部門工作資料管理制度

部門工作資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司部門工作資料的規(guī)范化管理，確保工作資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門工作資料的管理，包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、數(shù)據(jù)報表、圖紙、記錄等各類資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司工作資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)資料的收集、整理、存儲、保管和檢索。2.分類管理原則：按照資料的性質(zhì)、用途、來源等進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保工作資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，對涉及公司機密的資料嚴(yán)格保密。4.動態(tài)更新原則：隨著工作的推進(jìn)和業(yè)務(wù)的發(fā)展，及時更新和維護(hù)工作資料，保證資料的時效性和準(zhǔn)確性。二、資料的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、決定等。2.業(yè)務(wù)文件類：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件，如項目策劃書、業(yè)務(wù)報告、市場調(diào)研報告等。3.合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.財務(wù)資料類：財務(wù)報表、預(yù)算、審計報告、發(fā)票等。5.人事檔案類：員工個人資料、考勤記錄、培訓(xùn)檔案、績效考核資料等。6.技術(shù)資料類：產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、研發(fā)報告等。7.客戶資料類：客戶信息、往來信函、合作記錄等。8.其他資料類：不屬于以上分類的其他工作資料。（二）編號規(guī)則1.編號組成：采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，由部門代碼、資料類別代碼、年份代碼、順序號組成。2.部門代碼：用兩位大寫字母表示，具體由公司統(tǒng)一規(guī)定。3.資料類別代碼：用一位大寫字母表示，對應(yīng)上述分類標(biāo)準(zhǔn)中的各類別。4.年份代碼：用四位數(shù)字表示資料形成的年份。5.順序號：用四位數(shù)字表示同一類別、同一年份資料的順序編號。例如：行政部2023年第10號文件的編號為：AD20230010三、資料的收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門：負(fù)責(zé)本部門工作資料的收集、整理和初步審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，并按照規(guī)定的時間和要求將資料移交至資料管理部門。2.資料管理部門：定期對各部門提交的資料進(jìn)行檢查，督促各部門及時收集和整理工作資料，并負(fù)責(zé)對全公司的資料進(jìn)行統(tǒng)一收集和匯總。（二）收集要求1.及時性：各部門應(yīng)在工作完成后的規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)資料收集齊全，不得拖延。2.完整性：收集的資料應(yīng)涵蓋工作的各個環(huán)節(jié)，包括但不限于原始記錄、審批文件、執(zhí)行情況等，確保資料完整無缺。3.準(zhǔn)確性：資料內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)計算無誤，文字表述清晰。（三）整理方法1.分類整理：按照資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進(jìn)行分類。2.編號標(biāo)注：對每份資料按照編號規(guī)則進(jìn)行編號標(biāo)注，確保資料編號的唯一性。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保資料整齊、牢固。4.電子歸檔：將整理好的資料進(jìn)行電子掃描或錄入，建立電子檔案，方便查詢和使用。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲：設(shè)立專門的檔案柜或檔案室，對紙質(zhì)資料進(jìn)行分類存放，并建立紙質(zhì)資料目錄索引，便于查找。2.電子存儲：使用專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備，對電子資料進(jìn)行存儲，并按照分類建立文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子資料存儲有序。（二）保管要求1.安全防護(hù)：檔案柜和檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)措施，確保紙質(zhì)資料的安全。電子存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并安裝防病毒軟件，保障數(shù)據(jù)安全。2.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)資料的存儲與保管工作，定期對資料進(jìn)行檢查和盤點，確保資料的完好無損。3.環(huán)境要求：檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）借閱與歸還1.借閱申請：因工作需要借閱資料的人員，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱用途、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至資料管理部門。2.審批流程：資料管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，對于涉及公司機密或重要資料的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記：資料管理部門在批準(zhǔn)借閱申請后，對借閱資料進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并將資料交付借閱人。4.歸還檢查：借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還資料，資料管理部門對歸還的資料進(jìn)行檢查，確保資料完好無損。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、資料的檢索與利用（一）檢索方式1.紙質(zhì)檢索：通過紙質(zhì)資料目錄索引進(jìn)行查找。2.電子檢索：利用電子檔案管理系統(tǒng)，按照關(guān)鍵詞、編號、日期等條件進(jìn)行檢索。（二）利用權(quán)限1.內(nèi)部使用：公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱和使用相關(guān)工作資料，但應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定。2.外部提供：如需向外部單位或個人提供工作資料，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保資料的提供符合公司利益和保密要求。六、資料的保密管理（一）保密范圍1.公司機密信息：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)信息、技術(shù)秘密、客戶資料等涉及公司核心利益的信息。2.重要資料：雖不屬于公司機密信息，但對公司業(yè)務(wù)開展具有重要影響的資料。（二）保密措施1.人員管理：對涉及資料管理和使用的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.訪問控制：對資料的訪問進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，嚴(yán)格限制有權(quán)訪問機密資料和重要資料的人員范圍。3.存儲加密：對電子存儲的機密資料和重要資料進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。4.傳遞管控：在資料傳遞過程中，采取加密傳輸、專人遞送等措施，確保資料安全。（三）違規(guī)處理對違反保密規(guī)定，導(dǎo)致公司資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等，同時保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。七、資料的銷毀（一）銷毀條件1.已過保存期限：資料保存期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價值。2.資料無效或失效：資料因業(yè)務(wù)變更、政策調(diào)整等原因已不再具有實際用途。3.公司決定銷毀：經(jīng)公司相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，決定對某些資料進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.申請審批：由資料管理部門填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀實施：經(jīng)批準(zhǔn)后，資料管理部門負(fù)責(zé)組織實施資料銷毀工作。對于紙質(zhì)資料，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對于電子資料，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。3.記錄備案：在資料銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并將記錄備案保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對各部門工作資料管理情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.資料收集情況：檢查各部門是否按照規(guī)定及時收集工作資料，資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.資料整理情況：查看資料的分類是否正確，編號是否規(guī)范，裝訂是否整齊。3.資料存儲與保管情況：檢查檔案柜和檔案室的安全防護(hù)措施是否到位，電子存儲設(shè)備的數(shù)據(jù)備份情況。4.資料檢索與利用情況：評估資料檢索的便捷性和利用效率。5.資料保密管理情況：檢查保密制度的執(zhí)行情況，是否存在資料泄露等問題。（三）