銀行將按照信用卡章程的規(guī)定計(jì)收利息。利息計(jì)算方式為：利息=未還款金額×日利率×逾期天數(shù)。日利率按照銀行規(guī)定執(zhí)行，一般為萬(wàn)分之五。2.滯納金：如員工未能按時(shí)足額還款，銀行將按照信用卡章程的規(guī)定計(jì)收滯納金。滯納金計(jì)算方式為：滯納金=最低還款額未還部分×5%。最低還款額按照銀行規(guī)定執(zhí)行，一般為當(dāng)期賬單金額的10%。六、公務(wù)卡的管理與監(jiān)督（一）公司財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.公務(wù)卡的申請(qǐng)與辦理：負(fù)責(zé)組織員工辦理公務(wù)卡，與合作銀行溝通協(xié)調(diào)，確保公務(wù)卡辦理工作順利進(jìn)行。2.公務(wù)卡信息管理：負(fù)責(zé)維護(hù)員工公務(wù)卡信息，及時(shí)更新員工個(gè)人信息、聯(lián)系方式等內(nèi)容。3.公務(wù)卡報(bào)銷審核：負(fù)責(zé)對(duì)員工的公務(wù)卡報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保報(bào)銷事項(xiàng)符合公務(wù)卡使用范圍、報(bào)銷憑證真實(shí)有效、報(bào)銷金額合理等。4.公務(wù)卡還款管理：負(fù)責(zé)在報(bào)銷款項(xiàng)到賬后，及時(shí)通知員工公務(wù)卡還款金額，并監(jiān)督員工按時(shí)足額還款。5.公務(wù)卡使用情況監(jiān)控：定期對(duì)公務(wù)卡使用情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）員工所在部門職責(zé)1.審核員工公務(wù)卡申請(qǐng)：負(fù)責(zé)對(duì)員工的公務(wù)卡申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)理由是否充分、是否確因工作需要經(jīng)常發(fā)生公務(wù)支出等。2.監(jiān)督員工公務(wù)卡使用：負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門員工公務(wù)卡的使用情況，確保員工嚴(yán)格按照公務(wù)卡使用范圍使用公務(wù)卡，不得用于個(gè)人消費(fèi)。3.協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷審核：在財(cái)務(wù)部門對(duì)員工公務(wù)卡報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核時(shí)，協(xié)助提供相關(guān)證明材料和情況說(shuō)明。（三）監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公務(wù)卡使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括公務(wù)卡報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性，公務(wù)卡使用范圍的合規(guī)性，公務(wù)卡還款情況等。2.不定期抽查：公司審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)公務(wù)卡使用情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查公務(wù)卡使用是否存在違規(guī)行為，是否存在套取現(xiàn)金、虛開(kāi)發(fā)票等問(wèn)題。3.違規(guī)處理：如發(fā)現(xiàn)員工存在違規(guī)使用公務(wù)卡的行為，公司