酒店物資設(shè)備管理制度

酒店物資設(shè)備管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)酒店物資設(shè)備管理，保障酒店運(yùn)營(yíng)的正常進(jìn)行，提高物資設(shè)備的使用效率，降低成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有物資設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用、維修、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢等全過(guò)程管理。3.管理原則歸口管理原則：物資設(shè)備管理工作由酒店指定的部門(mén)歸口負(fù)責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。預(yù)算控制原則：根據(jù)酒店經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算，合理安排物資設(shè)備采購(gòu)資金，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。高效使用原則：優(yōu)化物資設(shè)備配置，提高使用效率，充分發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益。責(zé)任追究原則：對(duì)物資設(shè)備管理過(guò)程中的違規(guī)行為，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、物資設(shè)備管理組織架構(gòu)及職責(zé)1.物資設(shè)備管理委員會(huì)組成：由酒店總經(jīng)理?yè)?dān)任主任，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副主任，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。職責(zé)：審議酒店物資設(shè)備管理的重大決策和規(guī)章制度。協(xié)調(diào)解決物資設(shè)備管理過(guò)程中的重大問(wèn)題。監(jiān)督檢查物資設(shè)備管理工作的執(zhí)行情況。2.歸口管理部門(mén)通常為財(cái)務(wù)部或?qū)ｉT(mén)設(shè)立的物資設(shè)備管理部門(mén)。職責(zé)：負(fù)責(zé)制定物資設(shè)備管理制度和工作流程。組織物資設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放等工作。建立物資設(shè)備臺(tái)賬和檔案，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查。審核物資設(shè)備的維修、報(bào)廢申請(qǐng)，組織相關(guān)鑒定和處理。分析物資設(shè)備的使用情況和成本效益，提出改進(jìn)建議。3.使用部門(mén)酒店內(nèi)各使用物資設(shè)備的部門(mén)。職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門(mén)物資設(shè)備的日常使用、維護(hù)和保管。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出物資設(shè)備的采購(gòu)申請(qǐng)。配合歸口管理部門(mén)進(jìn)行物資設(shè)備的驗(yàn)收、盤(pán)點(diǎn)等工作。及時(shí)反饋物資設(shè)備的使用狀況和存在問(wèn)題。三、物資設(shè)備采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、設(shè)備更新、物資消耗等情況，提前制定物資設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物資設(shè)備的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)歸口管理部門(mén)。歸口管理部門(mén)匯總各部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合酒店庫(kù)存情況和預(yù)算安排，編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。2.供應(yīng)商選擇與管理建立供應(yīng)商評(píng)估體系，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估。通過(guò)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、談判等方式選擇合格供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)不合格供應(yīng)商及時(shí)淘汰，建立優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商名錄。3.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)人員應(yīng)按照采購(gòu)計(jì)劃和合同要求，及時(shí)組織物資設(shè)備采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)物資設(shè)備的質(zhì)量和交貨期。對(duì)于重要物資設(shè)備采購(gòu)，應(yīng)實(shí)行集體決策或招標(biāo)采購(gòu)，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公正、公平。4.采購(gòu)驗(yàn)收物資設(shè)備到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)和歸口管理部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資設(shè)備，應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資設(shè)備，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。四、物資設(shè)備入庫(kù)管理1.入庫(kù)流程物資設(shè)備到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)送貨單、采購(gòu)合同等核對(duì)物資設(shè)備的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等。對(duì)物資設(shè)備進(jìn)行外觀檢查，如有破損、短缺等情況，應(yīng)及時(shí)記錄并通知采購(gòu)人員處理。驗(yàn)收合格的物資設(shè)備，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，注明物資設(shè)備的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期等，并簽字確認(rèn)。將入庫(kù)單分別送交采購(gòu)人員、財(cái)務(wù)部門(mén)和使用部門(mén)。2.入庫(kù)存儲(chǔ)物資設(shè)備應(yīng)按照類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，確保物資設(shè)備不受損壞。對(duì)貴重物資設(shè)備和易燃易爆物資設(shè)備，應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人保管，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。五、物資設(shè)備發(fā)放管理1.發(fā)放原則以滿(mǎn)足酒店經(jīng)營(yíng)和業(yè)務(wù)需要為前提，嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序發(fā)放物資設(shè)備。實(shí)行限額領(lǐng)料制度，控制物資設(shè)備的消耗。優(yōu)先發(fā)放庫(kù)存積壓物資設(shè)備，避免浪費(fèi)。2.發(fā)放流程使用部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要填寫(xiě)物資設(shè)備領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物資設(shè)備的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核。將領(lǐng)用申請(qǐng)表送交歸口管理部門(mén)審批。歸口管理部門(mén)根據(jù)庫(kù)存情況和審批意見(jiàn)，開(kāi)具物資設(shè)備發(fā)放單。倉(cāng)庫(kù)管理人員憑發(fā)放單發(fā)放物資設(shè)備，并在發(fā)放單上簽字確認(rèn)。使用部門(mén)領(lǐng)取物資設(shè)備后，應(yīng)及時(shí)在物資設(shè)備臺(tái)賬上登記。六、物資設(shè)備使用管理1.使用培訓(xùn)歸口管理部門(mén)應(yīng)對(duì)新購(gòu)置的物資設(shè)備組織使用部門(mén)相關(guān)人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，確保其熟悉設(shè)備性能、操作規(guī)程和注意事項(xiàng)。使用部門(mén)應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行物資設(shè)備使用知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的操作技能和維護(hù)意識(shí)。