項目文件檔案管理制度

項目文件檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目文件檔案的管理，確保項目文件檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，提高項目管理效率，為公司決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目文件檔案的管理，包括項目策劃、項目實施、項目驗收等全過程中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司項目文件檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)項目文件檔案的來源、形成時間、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類管理，便于查找和利用。3.全程參與原則：檔案管理部門應(yīng)參與項目文件的形成、積累、整理和歸檔等全過程，確保檔案的質(zhì)量。4.保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的項目文件檔案進行保密管理。二、項目文件檔案的分類與編號（一）分類1.項目前期文件：包括項目立項申請、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目批復(fù)等。2.項目策劃文件：包括項目策劃書、項目目標責(zé)任書、項目進度計劃、項目預(yù)算等。3.項目實施文件：包括項目會議紀要、項目工作指令、項目變更申請、項目質(zhì)量檢驗報告、項目安全檢查記錄等。4.項目技術(shù)文件：包括項目設(shè)計圖紙、項目技術(shù)方案、項目技術(shù)交底、項目試驗檢測報告等。5.項目合同文件：包括項目采購合同、項目施工合同、項目服務(wù)合同等。6.項目驗收文件：包括項目竣工驗收報告、項目審計報告、項目總結(jié)報告等。7.其他文件：包括項目往來信函、項目照片、項目音像資料等。（二）編號1.編號規(guī)則：采用"項目名稱+年份+序號"的方式進行編號，如"XX項目20XX001"。2.編號方法：由檔案管理部門按照編號規(guī)則統(tǒng)一編制項目文件檔案的編號，并在檔案目錄中注明。三、項目文件檔案的形成與積累（一）職責(zé)分工1.項目負責(zé)人：負責(zé)組織項目文件的形成與積累工作，確保項目文件的及時、準確和完整。2.項目成員：按照項目負責(zé)人的要求，及時形成和積累各自工作范圍內(nèi)的項目文件，并定期移交項目負責(zé)人。3.檔案管理部門：負責(zé)對項目文件的形成與積累工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保項目文件符合檔案管理要求。（二）形成要求1.真實性：項目文件應(yīng)如實反映項目的實際情況，不得弄虛作假。2.準確性：項目文件的內(nèi)容應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠。3.完整性：項目文件應(yīng)涵蓋項目的全過程，包括項目前期、項目策劃、項目實施、項目驗收等各個階段。4.規(guī)范性：項目文件應(yīng)按照國家有關(guān)標準和公司的規(guī)定進行編制，格式應(yīng)統(tǒng)一，字跡應(yīng)清晰。（三）積累要求1.定期整理：項目成員應(yīng)定期對各自工作范圍內(nèi)的項目文件進行整理，確保文件的齊全和有序。2.及時移交：項目成員應(yīng)在項目文件形成后及時移交項目負責(zé)人，由項目負責(zé)人統(tǒng)一保管。3.建立臺賬：項目負責(zé)人應(yīng)建立項目文件檔案臺賬，對項目文件的形成、積累、整理和歸檔等情況進行詳細記錄。四、項目文件檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照項目文件的形成時間、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用：整理后的項目文件應(yīng)便于保管和查找利用，符合檔案管理的要求。（二）整理方法1.分類：按照本制度第二章的分類方法，對項目文件進行分類。2.組卷：將同一類別的項目文件按照文件的形成時間、內(nèi)容性質(zhì)等進行組卷，每卷厚度不宜超過2cm。3.編目：對每卷項目文件進行編目，包括卷內(nèi)文件目錄、備考表等，編目應(yīng)清晰、準確。4.裝訂：對紙質(zhì)項目文件進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。（三）歸檔要求1.歸檔時間：項目文件應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個月內(nèi)歸檔，特殊情況除外。2.歸檔范圍：按照本制度第二章的分類方法，將項目文件全部歸檔。3.歸檔手續(xù)：項目負責(zé)人應(yīng)填寫項目文件檔案移交清單，一式兩份，一份交檔案管理部門，一份留存。檔案管理部門應(yīng)在收到項目文件檔案后進行核對，核對無誤后在移交清單上簽字蓋章。五、項目文件檔案的保管與利用（一）保管要求1.庫房環(huán)境：檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的項目文件檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.安全防護：庫房應(yīng)配備必要的安全防護設(shè)備，如防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)備，確保項目文件檔案的安全。3.分類存放：項目文件檔案應(yīng)按照分類編號的順序進行存放，便于查找和利用。4.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對項目文件檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）利用要求1.借閱手續(xù)：因工作需要借閱項目文件檔案的，應(yīng)填寫項目文件檔案借閱申請表，經(jīng)項目負責(zé)人或檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，特殊情況除外。2.查閱利用：查閱利用項目文件檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱利用結(jié)束后，應(yīng)及時歸還檔案，并在借閱申請表上簽字。3.復(fù)印與摘錄：因工作需要復(fù)印或摘錄項目文件檔案的，應(yīng)經(jīng)項目負責(zé)人或檔案管理部門負責(zé)人批準，并在檔案管理部門指定的地點進行。復(fù)印或摘錄的項目文件檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章。4.保密要求：查閱利用項目文件檔案時，應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，不得泄露項目文件檔案的機密內(nèi)容。六、項目文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對項目文件檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.價值鑒定原則：根據(jù)項目文件檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、保存價值等進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定方法1.成立鑒定小組：由檔案管理部門負責(zé)人、項目負責(zé)人、相關(guān)專業(yè)人員等組成鑒定小組，負責(zé)對項目文件檔案進行鑒定。2.制定鑒定標準：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司的實際情況，制定項目文件檔案的鑒定標準。3.逐卷鑒定：鑒定小組應(yīng)逐卷對項目文件檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。（三）銷毀要求1.編制銷毀清單：鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，編制項目文件檔案銷毀清單，一式兩份，一份交檔案管理部門，一份留存。2.審批手續(xù)：銷毀清單應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀方式：項目文件檔案的銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。4.監(jiān)銷制度：檔案管理部門應(yīng)指定專人對項目文件檔案的銷毀過程進行監(jiān)銷，確保銷毀工作的規(guī)范進行。七、項目文件檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立項目文件檔案數(shù)據(jù)庫：將項目文件檔案的電子文件和紙質(zhì)文件進行數(shù)字化處理，建立項目文件檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)項目文件檔案的信息化管理。2.提高檔案管理效率：通過信息化管理手段，提高項目文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作效率，降低檔案管理成本。3.提升檔案服務(wù)水平：利用信息化管理手段，為公司各部門提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)，提升檔案服務(wù)水平。（二）信息化管理措施1.電子文件管理：項目文件檔案形成過程中產(chǎn)生的電子文件應(yīng)按照國家有關(guān)標準和公司的規(guī)定進行整理、歸檔和保管，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.數(shù)字化處理：對紙質(zhì)項目文件檔案進行數(shù)字化處理，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或PDF等。數(shù)字化處理后的電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件一一對應(yīng)，并進行掛接。3.數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立項目文件檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括項目文件檔案的基本信息、文件目錄、文件原文等內(nèi)容。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備檢索、查詢、統(tǒng)計、打印等功能，方便用戶使用。4.安全管理：加強項目文件檔案信息化管理的安全防護