銀行三級檔案管理制度

銀行三級檔案管理制度?總則制度目的本制度旨在規(guī)范銀行檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，為銀行各項業(yè)務(wù)的開展提供有力支持。適用范圍本制度適用于銀行各級機構(gòu)及全體員工形成的各類檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、行政檔案等。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：銀行檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，對檔案進行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，簡化利用手續(xù)，提高利用效率，為銀行員工和客戶提供便捷的檔案服務(wù)。檔案管理組織與職責檔案管理部門銀行設(shè)立專門的檔案管理部門，負責全行檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導。檔案管理部門的主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和銀行的檔案管理制度。2.制定和完善銀行檔案管理的各項規(guī)章制度和操作規(guī)程。3.負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。4.對全行檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和考核。5.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高員工的檔案管理意識和技能。檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉銀行各項業(yè)務(wù)，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。檔案管理人員的主要職責包括：1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、上架、保管等。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。3.按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進行鑒定和銷毀。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。5.為銀行員工和客戶提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。各部門職責銀行各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并配合檔案管理部門做好檔案管理工作。各部門的主要職責包括：1.負責收集、整理本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，并按照檔案管理部門的要求進行分類、編號、編目。2.在規(guī)定的時間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門查閱、借閱檔案。檔案分類與編號檔案分類銀行檔案分為以下十大類：1.綜合管理類：包括銀行的章程、制度、規(guī)劃、總結(jié)、會議記錄、文件等。2.人事管理類：包括員工的招聘、培訓、考核、晉升、獎懲、工資福利等檔案。3.財務(wù)會計類：包括銀行的財務(wù)報表、會計憑證、賬簿、審計報告等檔案。4.信貸業(yè)務(wù)類：包括貸款申請、審批、發(fā)放、回收等檔案。5.風險管理類：包括風險評估、監(jiān)測、控制等檔案。6.市場營銷類：包括市場調(diào)研、客戶信息、營銷活動等檔案。7.運營管理類：包括業(yè)務(wù)操作規(guī)程、系統(tǒng)維護、設(shè)備管理等檔案。8.安全保衛(wèi)類：包括安全制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查等檔案。9.信息技術(shù)類：包括信息系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)安全等檔案。10.其他類：包括不屬于上述分類的其他檔案。檔案編號檔案編號采用"年度+類別代碼+順序號"的方式，具體如下：1.年度：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如"2023"。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，用兩位字母表示，如"ZH"表示綜合管理類，"RS"表示人事管理類等。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如"0001"。例如，2023年綜合管理類的第一份檔案編號為"2023ZH0001"。檔案收集與整理檔案收集1.檔案形成部門應(yīng)及時將本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案收集齊全，整理規(guī)范。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對于重要的檔案，檔案形成部門應(yīng)在形成后[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行整理，包括分類、編號、編目、裝訂等。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類進行排列，同一類檔案按照形成時間先后順序排列。3.電子檔案應(yīng)按照檔案分類進行存儲，建立電子檔案目錄，方便查找和利用。4.聲像檔案應(yīng)進行分類整理，標注錄制時間、地點、內(nèi)容等信息，并刻錄成光盤保存。檔案保管保管場所銀行應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找。3.對重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案鑒定與銷毀鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的保管期限。鑒定組織銀行成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。鑒定方法1.檔案鑒定小組對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形成時間等因素，確定檔案的保管期限。2.對于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)進行復審，確定是否需要繼續(xù)保存。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行鑒定和處理。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報銀行主管領(lǐng)導審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。檔案利用利用范圍銀行員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門或與本人工作相關(guān)的檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱銀行檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。利用手續(xù)1.銀行員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對檔案查閱、借閱申請表進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并登記查閱、借閱檔案的相關(guān)信息。3.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復制、抄錄檔案內(nèi)容。5.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、人員、內(nèi)容等信息進行詳細登記，以便查詢和統(tǒng)計。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標銀行應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。信息化建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。3.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，方便檔案管理人員進行操作。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類進行存儲，建立電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對應(yīng)，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。4.加強檔案信息安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案信息的訪問進行嚴格控制，防止檔案信息的泄露。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查銀行檔案管理部門應(yīng)定期對全行檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管情況、檔案利用情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，督促相關(guān)部門和人員進行整改?？己嗽u價銀行應(yīng)建立檔案管理工作考