公司業(yè)務(wù)章管理制度

公司業(yè)務(wù)章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)章的管理，規(guī)范業(yè)務(wù)章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在開展業(yè)務(wù)活動過程中對業(yè)務(wù)章的使用和管理。（三）定義業(yè)務(wù)章是指公司在對外開展業(yè)務(wù)活動時，用于簽署合同、協(xié)議、文件、票據(jù)等各類業(yè)務(wù)文件的印章，具有代表公司行使相關(guān)業(yè)務(wù)權(quán)利和承擔(dān)相應(yīng)業(yè)務(wù)責(zé)任的法律效力。二、業(yè)務(wù)章的種類及用途（一）合同專用章用于公司對外簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、合作協(xié)議等具有法律約束力的文件。（二）財務(wù)專用章用于公司辦理財務(wù)收支、結(jié)算、票據(jù)等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)，如開具發(fā)票、支票、匯票等。（三）發(fā)票專用章專門用于公司開具各類發(fā)票時加蓋，確保發(fā)票的真實性和合法性。（四）法人章主要用于特定的財務(wù)、法律文件或經(jīng)法定代表人授權(quán)的其他文件上，作為法定代表人的個人印鑒。（五）其他業(yè)務(wù)專用章根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)刻制的用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的印章，如項目專用章、銷售專用章等，其用途由公司根據(jù)實際情況明確規(guī)定。三、業(yè)務(wù)章的刻制與備案（一）刻制申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要刻制業(yè)務(wù)章時，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、使用范圍、預(yù)計使用期限等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政管理部門。2.行政管理部門對申請進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、印章用途是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)定等。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制流程1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.刻制單位完成印章刻制后，應(yīng)向行政管理部門提供印章印模及相關(guān)證明文件。行政管理部門對印章進(jìn)行驗收，檢查印章材質(zhì)、規(guī)格、樣式等是否符合公司要求，并與《業(yè)務(wù)章刻制申請表》進(jìn)行核對。（三）印章備案1.行政管理部門將新刻制的業(yè)務(wù)章印模及相關(guān)資料整理歸檔，并按照公安機(jī)關(guān)的要求，及時辦理印章備案手續(xù)。備案完成后，將備案回執(zhí)復(fù)印件交至財務(wù)部門留存。2.對于涉及公司重大事項或具有較高風(fēng)險的業(yè)務(wù)章，行政管理部門還應(yīng)將備案情況通知法務(wù)部門備案，以便法務(wù)部門在必要時提供法律支持。四、業(yè)務(wù)章的保管（一）保管原則1.業(yè)務(wù)章應(yīng)實行專人保管制度，確保印章安全、妥善存放。2.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定，不得擅自將印章交予他人保管或使用。（二）保管職責(zé)1.合同專用章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)合同專用章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜、遺失或損壞。根據(jù)公司授權(quán)，嚴(yán)格按照合同審批流程用印，對用印文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保用印內(nèi)容與審批內(nèi)容一致。在用印過程中，應(yīng)詳細(xì)登記用印日期、文件名稱、文號、用印份數(shù)、經(jīng)辦人等信息，并留存用印文件復(fù)印件。定期對合同專用章的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時向部門負(fù)責(zé)人報告。2.財務(wù)專用章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)財務(wù)專用章的保管，按照財務(wù)制度規(guī)定的用途使用印章。嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)印鑒分管制度，不得一人保管支付款項所需的全部印章。在辦理財務(wù)收支、結(jié)算等業(yè)務(wù)時，對需要加蓋財務(wù)專用章的票據(jù)、文件等進(jìn)行認(rèn)真審核，確保手續(xù)齊全、內(nèi)容真實、合規(guī)合法。在用印后，及時登記用印日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、經(jīng)辦人等信息，并將用印憑證妥善保管。定期對財務(wù)專用章的使用情況進(jìn)行核對和盤點(diǎn)，保證賬實相符。3.發(fā)票專用章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)發(fā)票專用章的保管，確保印章用于公司正常開具發(fā)票業(yè)務(wù)。在開具發(fā)票時，按照發(fā)票管理規(guī)定準(zhǔn)確加蓋發(fā)票專用章，不得在其他非發(fā)票業(yè)務(wù)文件上使用。對發(fā)票專用章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括發(fā)票號碼、開票日期、購貨單位名稱、金額等信息，并定期與發(fā)票開具情況進(jìn)行核對。妥善保管發(fā)票專用章，防止印章丟失或被盜用。如發(fā)現(xiàn)印章丟失，應(yīng)立即報告部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的掛失措施。4.法人章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)法人章的保管，嚴(yán)格按照公司授權(quán)和相關(guān)規(guī)定使用印章。在辦理涉及法人授權(quán)的重要文件、合同、票據(jù)等業(yè)務(wù)時，經(jīng)法定代表人簽字同意后，方可加蓋法人章。對法人章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印時間、文件名稱、文號、用印事項等信息，并留存相關(guān)文件復(fù)印件。定期檢查法人章的使用記錄，確保印章使用合規(guī)、準(zhǔn)確。5.其他業(yè)務(wù)專用章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)各自保管的其他業(yè)務(wù)專用章的日常管理，按照公司規(guī)定的用途使用印章。在用印前，對用印文件進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容符合公司業(yè)務(wù)要求和審批程序。詳細(xì)登記每一次用印情況，包括用印日期、文件名稱、用印事由、經(jīng)辦人等信息，并妥善保管用印文件。