阿里印章管理制度規(guī)定

阿里印章管理制度規(guī)定?一、總則（一）目的為加強阿里巴巴集團（以下簡稱"集團"）印章管理，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風險，維護集團合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部及各分子公司、事業(yè)部等所屬機構（以下統(tǒng)稱"公司"）的各類印章管理。（三）印章定義本制度所指印章包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章、部門章以及其他具有法律效力或代表公司意志的印章。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或單位，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、樣式、材質等信息，并經部門負責人、分管領導審批后，報至集團行政管理部門。2.集團行政管理部門審核《印章刻制申請表》，確認申請事項必要且合規(guī)后，提交至集團法務部門進行合法性審查。（二）印章刻制審批1.法務部門對印章刻制申請進行合法性審查，重點審查印章的名稱、用途、樣式等是否符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，確保印章使用的合法性和有效性。2.經法務部門審查通過后，《印章刻制申請表》報集團總裁審批?？偛脤徟ㄟ^后，由集團行政管理部門負責安排印章刻制工作。（三）印章刻制1.集團行政管理部門應選擇具有資質、信譽良好的印章制作單位進行印章刻制。2.印章制作單位應按照公司提供的印章樣式、材質、規(guī)格等要求進行制作，并確保印章質量符合國家標準和公司規(guī)定。3.印章刻制完成后，制作單位應將印章及印模交付給集團行政管理部門，并提供印章制作相關資料，如印章材質證明、制作工藝說明等。（四）印章啟用1.集團行政管理部門收到印章后，應進行印章登記，記錄印章名稱、編號、啟用日期、保管人等信息，并填寫《印章啟用申請表》。2.《印章啟用申請表》經部門負責人、分管領導審批后，報至集團總裁審批?？偛脤徟ㄟ^后，印章正式啟用。3.印章啟用前，集團行政管理部門應將印章啟用信息通知相關部門和人員，并在公司內部進行公告。三、印章的保管（一）保管原則1.印章保管實行"專人專管、誰保管誰負責"的原則，確保印章安全存放，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.嚴禁將印章交予非授權人員保管或使用，嚴禁在空白紙張、合同、協(xié)議等文件上加蓋印章。（二）保管人員職責1.印章保管人員應妥善保管印章，確保印章存放安全，如發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜或損壞，應立即向所在部門負責人報告，并采取相應的應急措施。2.嚴格按照印章使用流程和審批權限使用印章，對每一次印章使用情況進行詳細登記，記錄使用日期、使用部門、使用事項、批準人等信息。3.定期對印章進行檢查，確保印章清晰、完好，如發(fā)現(xiàn)印章磨損、變形等情況，應及時報告并申請更換。4.印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應按照印章交接流程辦理交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責任明確。（三）印章存放1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章等重要印章應存放于公司保險柜或專門的印章保管室，并配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、報警裝置等。2.部門章等一般印章可存放于部門負責人辦公室抽屜或專門的文件柜中，但應確保存放安全，防止印章丟失或被盜用。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章用于以公司名義對外發(fā)布的各類文件、信函、合同、協(xié)議等，代表公司行使權力和履行義務。2.法定代表人章用于公司法定代表人授權的相關業(yè)務，如簽署合同、辦理銀行結算等。3.合同專用章用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等經濟往來文件。4.財務專用章用于公司財務結算、票據(jù)開具等財務相關業(yè)務。5.發(fā)票專用章用于公司開具發(fā)票。6.部門章用于部門內部文件、通知、報表等的加蓋，代表部門行使職責。（二）使用流程1.用印申請使用印章的部門或個人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、用印日期等信息，并經部門負責人審批。2.審批流程涉及公司重大決策、重要合同、協(xié)議等事項的用印，需經分管領導、總裁審批。一般事項的用印，經部門負責人審批后即可。財務相關業(yè)務用印，需按照公司財務審批流程進行審批。3.印章使用印章保管人員收到經審批的《印章使用申請表》后，應認真核對申請表內容與用印文件內容是否一致，確認無誤后，在規(guī)定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上進行登記。4.用印監(jiān)督用印過程中，如遇特殊情況需要現(xiàn)場監(jiān)督用印的，應由申請用印部門或其他相關部門人員進行監(jiān)督。監(jiān)督人員應確保用印過程符合規(guī)定，印章加蓋清晰、端正。（三）電子印章使用1.隨著信息化技術的發(fā)展，集團逐步推廣使用電子印章。電子印章與實體印章具有同等法律效力。2.電子印章的使用應遵循相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，通過集團指定的電子印章管理系統(tǒng)進行操作。3.使用電子印章時，應按照電子印章使用流程進行申請、審批、蓋章等操作，確保電子印章使用的合法性、真實性和安全性。五、印章的變更與廢止（一）印章變更1.因公司名稱變更、業(yè)務調整、印章?lián)p壞等原因需要變更印章的，應按照印章刻制與啟用流程重新申請刻制印章，并辦理原印章的廢止手續(xù)。2.印章變更后，集團行政管理部門應及時更新印章登記信息，并通知相關部門和人員。（二）印章廢止1.印章因磨損、損壞、遺失等原因無法繼續(xù)使用，或因公司名稱變更、業(yè)務調整等原因不再使用時，應及時辦理印章廢止手續(xù)。2.印章廢止申請由印章保管部門或單位提出，填寫《印章廢止申請表》，詳細說明印章廢止原因，并經部門負責人、分管領導審批后，報至集團行政管理部門。3.集團行政管理部門審核《印章廢止申請表》后，將印章廢止信息通知法務部門備案。4.印章廢止后，印章保管人員應將廢止印章交回集團行政管理部門統(tǒng)一保管或銷毀。印章銷毀應按照公司規(guī)定的程序進行，確保印章銷毀徹底，防止印章信息泄露。六、印章的檢查與監(jiān)督（一）定期檢查1.集團行政管理部門應定期對公司印章管理情況進行檢查，檢查內容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、登記記錄是否完整等。2.定期檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱資料、抽查用印記錄等方式進行，檢查結果應形成書面報告，并及時反饋給相關部門和領導。（二）不定期抽查1.集團法務部門、審計部門等有權對公司印章使用情況進行不定期抽查，重點檢查印章使用的合法性、合規(guī)性以及審批流程的執(zhí)行情況。2.不定期抽查可通過調閱用印文件、詢問相關人員、核實登記記錄等方式進行，發(fā)現(xiàn)問題應及時要求整改，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度規(guī)定，擅自使用印章、違規(guī)審批用印、印章保管不善導致印章被盜用或丟失等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、撤職等。2.對于因印章管理不當給公司造成經濟損失或其他不良影響的，相關責