2.使用規(guī)范使用部門(mén)應(yīng)按照物資設(shè)備的操作規(guī)程和使用說(shuō)明書(shū)正確使用物資設(shè)備，嚴(yán)禁違規(guī)操作。對(duì)物資設(shè)備的使用情況進(jìn)行記錄，包括使用時(shí)間、使用人員、運(yùn)行狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。物資設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時(shí)清理、保養(yǎng)，恢復(fù)到良好狀態(tài)，并妥善存放。3.維護(hù)保養(yǎng)建立物資設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)制度，明確維護(hù)保養(yǎng)的周期、內(nèi)容和責(zé)任人。使用部門(mén)負(fù)責(zé)物資設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)工作，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、清潔、潤(rùn)滑、緊固等。歸口管理部門(mén)應(yīng)定期組織專(zhuān)業(yè)人員對(duì)重要物資設(shè)備進(jìn)行全面維護(hù)保養(yǎng)和檢修，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)物資設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況進(jìn)行記錄，建立維護(hù)保養(yǎng)檔案。七、物資設(shè)備維修管理1.維修申請(qǐng)使用部門(mén)在物資設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)維修申請(qǐng)表，注明設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、故障現(xiàn)象、維修要求等，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后送交歸口管理部門(mén)。維修申請(qǐng)表應(yīng)附上設(shè)備故障的詳細(xì)說(shuō)明和相關(guān)照片。2.維修審批歸口管理部門(mén)收到維修申請(qǐng)表后，應(yīng)組織專(zhuān)業(yè)人員對(duì)設(shè)備故障進(jìn)行評(píng)估，確定維修方案和維修費(fèi)用預(yù)算。根據(jù)維修費(fèi)用預(yù)算，按照酒店財(cái)務(wù)審批權(quán)限進(jìn)行審批。3.維修實(shí)施歸口管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，選擇合格的維修單位或安排酒店內(nèi)部維修人員進(jìn)行維修。在維修過(guò)程中，維修人員應(yīng)做好維修記錄，包括維修時(shí)間、維修內(nèi)容、更換零部件等。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫(xiě)維修報(bào)告，經(jīng)使用部門(mén)和歸口管理部門(mén)驗(yàn)收合格后，辦理維修費(fèi)用結(jié)算手續(xù)。八、物資設(shè)備盤(pán)點(diǎn)管理1.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃歸口管理部門(mén)應(yīng)制定物資設(shè)備盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)的范圍、時(shí)間、方式和人員分工。盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各使用部門(mén)和相關(guān)人員做好準(zhǔn)備工作。2.盤(pán)點(diǎn)實(shí)施盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃對(duì)物資設(shè)備進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)物資設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、狀態(tài)等是否與臺(tái)賬記錄一致。對(duì)盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤(pán)盈、盤(pán)虧、毀損等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄，并查明原因。3.盤(pán)點(diǎn)報(bào)告盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，包括盤(pán)點(diǎn)基本情況、盤(pán)盈盤(pán)虧情況及原因分析、處理建議等。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告經(jīng)盤(pán)點(diǎn)負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)酒店管理層。4.差異處理酒店管理層根據(jù)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤(pán)盈盤(pán)虧等差異情況進(jìn)行審批處理。對(duì)于盤(pán)盈物資設(shè)備，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于盤(pán)虧物資設(shè)備，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。九、物資設(shè)備報(bào)廢管理1.報(bào)廢鑒定物資設(shè)備使用部門(mén)或歸口管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)物資設(shè)備已無(wú)法正常使用或維修成本過(guò)高時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)報(bào)廢申請(qǐng)表，并附上設(shè)備的相關(guān)資料和報(bào)廢鑒定報(bào)告。報(bào)廢鑒定報(bào)告應(yīng)由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員或相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，確認(rèn)設(shè)備確實(shí)已無(wú)使用價(jià)值。2.報(bào)廢審批報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)使用部門(mén)和歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)酒店管理層審批。根據(jù)酒店財(cái)務(wù)審批權(quán)限，對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審批。3.報(bào)廢處理經(jīng)審批同意報(bào)廢的物資設(shè)備，歸口管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行清理和處置。報(bào)廢物資設(shè)備的處置方式包括變賣(mài)、捐贈(zèng)、報(bào)廢拆解等，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和酒店相關(guān)程序進(jìn)行操作。對(duì)報(bào)廢物資設(shè)備的處置情況進(jìn)行記錄，包括處置時(shí)間、處置方式、處置收入等。十、物資設(shè)備檔案管理1.檔案建立歸口管理部門(mén)應(yīng)對(duì)物資設(shè)備建立檔案，檔案內(nèi)容包括物資設(shè)備的采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修報(bào)告、盤(pán)點(diǎn)報(bào)告、報(bào)廢申請(qǐng)及審批文件等。物資設(shè)備檔案應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸檔，便于查閱和管理。2.檔案保管檔案管理人員應(yīng)妥善保管物資設(shè)備檔案，確保檔案的安全和完整。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失或泄密。3.檔案查閱因工作需要查閱物資設(shè)備檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。十一、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查酒店定期對(duì)物資設(shè)備管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用、維修、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.考核評(píng)價(jià)建立物資設(shè)備管理考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)各部門(mén)和相關(guān)責(zé)任人的物資設(shè)備管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括物資設(shè)備采購(gòu)成