定期對所保管的業(yè)務(wù)專用章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、磨損等情況，及時報告行政管理部門申請更換。（三）保管地點(diǎn)與安全措施1.業(yè)務(wù)章應(yīng)存放在安全可靠的專用保險柜或保險箱內(nèi)，并置于有安全防護(hù)設(shè)施的房間。2.存放業(yè)務(wù)章的保險柜或保險箱應(yīng)設(shè)置密碼鎖和鑰匙鎖，由保管人員分別掌管密碼和鑰匙。未經(jīng)保管人員同意，任何人不得擅自開啟保險柜或保險箱。3.如因工作需要將業(yè)務(wù)章帶出公司使用，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施，確保印章在使用過程中的安全。使用完畢后，應(yīng)及時歸還保管人員。五、業(yè)務(wù)章的使用（一）使用原則1.業(yè)務(wù)章的使用必須嚴(yán)格遵循公司規(guī)定的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。2.使用業(yè)務(wù)章時，應(yīng)確保印章所加蓋的文件內(nèi)容真實、合法、有效，與公司業(yè)務(wù)實際情況相符。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白票據(jù)等文件上加蓋業(yè)務(wù)章。（二）審批流程1.用印申請各部門員工因業(yè)務(wù)需要使用業(yè)務(wù)章時，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)章使用申請表》，詳細(xì)注明用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)、預(yù)計用印日期等內(nèi)容，并附上相關(guān)文件或合同草稿。用印申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保用印事項符合部門業(yè)務(wù)要求和公司規(guī)定。對于重大業(yè)務(wù)合同或涉及金額較大的文件，還需經(jīng)公司財務(wù)、法務(wù)等相關(guān)部門審核簽字。2.審批權(quán)限一般業(yè)務(wù)文件的用印，由部門負(fù)責(zé)人審批；涉及金額較大、重要合同或具有較高風(fēng)險的業(yè)務(wù)文件，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對于涉及公司重大決策、對外投資、融資等事項的文件，還需經(jīng)公司法定代表人審批。3.用印登記保管人員在收到經(jīng)審批的《業(yè)務(wù)章使用申請表》后，應(yīng)對用印文件進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無誤后，按照申請表上的用印事項和要求進(jìn)行用印。用印過程中，保管人員應(yīng)在《業(yè)務(wù)章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印日期、文件名稱、文號、用印份數(shù)、經(jīng)辦人、審批人等信息，并要求經(jīng)辦人在登記簿上簽字確認(rèn)。（三）用印要求1.用印位置應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，確保印章圖案和文字完整、端正地加蓋在文件規(guī)定的位置上。2.對于多頁文件，應(yīng)在每一頁的騎縫處加蓋業(yè)務(wù)章，以防止文件被更換或篡改。3.在用印文件上加蓋業(yè)務(wù)章后，保管人員應(yīng)仔細(xì)檢查印章加蓋效果，如發(fā)現(xiàn)印章模糊、不清或加蓋位置不當(dāng)?shù)葐栴}，應(yīng)及時要求經(jīng)辦人重新用印。六、業(yè)務(wù)章的停用、銷毀與交接（一）停用1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞、遺失或其他原因，需要停用業(yè)務(wù)章時，由保管人員填寫《業(yè)務(wù)章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因，并附上相關(guān)證明材料。2.《業(yè)務(wù)章停用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報行政管理部門審批。行政管理部門審核通過后，通知相關(guān)部門停止使用該業(yè)務(wù)章，并收回印章。3.停用的業(yè)務(wù)章應(yīng)及時進(jìn)行封存，與其他未使用的業(yè)務(wù)章一同存放于安全地點(diǎn)，由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管。（二）銷毀1.對于已停用且無需保留的業(yè)務(wù)章，由行政管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。2.銷毀前，行政管理部門應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)章銷毀申請表》，詳細(xì)列出需要銷毀的業(yè)務(wù)章名稱、數(shù)量、停用時間等信息，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政管理部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀，并要求銷毀機(jī)構(gòu)提供銷毀證明文件。銷毀證明文件應(yīng)包括銷毀業(yè)務(wù)章的名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等內(nèi)容。4.行政管理部門應(yīng)將銷毀證明文件存檔備案，作為業(yè)務(wù)章銷毀的記錄。（三）交接1.業(yè)務(wù)章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接業(yè)務(wù)章時，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)章交接清單》，詳細(xì)列出所交接的業(yè)務(wù)章名稱、數(shù)量、保管期限、使用情況等信息。2.交接雙方應(yīng)在《業(yè)務(wù)章交接清單》上簽字確認(rèn)，并由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完成后，《業(yè)務(wù)章交接清單》一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政管理部門存檔一份。3.新的保管人員應(yīng)在接收業(yè)務(wù)章后，按照本制度的規(guī)定進(jìn)行保管和使用，確保印章的安全和規(guī)范使用。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門定期對業(yè)務(wù)章的保管和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章存放是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、用印記錄是否完整等。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等涉及財務(wù)業(yè)務(wù)的印章使用情況進(jìn)行核對，確保財務(wù)收支、票據(jù)管理等業(yè)務(wù)的合規(guī)性。3.法務(wù)部門不定期對業(yè)務(wù)章使用的文件進(jìn)行合法性審查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，防范法律風(fēng)險。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用業(yè)務(wù)章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于